Mitarbeiter:in (w/m/d) Post- und Scanstelle

Als Projektträger sind wir starker Partner von Wissenschaft, Wirtschaft und Politik. Wir setzen Fördermittel effizient und zielgerichtet ein, damit innovative Ideen wachsen können. Gemeinsam mit unseren Auftraggebenden in Bund, Ländern und der Europäischen Kommission setzen wir neue Maßstäbe für den gesellschaftlichen Fortschritt. In der Fachgruppe „Infrastruktur Jülich, Bonn" (ZDL 41) unterstützen wir die Leitung des Geschäftsbereichs „Zentrale Dienstleistungen“ (ZDL) bei der Sicherstellung der Gesamtkoordination des PTJ Standorts Jülich sowie in den Bereichen Post- und Scanstelle, Gebäudemanagement, Veranstaltungsunterstützung, Beschaffung, Dienstreiseorganisation inkl. Fahrdienst, Archiv sowie Koordination externer Dienstleister.

Ihre Aufgaben

• Sie arbeiten in einem Team bestehend aus 15 Kolleg:innen und organisieren in Ihrer Teilzeittätigkeit (25h/Woche) die Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung.
• Sie sind zuständig für die Postöffnung, die Digitalisierung durch Scannen und für die Verteilung innerhalb des Dienstgebäudes bzw. durch entsprechende Softwaresysteme.
• Sie kontrollieren die angezeigten Seiten hinsichtlich Lesbarkeit, Leerseiten und Seitenausrichtung und führen ggf. notwendige Nachbearbeitungen durch.
• Sie unterstützen bei der Organisation des Postaustausches zwischen den PtJ-Geschäftsstellen und den Bundesministerien.
• Sie organisieren den Versand der Post und Waren durch Kurierdienste.
• Sie sind verantwortlich für die Durchführung und Überwachung des ersetzenden Scanvorgangs in einer gesicherten Umgebung unter Einhaltung der TR 03138 RESISCAN.
• Sie übernehmen die vergleichende Prüfung von Originalen und Scans einschließlich Bestätigung der Integrität, Vollständigkeit und Authentizität der Scans durch Erstellung von Transferprotokollen und persönliche qualifizierte elektronische Signaturen.
• Sie beaufsichtigen die regelmäßigen Wartungsroutinen der Scanstationen.

Ihr Profil

• Sie verfügen idealerweise über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bspw. im Büromanagement.
• Erfahrungen in der Postbearbeitung sind wünschenswert.
• Erfahrungen im Umgang mit elektronischen Aktensystemen sind vorteilhaft.
• Sie gehen sicher mit den gängigen MS-Anwendungsprogrammen (insbesondere Outlook, Word, Excel) um.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie bringen Servicementalität, Einsatz- und Verantwortungsbereitschaft sowie verbindliche Umgangsformen mit.
• Sie arbeiten gewissenhaft und besitzen Organisations- und Koordinationsgeschick.
• Sie verfügen über verbindliche Umgangsformen sowie ein sehr hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit.
• Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung ist für Sie selbstverständlich.

Unser Angebot

• SINNSTIFTENDE AUFGABEN: Bei uns arbeiten Sie an zukunftsorientierten, spannenden Aufgaben: Wir helfen innovativen Ideen zu wachsen, indem wir Fördermittel effizient und zielgerichtet einsetzen.
• WORK-LIFE-BALANCE: Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat für uns hohe Priorität. Bei einer Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit bieten wir Ihnen größtmögliche Flexibilität. Die Stelle ist in Teilzeit (25h/Woche) zu besetzen. Außerdem bieten wir 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) sowie freie Brückentage und dienstfrei zwischen Weihnachten und Neujahr.
• FAIRE VERGÜTUNG: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 3 TVöD-Bund. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine Jahressonderzahlung, eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, vermögenswirksame Leistungen sowie Zugang zu Corporate Benefits.
• GEMEINSCHAFTSGEFÜHL: Unsere Unternehmenskultur zeichnet sich durch ein gemeinsames Miteinander und gegenseitigen Respekt aus. Bei uns arbeiten Mitarbeiter:innen mit vielfältigen Hintergründen. Wir verstehen Diversität als Stärke, denn in ihrer Vielfalt liegt die Basis unseres Erfolgs.
• SICHERE PERSPEKTIVE: Nach einer zweijährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen. Freuen Sie sich auf einen krisensicheren Arbeitsplatz.
• WISSEN & WEITERBILDUNG: Wir fördern die Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken. Freuen Sie sich auf eine umfassende Einarbeitung und unser großes Weiterbildungsangebot.

Dienstort: Jülich

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.