Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und manage das Büro in Berlin.
- Unternehmen: Progyny Global, ein führendes Unternehmen im Bereich Fruchtbarkeit und Frauenheilkunde.
- Vorteile: Bonussystem, Gesundheitsleistungen, 30 Tage Urlaub und hybrides Arbeiten.
- Weitere Informationen: Hundefreundliches Büro und Zugang zu Fitnessangeboten.
- Warum dieser Job: Erhalte Einblicke in die Führung eines globalen Gesundheitsunternehmens und wachse mit uns.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Wir sind Progyny Global, der internationale Arm von Progyny Inc., dem führenden Anbieter von Fruchtbarkeits-, Familienbildungs- und Gesundheitsleistungen für Frauen in den USA. Unsere Mission ist es, Fruchtbarkeit, Schwangerschaft und Familienbildung überall zugänglich zu machen und Barrieren abzubauen, damit jeder eine Familie gründen kann, egal wo er sich befindet. Wir sind ein kleines, ehrgeiziges Team mit Sitz in Berlin und bauen etwas auf, das wirklich wichtig ist. Wir handeln schnell, kümmern uns tiefgehend und halten uns an hohe Standards, nicht weil jemand zusieht, sondern weil die Arbeit es verdient.
Über die Rolle
Diese Rolle geht über traditionelle Unterstützung von Führungskräften hinaus. Sie werden eng mit den beiden Geschäftsführern eines wachsenden globalen Gesundheitsunternehmens zusammenarbeiten und direkten Einblick in die Entscheidungsfindung der Führungsebene, den Unternehmensaufbau und internationale Operationen gewinnen. Für die richtige Person bietet diese Rolle bedeutende Lernmöglichkeiten und die Chance, gemeinsam mit dem Unternehmen zu wachsen.
Wir suchen einen hochgradig vertrauenswürdigen Partner. Jemanden, der vorausschauend denkt, Prioritäten schützt und Verantwortung für die Details übernimmt, die es der Führung ermöglichen, effektiv zu arbeiten. Sie werden in zwei Schlüsselbereichen tätig sein: Unterstützung der Führungsebene und Verantwortung für unser Büro in Berlin.
Was Sie tun werden
- Unterstützung der Führungsebene
- Verwaltung komplexer Kalender für beide Geschäftsführer, Koordination über US- und europäische Zeitzonen
- Koordination von Reise-Logistik einschließlich Flügen, Unterkünften und Visa
- Vorbereitung von Besprechungsmaterialien, Agenden und Briefings
- Als durchdachter Gatekeeper agieren, der hilft, Anfragen zu priorisieren und konkurrierende Anforderungen an die Zeit der Führung zu verwalten
- Kommunikation mit internen Teams und externen Partnern
- Umgang mit hochsensiblen und vertraulichen Informationen mit Professionalität und Diskretion
- Bürooperationen & Umgebung
- Koordination des täglichen Betriebs und der Erfahrung in unserem Berliner Büro
- Begrüßung von Gästen und Sicherstellung, dass sie sich bei ihrem Besuch im Büro gut aufgehoben fühlen
- Pflege organisierter und funktionaler Gemeinschaftsräume, einschließlich Besprechungsräumen, Küche und Gemeinschaftsbereichen
- Verwaltung von Büromaterialien, Auffüllung der Pantry und allgemeinen Bürobedürfnissen
- Koordination mit Anbietern, einschließlich Einrichtungen, Reinigungsdiensten und Lieferungen
- Hilfe zur Gewährleistung, dass das Büro eine einladende und gut geführte Umgebung für das Team bleibt
Wer Sie sind
Wir legen weniger Wert auf spezifische Jobtitel und mehr darauf, wie Sie Ihre Arbeit angehen. Sie sind jemand, der:
- Verantwortung übernimmt und Aufgaben von Anfang bis Ende verfolgt
- Bedürfnisse antizipiert und Probleme löst, bevor sie eskalieren
- Prozesse verbessert, anstatt sie einfach nur zu befolgen
- Deutlich und professionell mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert
- Starke emotionale Intelligenz und gutes Urteilsvermögen in Führungssituationen hat
- Sich wohlfühlt, die Koordination der Führungsebene mit praktischen operativen Aufgaben zu balancieren
- Mit Unklarheiten gut umgeht und die Arbeit ohne ständige Anleitung vorantreibt
- Mit Diskretion, Reife und einem hohen Maß an Vertrauen arbeitet
Erfahrung & Fähigkeiten
- Erfahrung in der Unterstützung von Gründern, CEOs oder anderen Führungskräften auf C-Ebene
- Erfahrung in einem Startup oder einem schnell wachsenden Umfeld wird stark bevorzugt
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation in Englisch (Deutsch ist ein Plus)
- Starke Kenntnisse der Microsoft Office Suite
Warum Sie zu uns kommen sollten
- Bonusprogramm & Unternehmensanteile: Boni und Eigentumsmöglichkeiten, um am Erfolg von Progyny teilzuhaben.
- Fruchtbarkeits- und Familienbildungsleistungen: Zugang zur Progyny Global Plattform mit einem Budget von 5.000 € für Leistungen.
- Unterstützung der psychischen Gesundheit: 1:1 Psychologensitzungen und Wellness-Tools über Nilo Health.
- Nachhaltiger Mobilitätsvorteil: Wahl zwischen einem Dance E-Bike-Abonnement oder einem BVG-ÖPNV-Ticket.
- Urban Sports Club Rabatt: Zugang zu vergünstigten Fitness- und Wellnessaktivitäten.
- Bezahlter Urlaub: 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr.
- Hybrides Arbeiten: Bis zu zwei Tage pro Woche im Homeoffice.
- Remote-Arbeit: Bis zu 8 Wochen Remote-Arbeit pro Jahr.
- Hunde-freundliches Büro: Bringen Sie Ihren Hund zur Arbeit.
Wir glauben, dass großartige Führungskräfte aus unterschiedlichen Hintergründen kommen. Wenn Sie leidenschaftlich daran interessiert sind, leistungsstarke Teams aufzubauen, erstklassige Pflege zu leisten und die Zukunft der globalen Mitgliedererfahrung zu gestalten, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.
Executive Assistant (m/f/x) Arbeitgeber: Progyny, Inc.
Progyny Global ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung in Berlin bietet. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer Vielzahl von Vorteilen, einschließlich eines Bonusprogramms, flexibler Arbeitszeiten und umfassender Gesundheitsleistungen, fördert das Unternehmen eine Kultur des Wachstums und der Zusammenarbeit. Hier haben Sie die Möglichkeit, direkt mit Führungskräften zusammenzuarbeiten und an der Skalierung eines globalen Gesundheitsunternehmens mitzuwirken, während Sie gleichzeitig einen bedeutenden Beitrag zur Verbesserung der Familienplanung leisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant (m/f/x) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Nutze LinkedIn, um sie zu kontaktieren und dein Interesse zu zeigen. Ein persönlicher Kontakt kann oft den Unterschied machen!
✨Tip Nummer 2
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Unternehmenskultur und die aktuellen Projekte von Progyny Global. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Mission des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Netzwerken ist alles! Besuche Veranstaltungen oder Webinare, die mit der Branche zu tun haben. So kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und vielleicht sogar Insider-Informationen über offene Stellen erhalten. Wir bei StudySmarter unterstützen dich dabei, die richtigen Events zu finden!
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Persönlichkeit! In einem Vorstellungsgespräch geht es nicht nur um Qualifikationen, sondern auch darum, wie gut du ins Team passt. Sei authentisch und teile deine Leidenschaft für die Arbeit, die du machst. Das wird die Interviewer beeindrucken!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/f/x) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Sei authentisch in deinem Anschreiben und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht einen großen Unterschied!
Mach es konkret!:Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um zu zeigen, wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst. Das hilft uns, deine Fähigkeiten besser zu verstehen und zu sehen, wie du ins Team passt.
Achte auf Details!:Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemand anderen drüberlesen, bevor du es abschickst!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Progyny, Inc. vorbereitet
✨Verstehe die Unternehmenskultur
Informiere dich über die Werte und die Mission von Progyny Global. Zeige im Interview, dass du ihre Vision teilst und bereit bist, zur Verbesserung der Familienbildung beizutragen. Das Verständnis der Unternehmenskultur hilft dir, deine Antworten besser auf die Erwartungen des Unternehmens abzustimmen.
✨Bereite dich auf komplexe Aufgaben vor
Da die Rolle des Executive Assistant vielschichtig ist, solltest du Beispiele für deine Erfahrungen in der Unterstützung von Führungskräften parat haben. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du komplexe Kalender verwaltet oder Reisepläne koordiniert hast, und sei bereit, diese zu teilen.
✨Zeige deine Problemlösungsfähigkeiten
Progyny sucht jemanden, der proaktiv denkt und Probleme löst, bevor sie eskalieren. Bereite einige Beispiele vor, in denen du Herausforderungen erfolgreich gemeistert hast, und erkläre, wie du dabei vorgegangen bist. Dies zeigt, dass du die richtige Denkweise für die Position mitbringst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da du mit verschiedenen Stakeholdern kommunizieren musst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und professionell zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu stellen, um dein Interesse und Engagement zu zeigen. Gute Kommunikation wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
