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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the CEO with strategic and operational tasks, manage schedules, and coordinate projects.
- Arbeitgeber: Join ProPotsdam GmbH, a well-established municipal company in Potsdam with over 30 years of experience.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, a modern workplace, and a structured onboarding process.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team, contribute to meaningful projects, and grow your career in a secure environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in office management or similar, with several years of experience in assistance roles.
- Andere Informationen: Opportunity for further training in project management and digital office organization.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Berufsbild Assistentin/Der der Geschäftsführung
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine*n Assistent*in (m/w/i) der Geschäftsführung. Sie unterstützen den Geschäftsführer bei strategischen und operativen Aufgaben und übernehmen organisatorische, sekretariats- und projektbezogene Aufgaben.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Koordination & Organisation: Eigenverantwortliche Führung des Geschäftsführungs-büros, inklusive Terminmanagement, Aktenführung und allgemeiner Sekretariats-aufgaben
- Strategische Assistenz: Unterstützung des Geschäftsführers der ProPotsdam GmbH bei strategischen und operativen Aufgaben, inkl. Entscheidungsvorbereitung, Dokumentation und Umsetzungskontrolle.
- Informationsmanagement: Organisation und Priorisierung des Informationseingangs (E-Mail, Post, MS Teams) sowie Nachhalten von Wiedervorlagen
- Sitzungsmanagement: Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Besprechungen und Entscheidungen
- Projektarbeit: Koordination und Mitarbeit an Projekten inkl. Erfolgskontrolle, Berichtswesen und Kommunikation.
- Korrespondenz: Stilsichere Bearbeitung anspruchsvoller und sensibler Themen.
- Eventmanagement: Planung und Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen, Tagungen und Meetings
- Teamplayer: Sicherstellung der Erreichbarkeit der Sekretariate – auch bereichsübergreifend.
- Flexibilität & Eigeninitiative: Übernahme weiterer vergleichbarer Tätigkeiten und Sonderaufgaben, die die Dynamik des Unternehmens erfordern.
Ihr Profil:
- abgeschlossene Ausbildung zur*m Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*n oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
- sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Produkte
- Organisationstalent
- wünschenswert ist eine Weiterbildung im Projektmanagement oder digitale Büroorganisation
Was wir bieten:
- flexible Arbeitszeiten
- moderner Arbeitsplatz mit hervorragender Ausstattung
- strukturierter Onboarding-Prozess und regelmäßige Feedbackgespräche
- langfristige Investition in unsere Mitarbeiter*innen
- attraktiver Arbeitsplatz in einem seit über 30 Jahren in Potsdam etablierten kommunalen Unternehmen
- zukunftssicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsverhältnis
Assistentin der Geschäftsführung Arbeitgeber: ProPotsdam GmbH
Kontaktperson:
ProPotsdam GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistentin der Geschäftsführung
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder kann wertvolle Einblicke in den Bewerbungsprozess gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Assistenzbereich und deine Kenntnisse in MS Office konkret darstellen kannst. Zeige, dass du ein Organisationstalent bist und bringe Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung mit.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die ProPotsdam GmbH und deren Projekte. Zeige im Gespräch, dass du dich mit dem Unternehmen identifizierst und Interesse an der strategischen Ausrichtung hast. Das zeigt Engagement und Vorbereitung.
✨Tip Nummer 4
Sei flexibel und offen für verschiedene Aufgaben. In der Rolle als Assistent*in der Geschäftsführung wird oft Eigeninitiative gefordert. Betone deine Bereitschaft, auch Sonderaufgaben zu übernehmen und dich in neue Themen einzuarbeiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistentin der Geschäftsführung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die ProPotsdam GmbH. Besuche ihre Website, um mehr über die Unternehmensphilosophie, aktuelle Projekte und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.
Anpassung deiner Unterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Assistenzbereich und deine Kenntnisse in MS-Office.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Flexibilität ein.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte besonders auf die Formulierungen und die Professionalität deiner Sprache.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ProPotsdam GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Assistentin der Geschäftsführung übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Organisationstalent erfordert, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Termine koordiniert, Informationen verwaltet oder Projekte organisiert hast. Dies wird deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Kommunikationsfähigkeit betonen
Die Bearbeitung anspruchsvoller Korrespondenz ist ein wichtiger Teil der Rolle. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren, indem du zeigst, wie du in der Vergangenheit mit sensiblen Themen umgegangen bist.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der ProPotsdam GmbH, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.
