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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Empfange Besucher, unterstütze lokale Teams und manage administrative Aufgaben.
- Arbeitgeber: Ein innovatives Pharma-Unternehmen in München mit einem dynamischen Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitoptionen und ein modernes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und gestalte den Büroalltag aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, organisatorisches Talent.
- Andere Informationen: Vorkenntnisse im Facility-Management sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für ein Pharma-Unternehmen in München suche ich derzeit einen/e Office Manager - Receptionist:
Aufgaben:
- Besucher empfangen und weiterleiten, Anfragen bearbeiten und lokale Teams bei Bedarf unterstützen.
- Administrative Unterstützung für die deutsche Niederlassung: Beziehungen zu wichtigen Interessengruppen pflegen, Kommunikation, Lieferantenmanagement, Veranstaltungsplanung und -unterstützung sowie operative Aufgaben wie Kalender- und E-Mail-Postfachverwaltung übernehmen.
- Unterstützung bei Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen im Büro: Möbel arrangieren, Catering organisieren und Branding und Dekorationen aufstellen.
- Unterstützung von Kollegen bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen: Flüge buchen und Mobiltelefone einrichten.
- Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und -verfahren des Unternehmens: Ausweise verwalten, Zugang kontrollieren und Gästelogs führen.
- Zusammenarbeit mit dem Global Security Operations Centre (GSOC), um notwendige Unterstützung und Informationen bereitzustellen.
- Vertretung des regionalen Facility-Teams: Implementierung von Unterstützungsprogrammen und -verfahren sicherstellen und als Bindeglied zwischen Facility Management und Dienstleistern fungieren.
- Nutzung des CAFM-Systems zur Protokollierung und Verfolgung von Facility-Anfragen und zur Koordination lokaler Projekte und Initiativen.
- Erfüllung von Compliance-Aufgaben: Gesundheits- und Sicherheitsinspektionen, Reinigungs- und Wartungskontrollen durchführen.
- Zusammenarbeit mit dem Reinigungspersonal zur Aufrechterhaltung hoher Servicestandards.
- Als Notfallbeauftragter für das Büro fungieren: Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern, um während Notfällen die Einhaltung der Vorschriften und Sicherheit zu gewährleisten.
Anforderungen:
- Vorherige Erfahrung in einer ähnlichen administrativen oder Facility-Management-Rolle ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten.
- Fließend in Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen sowie hohe Flexibilität.
- Eine Anstellung in Teilzeit wäre ebenfalls möglich.
Haben Sie Interesse an dieser Stelle? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung und ein interessantes Gespräch mit Ihnen.
Herzliche Grüße,
Stefan Blöchl
Office Manager (gn) Arbeitgeber: Progressive / SThree Group
Kontaktperson:
Progressive / SThree Group HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (gn)
✨Tip Nummer 1
Netzwerken ist entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens zu verbinden. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Position gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Flexibilität unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über das Unternehmen und seine Werte. Zeige im Gespräch, dass du die Mission und Vision des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu erreichen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Da die Rolle viel Interaktion erfordert, könnte es hilfreich sein, in einem Rollenspiel oder einer praktischen Übung zu zeigen, wie du mit Besuchern und Kollegen umgehst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (gn)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Pharma-Unternehmen in München. Besuche deren Website, um mehr über die Unternehmenskultur, Werte und spezifische Anforderungen an die Position des Office Managers zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Rolle als Office Manager wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Interessengruppen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für diese Position geeignet bist. Gehe auf deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Flexibilität ein, die in der Stellenbeschreibung hervorgehoben werden.
Überprüfung der Bewerbung: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass deine Kontaktdaten aktuell sind und dass du alle geforderten Unterlagen beigefügt hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Progressive / SThree Group vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Erfahrungen im administrativen Bereich oder wie du mit Stress umgehst. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle hervorragende Kommunikationsfähigkeiten erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Achte darauf, aktiv zuzuhören und Fragen zu stellen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Demonstriere organisatorische Fähigkeiten
Erzähle von konkreten Beispielen, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Dies könnte die Planung von Veranstaltungen oder das Management von Kalendern umfassen.
✨Informiere dich über das Unternehmen
Recherchiere das Pharma-Unternehmen und seine Werte. Zeige im Interview, dass du dich mit der Unternehmenskultur identifizieren kannst und bereit bist, zur Erreichung ihrer Ziele beizutragen.
