Finance Operations & Administration (d/m/w) – 25-32 Stunden/ Woche, befristet auf 1 Jahr

FÜR EIN NEUES GESELLSCHAFTLICHES ZUSAMMENWIRKEN: WERDE TEIL VON PROJECTTOGETHER. ProjectTogether schafft breite Allianzen und formt Zukunft. Die Probleme von heute lassen sich nicht mit den Methoden von gestern lösen. Deshalb bringt ProjectTogether Menschen aus Gesellschaft, Politik und Wirtschaft ins gemeinsame Handeln. Wir nennen das Collective Action. Wir sind pragmatische Idealist:innen: Wir denken das Neue und arbeiten im Jetzt. ProjectTogether ist eine gemeinnützige Organisation – der Inkubator für die Gesellschaft von morgen.

Wir bündeln Kräfte für große gemeinsame Ziele. In unseren Missionen zeigen wir, wie ein anderes Miteinander zu besseren Ergebnissen führt: Von Einzellösungen zu Allianzen, von Fragmentierung zu Koordinierung, von Misstrauen zu Vertrauen und von Anspruchshaltung zu Mitgestaltung. So bringen wir hunderte Menschen aus verschiedenen Bereichen der Gesellschaft zusammen: von der Bürgermeisterin bis zum Aktivisten, von der Gründerin bis zum Staatssekretär, von der Familienunternehmerin bis zum regionalen Gestalter. Wir bauen breite Allianzen, die auf neue Art und Weise Lösungen entwickeln und umsetzen.

Wir suchen Verstärkung und freuen uns auf Teamzuwachs. Diese Stelle ist auf ein Jahr befristet. Wir sind ehrlich: Ein Teil dieser Aufgaben wird sich in den nächsten Jahren verändern – durch klügere Tools, mehr Automatisierung und KI. Genau deshalb suchen wir keine Person, die Prozesse verwaltet, sondern eine, die sie mitgestaltet und mitdenkt: Was bleibt? Was verändert sich? Wie machen wir das besser?

Wir freuen uns ganz besonders auf Bewerber:innen verschiedenster Hintergründe, ungeachtet ihrer Geschlechtsidentität, Religion, Ethnizität, nationaler Herkunft, sexueller Orientierung, Migrationsgeschichte, Alter, Einschränkungen oder Behinderung.

Verantwortlichkeiten und Aufgaben

Deine Rolle in unserem Team: Als Finance Operations & Administration arbeitest Du eng mit unserem Finance-Team und dem Human & Organisational Development (HOD)-Team zusammen und entlastest beide im operativen Tagesgeschäft. Du bist die verlässliche Mitte unserer Shared Services: Dort, wo Prozesse reibungslos laufen müssen, damit unsere Missionen wirken können. Und du bist gleichzeitig die Person, die fragt: Muss das wirklich so? Geht das auch schlanker?

Deine Aufgaben

• Du verantwortest die administrative Infrastruktur, die ProjectTogether zusammenhält.
• Du setzt Verträge auf – für Untermieter:innen, Fellows, Dienstleister:innen und Mittelweiterleitungen – und behältst Laufzeiten, Fristen und Zahlungseingänge eigenständig im Blick.
• Du stellst Bescheinigungen, Zuwendungsbescheide und Nachweisgesetzformulare aus – korrekt, zügig und ohne dass jemand zweimal fragen muss.
• Du koordinierst Rückfragen von Krankenkassen und Arbeitsamt und sorgst dafür, dass Antworten nicht im Postfach versanden, sondern ankommen.
• Du verantwortest administrative Personaländerungen: Gehaltsanpassungen, Arbeitszeitmodelle, Zeiterfassung – und sorgst dafür, dass Änderungen sauber und fristgerecht umgesetzt werden.
• Du behältst Fellow-Verträge im Griff: Ausstellung, Verlängerung, Verwaltung.
• Du denkst über die Aufgabe hinaus: Du erkennst, wo sich Prozesse wiederholen, wo Vorlagen fehlen und wo ein smarter Workflow die nächste Stunde spart – und du bringst das aktiv ein.

Dein Profil

Wir suchen Macher:innen mit Lust auf Struktur – und auf die Frage, ob diese Struktur so noch zeitgemäß ist. Du hast 1–4 Jahre Erfahrung in Administration, HR-Ops, Office Management oder Finance Operations, idealerweise in einer Organisation, die sich im Wandel befindet. Du weißt, wann Genauigkeit zählt und wann pragmatisches Handeln wichtiger ist – und Du findest diese Balance ohne viel Anleitung. Du bist neugierig auf neue Tools und Technologien, auch auf KI: Du musst keine Expertin oder kein Experte sein, aber Du willst verstehen, was sich damit besser machen lässt – und bist bereit, das aktiv auszuprobieren. Du arbeitest eigenständig, priorisierst souverän und bringst Dich ein, bevor Du gefragt wirst. Digitale Tools wie Personio, Google Workspace, Notion oder Scrive sind Dir vertraut oder Du lernst sie schnell – und wirst nicht nervös, wenn sich ein Tool ändert. Du kommunizierst klar, verbindlich und auf Augenhöhe – intern wie extern. Du lebst in Berlin und kommunizierst fließend auf Deutsch.

Was wir Dir bieten

• Die Gelegenheit, Teil von etwas Großem zu sein und an gesellschaftlicher Transformation mitzuwirken.
• Gehalt nach einem transparenten und gemeinschaftlich entwickelten Gehaltsmodell (Angabe der Gehaltsspanne auf Basis von Vollzeit bei 40 Std/ Woche).
• 30 Urlaubstage sowie eine organisationsweite Pause zwischen Weihnachten und Silvester.
• Möglichkeit für Home-Office und einladende, moderne Büroräume im ProjectTogether Community Space in Berlin-Mitte.
• Finanzielle Unterstützung bei deiner betrieblichen Altersvorsorge, ein Zuschuss zu einer Urban-Sports-Mitgliedschaft oder des Deutschlandtickets und die Mitgliedschaft bei nilo.health.
• Echtes „Together" durch eine ehrliche, freundliche Kultur gegenseitiger Unterstützung.
• 2000 € pro Jahr zusätzlich für Menschen, die Care Verantwortung zum Beispiel für Kinder oder andere familiäre Pflegefälle haben.

So geht es weiter: Du möchtest ein Teil von uns werden? Dann freuen wir uns auf Deinen Lebenslauf und Dein persönliches Anschreiben, in dem Du uns erzählst, warum Du gut zu uns passt! Und: wir arbeiten selbst gerne und viel mit KI — aber bitte nicht im Anschreiben. Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!

Die perfekte Bewerberin oder den perfekten Bewerber gibt es nicht – wir freuen uns auf Deine Bewerbung, auch wenn Du die Ansprüche (noch) nicht zu 100 % erfüllst, Du aber die Motivation mitbringst, Dir die nötigen Fähigkeiten anzueignen.

Über uns: Für ein neues gesellschaftliches Zusammenwirken: Werde Teil von ProjectTogether! Von der Schülerinitiative zur gemeinnützigen Organisation für Collective Action – das ist ProjectTogether. Wir bringen Gesellschaft, Politik und Wirtschaft ins gemeinsame Handeln und treiben Transformation voran.