Mitarbeiter:in (m/w/d) Promovierendenadministration

Im Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet folgende Stelle zu besetzen: Mitarbeiterin (m/w/d) Promovierendenadministration. Möchten Sie die Zukunft der angewandten Wissenschaften aktiv mitgestalten und Talente auf ihrem Weg zur Promotion unterstützen? Der Promotionsverband Baden-Württemberg mit Sitz in der Landeshauptstadt Stuttgart übt als Dachverband das eigenständige Promotionsrecht der Hochschulen für angewandte Wissenschaften des Landes aus.

Unsere Rahmenbedingungen:

• Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9b TV-L
• Der Beschäftigungsumfang beträgt 50%
• Die Stelle ist zunächst befristet auf ein Jahr

Ihr Aufgabenbereich umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Sie beraten Bewerbende und Betreuende überwiegend auf Deutsch, aber auch auf Englisch, zu Fragen rund um administrative Aspekte der Promotionsverfahren.
• Sie arbeiten mit den Mitgliedshochschulen, den Gremien und externen Behörden zusammen.
• Sie prüfen Zugangsberechtigungen, legen Promotionsakten an, führen die zentrale Erfassung durch, erstellen Bescheide und überwachen die Verwaltung der Promovierendendaten entlang des gesamten PhD-Life-Cycles.
• Sie bereiten Unterlagen für die Promotionsausschusssitzungen der Forschungseinheiten vor und betreuen die Promotionsausschüsse administrativ.
• Sie betreuen die Prüfungsplanung und -abwicklung.
• Sie arbeiten mit an der Optimierung und Digitalisierung der verschiedenen Prozesse der zentralen Promovierendenerfassung und -verwaltung.
• Sie erstellen statistische Abfragen und unterstützen bei der gesetzlich erforderlichen Statistiklieferung.
• Sie erstellen Promotionsurkunden, kümmern sich um das Einholen der Unterschriften und überwachen den Abschluss der Verfahren.

Wir bieten Ihnen:

• Eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabenstellung und die Möglichkeit, administrative Prozesse im Hochschulmanagement zu begleiten.
• wertschätzende Kultur und ein kollegiales Arbeitsklima in einem motivierten Team.
• eine Beschäftigung nach TV-L und Zuschuss zum ÖPNV.
• Flexible Arbeitszeiten und familiengerechte Arbeitsbedingungen.
• Einen Arbeitsplatz mit moderner Ausstattung und Dachterrasse in zentraler Lage im Herzen von Stuttgart sowie die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 60 Prozent der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit.

Ihr Profil:

• Bachelorabschluss in einem rechts-, verwaltungs-, wirtschafts- oder sozialwissenschaftlichen Studiengang oder ein vergleichbarer Abschluss.
• Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen, besonders Excel.
• Wünschenswert sind Kenntnisse im Bereich von Datenbankapplikationen.
• Sehr strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise.
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren.
• Hohe Kommunikations-, Organisations- und Teamfähigkeit.
• Gute Englischkenntnisse.
• Einschlägige Berufserfahrung in ähnlichen Verwaltungsstrukturen sind von Vorteil.

Der Promotionsverband setzt sich für Chancengleichheit und Diversität ein. Bei entsprechender Eignung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweise beifügen).

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung, ausschließlich per Mail an bewerben@promotionsverband-bw.de bis zum 04.05.2025.

Inhaltliche Fragen zur ausgeschriebenen Stelle beantwortet Ihnen gerne Frau Regina Rapp, Geschäftsführerin des Promotionsverbands unter rapp@promotionsverband-bw.de oder unter 0711-995281-63.

Detaillierte Informationen zum Promotionsverband BW finden Sie unter www.promotionsverband-bw.de.

Die Information zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person nach Artikel 13 DSGVO können Sie unserer Homepage unter „Datenschutz" entnehmen.