Auf einen Blick
- Aufgaben: Besucher empfangen, Anfragen bearbeiten und lokale Teams unterstützen.
- Unternehmen: Innovatives Pharma-Unternehmen in München mit Fokus auf Expertise.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitoption und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Tolle Entwicklungsmöglichkeiten und ein freundliches Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag und unterstütze spannende Projekte im Gesundheitsbereich.
- Qualifikationen: Gute Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent sind wichtig.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Überblick
Für ein Pharma-Unternehmen in München suche ich derzeit einen/e Office Manager - Receptionist.
Aufgaben
- Besucher empfangen und weiterleiten, Anfragen bearbeiten und lokale Teams bei Bedarf unterstützen.
- Administrative Unterstützung für die deutsche Niederlassung: Beziehungen zu wichtigen Interessengruppen pflegen, Kommunikation, Lieferantenmanagement, Veranstaltungsplanung und -unterstützung sowie operative Aufgaben wie Kalender- und E-Mail-Postfachverwaltung übernehmen.
- Unterstützung bei Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen im Büro: Möbel arrangieren, Catering organisieren und Branding und Dekorationen aufstellen.
- Unterstützung von Kollegen bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen: Flüge buchen und Mobiltelefone einrichten.
- Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und -verfahren des Unternehmens: Ausweise verwalten, Zugang kontrollieren und Gästelogs führen.
- Zusammenarbeit mit dem Global Security Operations Centre (GSOC), um notwendige Unterstützung und Informationen bereitzustellen.
- Vertretung des regionalen Facility-Teams: Implementierung von Unterstützungsprogrammen und -verfahren sicherstellen und als Bindeglied zwischen Facility Management und Dienstleistern fungieren.
- Nutzung des CAFM-Systems zur Protokollierung und Verfolgung von Facility-Anfragen und zur Koordination lokaler Projekte und Initiativen.
- Erfüllung von Compliance-Aufgaben: Gesundheits- und Sicherheitsinspektionen, Reinigungs- und Wartungskontrollen durchführen.
- Zusammenarbeit mit dem Reinigungspersonal zur Aufrechterhaltung hoher Servicestands.
- Als Notfallbeauftragter für das Büro fungieren: Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern, um während Notfällen die Einhaltung der Vorschriften und Sicherheit zu gewährleisten.
Anforderungen
- Vorherige Erfahrung in einer ähnlichen administrativen oder Facility-Management-Rolle ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten.
- Fließend in Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen sowie hohe Flexibilität.
- Eine Anstellung in Teilzeit wäre ebenfalls möglich.
Haben Sie Interesse an dieser Stelle? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung und ein interessantes Gespräch mit Ihnen.
Herzliche Grüße,
Stefan Blöchl
Office Manager (gn) Arbeitgeber: Progressive
Als Arbeitgeber in einem international führenden Biopharma-CDMO-Umfeld bieten wir Ihnen die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung von Qualitätsstrategien mitzuwirken und einen direkten Beitrag zur Versorgung von Patient:innen mit innovativen Biologika zu leisten. Unsere offene und partnerschaftliche Unternehmenskultur fördert die persönliche und berufliche Entwicklung, während modernste Produktionsplattformen und ein starkes Team von Experten Ihnen die Chance geben, Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld weiter auszubauen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager (gn) erhalten könntest
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, schau dir das Unternehmen genau an und finde heraus, was sie wirklich brauchen. Zeig in deinem Gespräch, dass du die Herausforderungen verstehst und bereit bist, Lösungen anzubieten.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern des Unternehmens in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das zeigt dein Interesse und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du organisatorische Herausforderungen gemeistert hast. Das macht einen bleibenden Eindruck und zeigt deine Fähigkeiten.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Und vergiss nicht, deine Begeisterung für die Rolle und das Unternehmen zu zeigen – das kommt immer gut an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (gn) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau für diese Position brennst. Das macht deine Bewerbung einzigartig und hebt dich von anderen ab.
Betone deine Fähigkeiten:Stell sicher, dass du die geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen klar hervorhebst. Wenn du bereits Erfahrung im Facility-Management oder in administrativen Rollen hast, lass uns das wissen! Wir suchen nach jemandem, der gut organisiert ist und Prioritäten setzen kann.
Sei präzise und strukturiert:Halte deine Bewerbung klar und übersichtlich. Verwende Absätze und Aufzählungen, um Informationen leicht verständlich zu machen. So können wir schnell erkennen, dass du die richtige Person für den Job bist!
Bewirb dich über unsere Website:Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst! Das macht den Prozess für uns einfacher und schneller. Also, zögere nicht und schick uns deine Unterlagen – wir sind gespannt auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Progressive vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Pharma-Unternehmen verschaffen. Schau dir ihre Projekte, Werte und die Branche an. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Kommunikationsstärke unter Beweis stellen. Das hilft dir, während des Interviews selbstbewusst zu antworten und deine Eignung für die Rolle zu demonstrieren.
✨Stelle Fragen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen. Frag nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder wie der Onboarding-Prozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und gibt dir wertvolle Informationen über die Unternehmenskultur.
✨Kleide dich angemessen
Achte darauf, dass dein Outfit professionell und passend für die Branche ist. Ein gepflegtes Erscheinungsbild hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und zeigt, dass du die Position ernst nimmst.
