Mitarbeiter:in (m/w/d) Promovierendenadministration - [\'Vollzeit\']

Mitarbeiter:in (m/w/d) Promovierendenadministration - [\'Vollzeit\']

Stuttgart Vollzeit 36000 - 60000 € / Jahr (geschätzt) Kein Home Office möglich
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Auf einen Blick

  • Aufgaben: Beratung von Bewerbenden und Betreuung der Promotionsverfahren.
  • Arbeitgeber: Der Promotionsverband fördert die wissenschaftliche Exzellenz in Baden-Württemberg.
  • Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Telearbeit bis zu 60%, modernes Arbeitsumfeld mit Dachterrasse.
  • Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Forschung und arbeite in einem motivierten Team.
  • Gewünschte Qualifikationen: Bachelorabschluss in relevanten Studiengängen und gute MS-Office Kenntnisse erforderlich.
  • Andere Informationen: Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig.

Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.

Im Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet folgende Stelle zu besetzen: Mitarbeiterin (m/w/d) Promovierendenadministration.

Möchten Sie die Zukunft der angewandten Wissenschaften aktiv mitgestalten und Talente auf ihrem Weg zur Promotion unterstützen? Der Promotionsverband Baden-Württemberg mit Sitz in der Landeshauptstadt Stuttgart übt als Dachverband das eigenständige Promotionsrecht der Hochschulen für angewandte Wissenschaften des Landes aus. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir engagierte Persönlichkeiten, die mit uns gemeinsam die wissenschaftliche Exzellenz von morgen fördern und die Zukunft der Forschung mitgestalten möchten.

Unsere Rahmenbedingungen:

  • Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9b TV-L
  • Der Beschäftigungsumfang beträgt 50%
  • Die Stelle ist zunächst befristet auf ein Jahr

Ihr Aufgabenbereich umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

  • Sie beraten Bewerbende und Betreuende überwiegend auf Deutsch, aber auch auf Englisch, zu Fragen rund um administrative Aspekte der Promotionsverfahren.
  • Sie arbeiten mit den Mitgliedshochschulen, den Gremien und externen Behörden zusammen.
  • Sie prüfen Zugangsberechtigungen, legen Promotionsakten an, führen die zentrale Erfassung durch, erstellen Bescheide und überwachen die Verwaltung der Promovierendendaten entlang des gesamten PhD-Life-Cycles.
  • Sie bereiten Unterlagen für die Promotionsausschusssitzungen der Forschungseinheiten vor und betreuen die Promotionsausschüsse administrativ.
  • Sie betreuen die Prüfungsplanung und -abwicklung.
  • Sie arbeiten mit an der Optimierung und Digitalisierung der verschiedenen Prozesse der zentralen Promovierendenerfassung und -verwaltung.
  • Sie erstellen statistische Abfragen und unterstützen bei der gesetzlich erforderlichen Statistiklieferung.
  • Sie erstellen Promotionsurkunden, kümmern sich um das Einholen der Unterschriften und überwachen den Abschluss der Verfahren.

Wir bieten Ihnen:

  • Eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabenstellung und die Möglichkeit, administrative Prozesse im Hochschulmanagement zu begleiten.
  • wertschätzende Kultur und ein kollegiales Arbeitsklima in einem motivierten Team.
  • eine Beschäftigung nach TV-L und Zuschuss zum ÖPNV.
  • Flexible Arbeitszeiten und familiengerechte Arbeitsbedingungen.
  • Einen Arbeitsplatz mit moderner Ausstattung und Dachterrasse in zentraler Lage im Herzen von Stuttgart sowie die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 60 Prozent der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit.

Ihr Profil:

  • Bachelorabschluss in einem rechts-, verwaltungs-, wirtschafts- oder sozialwissenschaftlichen Studiengang oder ein vergleichbarer Abschluss.
  • Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen, besonders Excel. Wünschenswert sind Kenntnisse im Bereich von Datenbankapplikationen.
  • Sehr strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise.
  • Belastbarkeit und die Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren.
  • Hohe Kommunikations-, Organisations- und Teamfähigkeit.
  • Gute Englischkenntnisse.
  • Einschlägige Berufserfahrung in ähnlichen Verwaltungsstrukturen sind von Vorteil.

Der Promotionsverband setzt sich für Chancengleichheit und Diversität ein. Bei entsprechender Eignung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweise beifügen).

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung, ausschließlich per Mail bis zum 04.05.2025. Inhaltliche Fragen zur ausgeschriebenen Stelle beantwortet Ihnen gerne Frau Regina Rapp, Geschäftsführerin des Promotionsverbands unter 0711-995281-63.

Detaillierte Informationen zum Promotionsverband BW finden Sie unter unserer Homepage.

Die Information zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person nach Artikel 13 DSGVO können Sie unserer Homepage unter „Datenschutz" entnehmen.

Referenznummer: J52185464 1745873606672

Mitarbeiter:in (m/w/d) Promovierendenadministration - [\'Vollzeit\'] Arbeitgeber: Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg

Der Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, aktiv an der Förderung wissenschaftlicher Exzellenz mitzuwirken. Mit einem wertschätzenden Arbeitsklima, flexiblen Arbeitszeiten und der Option auf Telearbeit bis zu 60 Prozent, schaffen wir eine familienfreundliche Umgebung, die Ihre persönliche und berufliche Entwicklung unterstützt. Zudem profitieren Sie von einem modernen Arbeitsplatz im Herzen von Stuttgart, der nicht nur zentral gelegen ist, sondern auch eine Dachterrasse für entspannte Pausen bietet.
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Kontaktperson:

Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg HR Team

StudySmarter Bewerbungstipps 🤫

So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in (m/w/d) Promovierendenadministration - [\'Vollzeit\']

Tip Nummer 1

Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kommilitonen oder Professoren, die bereits in der Hochschulverwaltung arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.

Tip Nummer 2

Informiere dich über aktuelle Trends in der Promotionsadministration. Zeige in Gesprächen, dass du über die neuesten Entwicklungen und Herausforderungen in diesem Bereich Bescheid weißt. Das zeigt dein Engagement und deine Fachkenntnis.

Tip Nummer 3

Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten konkret auf die Anforderungen der Stelle beziehen kannst. Überlege dir Beispiele, die deine Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten unter Beweis stellen.

Tip Nummer 4

Zeige deine Begeisterung für die Förderung von Talenten und die Unterstützung von Promovierenden. Bereite eine kurze Erklärung vor, warum dir diese Aufgabe wichtig ist und wie du zur wissenschaftlichen Exzellenz beitragen möchtest.

Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in (m/w/d) Promovierendenadministration - [\'Vollzeit\']

Beratungskompetenz
Kenntnisse im Hochschulrecht
Verwaltungserfahrung
MS-Office Kenntnisse, insbesondere Excel
Datenbankapplikationen
Strukturierte Arbeitsweise
Selbstständigkeit
Belastbarkeit
Priorisierungsfähigkeit
Kommunikationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Teamfähigkeit
Gute Englischkenntnisse
Statistische Analysefähigkeiten
Prozessoptimierung
Digitalisierungskompetenz

Tipps für deine Bewerbung 🫡

Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.

Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine Kenntnisse in der Verwaltung und deine Erfahrung mit MS-Office-Anwendungen.

Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Förderung der wissenschaftlichen Exzellenz beitragen können. Gehe auch auf deine Kommunikations- und Teamfähigkeit ein.

E-Mail-Bewerbung vorbereiten: Bereite deine Bewerbung als E-Mail vor. Achte darauf, dass alle Dokumente (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Nachweise) im richtigen Format angehängt sind und die E-Mail-Adresse korrekt ist. Vergiss nicht, einen freundlichen und professionellen Betreff zu wählen.

Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg vorbereitest

Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor

Informiere dich über die administrativen Aspekte der Promotionsverfahren und überlege dir, wie du Bewerbende und Betreuende unterstützen kannst. Zeige im Interview, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, diese aktiv umzusetzen.

Kommunikationsfähigkeiten betonen

Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, solltest du Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten parat haben. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern zusammengearbeitet hast und wie du komplexe Informationen klar und verständlich vermittelt hast.

Kenntnisse in MS-Office und Datenbanken hervorheben

Stelle sicher, dass du deine Erfahrungen mit MS-Office, insbesondere Excel, sowie mit Datenbankapplikationen im Interview deutlich machst. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in früheren Positionen genutzt hast.

Fragen zur Teamarbeit und Organisation stellen

Bereite einige Fragen vor, die dein Interesse an der Teamdynamik und den organisatorischen Prozessen zeigen. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Stelle interessiert bist, sondern auch daran, wie du dich in das bestehende Team einfügen kannst.

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