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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite das Office Management und sorge für einen reibungslosen Betrieb in Deutschland.
- Arbeitgeber: Prologis, der globale Marktführer im Logistikimmobilienbereich.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsleistungen und ein jährlicher Bonus.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Logistik mit einem dynamischen Team und innovativen Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung im Office Management.
- Andere Informationen: Engagierte Unternehmenskultur mit Fokus auf Vielfalt und Inklusion.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Prologis ist der globale Marktführer im Bereich Logistikimmobilien. Wir besitzen, verwalten und entwickeln hochwertige Immobilien in den lebhaftesten Handelszentren der Welt, etwa 72 Millionen Quadratmeter in 19 Ländern. Einige der größten Marken der Welt (z. B. Amazon, BMW, DHL, FedEx, Pepsi) wenden sich an uns, weil sie wissen, dass eine effiziente Lieferkette ihre Geschäfte besser laufen lässt und eine strategische Beziehung zu Prologis einen Wettbewerbsvorteil schafft. Als das am besten bewertete US-Unternehmen und sechstbeste insgesamt unter den Global 100 Most Sustainable Corporations in the World nehmen wir unseren globalen Fußabdruck ernst.
Der Office Manager Deutschland ist verantwortlich für die fachliche Steuerung des Office Managements sowie für den professionellen, reibungslosen und rechtskonformen Betrieb aller deutschen Prologis Region Offices. Die Rolle umfasst die Koordination des operativen Tagesgeschäfts, die Steuerung externer Dienstleister, die Verantwortung für Facility-, Vertrags-, Fuhrpark-, Mobilfunk- und Nebenkostenthemen sowie die Sicherstellung gesetzlicher und organisatorischer Anforderungen. Die erfolgreiche Person muss fließend Englisch und Deutsch sprechen.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Gesamtsteuerung Office Management Deutschland
- Fachliche Gesamtverantwortung für die Prologis Region Offices Düsseldorf, Hamburg, München und Berlin
- Sicherstellung einheitlicher Standards, Prozesse und Servicequalität
- Priorisierung, Steuerung und fachliche Eskalation von Office- und Administrationsthemen
- Zentrale fachliche Schnittstelle zu HR, IT, Finance, Legal und externen Dienstleistern
Facility Management und Sicherheit
- Verantwortung für Gebäude, Büroflächen und Infrastruktur
- Steuerung von Zutrittsprozessen, Schlüsseln, Chips und Alarmanlagen
- Koordination von Vermietern, Hausverwaltungen und externen Dienstleistern
- Organisation und Überwachung von Wartungen, Reparaturen, Reinigungs- und Sicherheitsleistungen
Vendor-, Vertrags- und Budgetmanagement
- Steuerung und Überwachung aller relevanten Dienstleister und Lieferanten
- Vertragsverwaltung inklusive Laufzeiten, Leistungsumfänge und Kündigungsfristen
- Rechnungsprüfung und fachliche Freigabe sowie Vendor-Pflege in PeopleSoft
- Steuerung von SEPA-Lastschriftlieferanten inklusive Rechnungsanforderung, VAT-Compliance und Abstimmung mit Accounts Payable
- Budgetüberwachung und Kostenkontrolle im Office- und Administrationsbereich
Nebenkostenabrechnungen Region Offices
- Fachliche Prüfung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen für alle deutschen Prologis Region Offices
- Plausibilitätsprüfung der abgerechneten Kosten (Flächen, Umlageschlüssel, Zeiträume, Kostenarten)
- Vergleich der Nebenkosten mit Vorjahreswerten
- Klärung von Rückfragen und Abweichungen mit Vermietern und Hausverwaltungen
- Abstimmung mit Accounts Payable bei Unstimmigkeiten
- Sicherstellung der fristgerechten Rückmeldung und vollständigen Dokumentation
Firmenfahrzeuge und Fuhrpark (unterstützend)
- Operative Unterstützung des HR-Bereichs bei firmenwagenbezogenen Themen
- Koordination und organisatorische Unterstützung bei Fahrzeugbestellungen auf Basis der durch HR freigegebenen Anforderungen
- Organisation von Fahrzeugübergaben und -Rückgaben in Abstimmung mit HR und den jeweiligen Leasinggebern
- Unterstützung bei der Terminabstimmung für Reparaturen, Wartungen und Werkstattaufenthalte
- Operative Ansprechpartnerfunktion für Leasinggeber und Werkstätten bei organisatorischen Fragestellungen
- Unterstützung des HR-Bereichs im Rahmen von Ein- und Austrittsprozessen (z. B. Rückgabeorganisation)
Mobilfunk und Telekommunikation
- Fachliche Verantwortung für die Verwaltung der Vodafone-Mobilfunkverträge
- Koordination von Neuabschlüssen, Vertragsänderungen und Kündigungen
- Abstimmung mit HR, IT und externen Ansprechpartnern
Rechtliche und organisatorische Compliance
- Koordination gesetzlich erforderlicher Themen zu Arbeitssicherheit, Brandschutz und Erste Hilfe
- Organisation und Nachverfolgung verpflichtender Schulungen
- Sicherstellung der notwendigen Dokumentation
- Schnittstellenfunktion zum Datenschutz
Technik und Infrastruktur
- Verantwortung für Meetingraumtechnik und Videokonferenzsysteme
- Koordination und fachliche Eskalation technischer Störungen in Zusammenarbeit mit IT
- Sicherstellung der Einsatzfähigkeit der technischen Ausstattung
Unterstützung, Vertretung und Sonderthemen
- Aktive Unterstützung der Leitung Office Management Germany bei Events, Sonderprojekten und bereichsübergreifenden Initiativen
- Steuerung und Mitarbeit bei Special Projects im Office- und Administrationsumfeld nach Abstimmung
Laufende Aufgaben Office Manager Germany
- Fachliche Steuerung und Priorisierung laufender Themen
- Entscheidungsvorbereitung und fachliche Freigaben bei Facility-, Vertrags-, Budget-, Fuhrpark- und Nebenkostenthemen
- Rechnungsprüfung und fachliche Freigaben
- Abstimmung mit HR, Finance, IT und externen Dienstleistern
- Nachverfolgung von Compliance-Fristen
Was wir Ihnen bieten
- Unabhängiges und proaktives Umfeld, in dem herausfordernde und abwechslungsreiche Arbeit gefördert wird
- Bezahlte Freiwilligentage: Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Initiativen in Ihrer lokalen Gemeinschaft zu unterstützen.
- Internationale Zusammenarbeit mit Kollegen in ganz Europa
- Jährlicher Ermessensbonus
- Laptop und alle anderen notwendigen Geräte, die für die Rolle erforderlich sind
- Fahrkostenzuschuss
- Beitrag zur Krankenversicherung
- Beitrag zur Altersvorsorge
- Mitarbeiterhilfeprogramm
- Getränke, Snacks, Obst und Süßigkeiten im Büro
- Einmaliges Homeoffice-Budget
- Schulungen
- Kostenlose Parkplätze an jeder Niederlassung
Menschen zuerst
Als erfolgreiches globales Unternehmen hat Prologis nie aus den Augen verloren, was am wichtigsten ist - unser starkes Glauben, dass unsere Mitarbeiter der wichtigste Teil unseres Geschäfts sind. Und deshalb bieten wir ein großzügiges Gesamtvergütungspaket und widmen sowohl Zeit als auch Ressourcen der Führungskräfteentwicklung. Unser Team ist darauf bedacht, eine Kultur zu fördern, die auf Vielfalt, Gleichheit und Inklusion basiert, damit sich jeder bei Prologis zugehörig fühlt.
Beschäftigungsart: Vollzeit
Standort: Düsseldorf, Deutschland
Office Manager, Germany Arbeitgeber: Prologis
Kontaktperson:
Prologis HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager, Germany
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bei Prologis interessierst, zögere nicht, direkt über unsere Website zu bewerben. Zeige dein Interesse und deine Motivation, indem du uns eine kurze Nachricht schickst, in der du erklärst, warum du die perfekte Wahl bist.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern von Prologis in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das zeigt Initiative und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über Prologis, unsere Werte und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die Fähigkeiten hast, die wir suchen.
✨Tipp Nummer 4
Sei du selbst! Authentizität kommt gut an. Zeige deine Persönlichkeit im Gespräch und lass uns wissen, was dich motiviert. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Qualifikationen haben, sondern auch gut ins Team passen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager, Germany
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig und unvergesslich.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles passt!
Mach es relevant!: Beziehe dich in deinem Anschreiben direkt auf die Anforderungen der Stelle. Zeige, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben des Office Managers passen. So wissen wir, dass du die richtige Wahl bist!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. Dort findest du alle Informationen und kannst sicherstellen, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Prologis vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen des Office Managers bei Prologis vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in die Aufgabenbereiche passen, die in der Stellenbeschreibung genannt werden.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du erfolgreich mit externen Dienstleistern oder in der Koordination von Büroabläufen gearbeitet hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten während des Interviews zu untermauern.
✨Sprich die Sprache
Da fließende Englisch- und Deutschkenntnisse gefordert sind, solltest du sicherstellen, dass du in beiden Sprachen kommunizieren kannst. Übe wichtige Fachbegriffe und Formulierungen, die in der Logistik und im Office Management relevant sind.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.