Mitarbeiter Office Management & Travel Management (m/w/d) in Teilzeit (30 Wochenstunden)

Es freut uns, dass du da bist! Du liebst es, den Office-Alltag professionell zu organisieren, Menschen willkommen zu heißen und für reibungslose Abläufe am Standort zu sorgen? Als Mitarbeiter im Office Management & Travel Management (m/w/d) bist du zentrale Ansprechperson für unser Front Office in Dortmund, unterstützt Mitarbeitende und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass sich Besucher, Kunden und Kolleg:innen bei uns gut aufgehoben fühlen. Für unser Team suchen wir dich zunächst befristet für ein Jahr – mit der Option auf Verlängerung.

Wir, die proLogistik Group, sind Marktführer für Systemlösungen in der Supply Chain. Mit rund 800 erfahrenen Mitarbeitenden entwickeln wir innovative Soft- und Hardware-Lösungen für die Logistik. Um dein Potenzial bestmöglich zu fördern, legen wir großen Wert auf selbstbestimmtes Arbeiten und bieten dir vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.

Deine Aufgaben bei uns:

• Du übernimmst die Verantwortung für die Betreuung und Organisation unseres Front Office am Standort Dortmund und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck.
• Du empfängst und betreust Besucher, Kunden und Dienstleister und stellst einen reibungslosen Ablauf vor Ort sicher.
• Du koordinierst Besprechungsräume, organisierst Bewirtungen und unterstützt bei der Vorbereitung sowie Durchführung interner Veranstaltungen.
• Du unterstützt unsere Mitarbeitenden rund um Geschäftsreisen und übernimmst die Koordination sowie Buchung über unser Travel-Management-System.
• Du kümmerst dich um allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben im Office-Alltag.
• Du bearbeitest Anfragen und Aufgaben selbstständig, strukturiert und zuverlässig nach und behältst dabei stets den Überblick.

Deine wöchentlichen Aufgaben bei uns:

• Du steuerst externe Dienstleister wie Reinigung, Catering oder Lieferanten und stellst eine zuverlässige Zusammenarbeit sowie reibungslose Abläufe sicher.
• Du übernimmst die Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien und sorgst dafür, dass unser Standort jederzeit gut ausgestattet ist.
• Du bearbeitest Sonderfälle im Travel Management, koordinierst Gruppen- und Eventreisen und findest pragmatische Lösungen bei besonderen Anforderungen.
• Du unterstützt Mitarbeitende bei reisekostenrelevanten Fragestellungen und bist Ansprechpartner für externe Reiseanbieter und Dienstleister.

Deine gelegentlichen Aufgaben bei uns:

• Du organisierst Standort- und Mitarbeiterevents und unterstützt bei standortübergreifenden Office-Management-Themen innerhalb der DACH-Region.
• Du wirkst an der Optimierung und Weiterentwicklung unserer Reiseprozesse mit und bringst dich aktiv in Verbesserungen bestehender Abläufe ein.
• Du unterstützt den Team Lead Office Management bei Projekten und Sonderthemen und übernimmst bei Bedarf Vertretungsaufgaben innerhalb des Teams.

Das bringst du mit:

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder serviceorientierte Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Tourismuskaufmann/-frau, Hotelfachmann/-frau, Veranstaltungskaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und serviceorientiert und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Du überzeugst durch Organisationstalent, eine hohe Genauigkeit sowie die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren.
• Du kommunizierst sicher und verbindlich, bringst Verhandlungsgeschick mit und arbeitest gerne mit internen sowie externen Ansprechpartnern zusammen.
• Du bist technologieaffin, offen für neue Tools und Prozesse und hast Freude daran, bestehende Abläufe weiterzuentwickeln.
• Du bringst idealerweise Erfahrung im Travel Management mit, inklusive Systemverantwortung, und bist sicher im Umgang mit Buchungsportalen, ERP-Systemen, ELO und MS Office.
• Du hast Erfahrung in der Koordination von Dienstleistern, Veranstaltungen und abwechslungsreichen organisatorischen Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld.
• Du sprichst verhandlungssicheres Deutsch (C1) und gutes Englisch (mind. B2).

Deine Benefits – Mehr als nur ein Job!

• Bestmögliche Vereinbarung von Freizeit und Berufsleben: 30 Urlaubstage, flexible Arbeitszeitmodelle, Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeitkonto.
• Individuelle Arbeitsmodelle: Vor Ort oder hybrid.
• Sabbatical Arbeiten aus dem EU-Ausland.
• Attraktives Gehalt mit zusätzlichem steuerfreiem Sachbezug und optionalem Kindergartenzuschuss.
• Vermögenswirksame Leistungen.
• Geförderte betriebliche Altersvorsorge (20 % Zuschuss).
• Fahrrad- und E-Bike-Leasing (bis zu einem Wert von 10.000,00 €) inklusive der Option auf ein weiteres Fahrrad, z.B. für Partner:innen oder Kinder.
• Corporate Benefits: Rabatte bei vielfältigen Marken und Herstellern.
• Gesundheitsprävention mit Gesundheitstagen, ergonomischer Ausstattung und Bildschirmarbeitsplatzbrille.
• Kostenlose Snacks, Obst, Gemüse sowie Warm- und Kaltgetränke.
• Hardware, wie z.B. Arbeitslaptop, Bildschirme, Headset uvm.
• Moderne Büros mit kostenfreien Parkplätzen und guter Verkehrsanbindung.
• Agile und schnelle Arbeitsprozesse in einer flachen Hierarchie mit Duz-Kultur.
• Intensive und ausführliche Einarbeitung mit Onboarding-Buddy.
• Interne und externe Fort- bzw. Weiterbildungen und Seminare (z.B. über Udemy oder andere namenhafte Anbieter) zum Erwerb neuer Fähigkeiten und/oder Zertifikate.
• Regelmäßige Team- & Firmenevents wie Biertasting, Children Days, Grill- und Wichtelfest ‒ Hier dürfen alle Kolleg:innen ihre Ideen einbringen.

Dein Ansprechpartner: Du willst uns kennenlernen und mehr über uns und den Job erfahren? Dann schick uns deine Bewerbungsunterlagen über den Button oder ganz klassisch per E-Mail an bewerbung@prologistik.com. Bei Fragen vor oder während des Bewerbungsprozesses kannst du dich jederzeit an Saskia Wessing (Team Managerin Recruiting & Employer Branding) unter derselben E-Mail oder per Telefon unter +49 231 51940 wenden.

Unser Bewerbungsverfahren: Nachdem wir deine Bewerbungsunterlagen erhalten haben, erhältst du von uns eine Eingangsbestätigung. Im Anschluss daran nehmen wir uns in der Regel etwa eine Woche Zeit, um deine Unterlagen sorgfältig zu prüfen. Wenn dein Profil zu unseren Vorstellungen passt, melden wir uns anschließend bei dir, um ein gemeinsames Gespräch zum Kennenlernen (telefonisch, per Teams oder vor Ort) zu vereinbaren. Nach unserem Kennenlernen beraten wir uns intern. Wenn alles passt, melden wir uns bei dir, um ein vertiefendes Folgegespräch (online oder vor Ort) zu vereinbaren. Vor Ort hast du die Möglichkeit unsere Räumlichkeiten und die Kolleg*innen kennenzulernen. Innerhalb von sieben Tagen nach deinem Gespräch hörst du dann wieder von uns. Bei einem Match bekommst du dein Vertragsangebot im Normalfall innerhalb von 2 Tagen per E-Mail und das Original im Anschluss per Post.

Wir freuen uns jetzt schon!

Hier findest du deinen neuen Arbeitgeber: proLogistik GmbH, Fallgatter 14, 44369 Dortmund, Nordrhein-Westfalen (NRW), Deutschland.