Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team im Office Management und sorge für einen reibungslosen Büroalltag.
- Unternehmen: Marktführer für kommunale IT-Lösungen mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Benefits.
- Weitere Informationen: Entwickle dich persönlich und fachlich in einem wertschätzenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines echten Transformationsprozesses in der digitalen Verwaltung.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Teamassistenz & Office Management (m/w/d) OTS und PROSOZ wachsen zusammen. Unser Ziel: ein gemeinsames Produktportfolio für die kommunale Verwaltung - von der digitalen Akte über Baugenehmigungsverfahren bis hin zu Fachlösungen für angrenzende Ämter. Das ist kein Projekt auf dem Papier, sondern ein echter Transformationsprozess, der Technik, Menschen und Produkte zusammenführt.
Um die digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung weiter voranzutreiben, suchen wir dich als Teamassistenz & Office Management (m/w/d). Verstärke unser Team im Geschäftsfeld Bauen und Umwelt in Teilzeit mit Arbeitsort in Offenberg - und komm voran beim Marktführer für kommunale IT-Lösungen!
Unterstütze unsere Geschäftsführung in Teilzeit (20 Stunden/Woche) mit Arbeitsort in Herten im Herzen des Ruhrgebiets - und komm voran beim Marktführer für kommunale IT-Lösungen!
- Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann: Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt.
- Du unterstützt die Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und koordinierst Termine und Teamevents.
- Du sorgst für einsatzbereite Meetingräume und bedenkst persönliche Events.
- Du behältst kritische Fristen und Termine im Blick, unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg*innen und bereitest Kundenbesuche vor Ort professionell vor und nach.
- Unser »Zentraler Service« und Du arbeiten eng zusammen: Du unterstützt als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs.
- Du übernimmst die Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und bearbeitest die zugehörigen Rechnungen.
- Du bist die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird.
Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich. Du gehst sicher mit dem MS-Office-Paket um. Du bringst sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit. Du zeichnest dich durch eine stark ausgeprägte Servicementalität aus. Du zeigst Eigeninitiative und handelst sowohl selbstständig als auch situativ. Du überzeugst durch eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und eine kooperative Arbeitsweise. Du hast Freude daran, als zentrale Ansprechperson vor Ort für alle Themen rund ums Office da zu sein.
Du passt zu uns, wenn die folgenden Sätze auch von dir stammen könnten:
- Auf mich kann man sich 100%-ig verlassen.
- Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege.
- Wertschätzendes und offenes Miteinander auf Augenhöhe und eine ausgeprägte Feedbackkultur.
- Viel Raum zum Ausprobieren und für deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
- Flexible Arbeitszeiten und -modelle, die voll auf deine Work Life Balance einzahlen.
- Unbefristeter Arbeitsvertrag und mindestens 30 Tage Urlaub.
- Attraktives Vergütungspaket und zahlreiche tolle Benefits.
- Umfassendes strukturiertes Onboarding zum Orientieren, Ankommen und Netzwerken.
Assistent (m/w/d) Office-Support/Management Arbeitgeber: PROSOZ Herten GmbH
Als Arbeitgeber im Herzen des Ruhrgebiets bieten wir dir die Möglichkeit, Teil eines dynamischen Teams zu werden, das die digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung vorantreibt. Unsere offene und wertschätzende Unternehmenskultur fördert Eigenverantwortung und persönliche Entwicklung, während flexible Arbeitszeiten und ein attraktives Vergütungspaket deine Work-Life-Balance unterstützen. Mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag und mindestens 30 Tagen Urlaub sorgen wir dafür, dass du dich bei uns wohlfühlst und deine Karriere voranbringen kannst.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent (m/w/d) Office-Support/Management erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Teamassistenz interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Büroalltag aussieht und zeig dein Interesse an der digitalen Transformation.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitern über LinkedIn oder andere Plattformen. So bekommst du Insider-Infos und kannst deine Fragen direkt an die richtigen Leute stellen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Projekte und Ziele des Unternehmens. Zeige, dass du die Herausforderungen im Office Management verstehst und bereit bist, Lösungen anzubieten.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und den ersten Schritt in die digitale Transformation mit uns gehen möchtest. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent (m/w/d) Office-Support/Management mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es konkret!:Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um zu zeigen, wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst. Das hilft uns, deine Fähigkeiten besser einzuschätzen und zu sehen, wie du ins Team passt.
Achte auf die Details!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen, bevor du sie abschickst. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei PROSOZ Herten GmbH vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Werte und die Kultur des Unternehmens. Zeige im Interview, dass du die Philosophie verstehst und wie du dazu beitragen kannst, das Team zu unterstützen. Das hilft dir, authentisch zu wirken und einen guten Eindruck zu hinterlassen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, in denen du deine Kommunikationsfähigkeit oder Servicementalität unter Beweis gestellt hast. Konkrete Beispiele helfen, deine Fähigkeiten greifbar zu machen und zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Unternehmen. Fragen zur Teamdynamik oder zu den Herausforderungen im Office Management können besonders gut ankommen.
✨Präsentiere deine Eigeninitiative
Betone im Gespräch, wie du in der Vergangenheit proaktiv Probleme gelöst oder Prozesse verbessert hast. Das passt gut zu der gesuchten Eigenschaft der Eigenverantwortung und zeigt, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und das Büroalltagsmanagement aktiv zu gestalten.
