Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team im Office Management und sorge für einen reibungslosen Büroalltag.
- Unternehmen: Marktführer für kommunale IT-Lösungen mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Benefits.
- Weitere Informationen: Entwickle dich persönlich und fachlich in einem wertschätzenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines echten Transformationsprozesses in der digitalen Verwaltung.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
OTS und PROSOZ wachsen zusammen. Unser Ziel: ein gemeinsames Produktportfolio für die kommunale Verwaltung - von der digitalen Akte über Baugenehmigungsverfahren bis hin zu Fachlösungen für angrenzende Ämter. Das ist kein Projekt auf dem Papier, sondern ein echter Transformationsprozess, der Technik, Menschen und Produkte zusammenführt.
Um die digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung weiter voranzutreiben, suchen wir dich als Teamassistenz & Office Management (m/w/d). Verstärke unser Team im Geschäftsfeld Bauen und Umwelt in Teilzeit mit Arbeitsort in Offenberg - und komm voran beim Marktführer für kommunale IT-Lösungen!
Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann:
- Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt
- Unterstützung der Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und Koordination von Terminen und Teamevents
- Sicherung einsatzbereiter Meetingräume und Berücksichtigung persönlicher Events
- Beobachtung kritischer Fristen und Termine, Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg*innen und professionelle Vorbereitung von Kundenbesuchen vor Ort
- Enger Zusammenarbeit mit unserem »Zentralen Service« und Unterstützung bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs
- Übernahme der Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und Bearbeitung der zugehörigen Rechnungen
- Sei die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird
Du hast:
- Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- Sicheren Umgang mit dem MS-Office-Paket
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Eine stark ausgeprägte Servicementalität
- Eigeninitiative und handelst sowohl selbstständig als auch situativ
- Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und eine kooperative Arbeitsweise
- Freude daran, als zentrale Ansprechperson vor Ort für alle Themen rund ums Office da zu sein
Du passt zu uns, wenn die folgenden Sätze auch von dir stammen könnten:
- Auf mich kann man sich 100%-ig verlassen.
- Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
- Wertschätzendes und offenes Miteinander auf Augenhöhe und eine ausgeprägte Feedbackkultur
- Viel Raum zum Ausprobieren und für deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung
- Flexible Arbeitszeiten und -modelle, die voll auf deine Work Life Balance einzahlen
- Unbefristeter Arbeitsvertrag und mindestens 30 Tage Urlaub
- Attraktives Vergütungspaket und zahlreiche tolle Benefits
- Umfassendes strukturiertes Onboarding zum Orientieren, Ankommen und Netzwerken
Assistenz zur Unterstützung im Office Management Arbeitgeber: PROSOZ Herten GmbH
Als Teamassistenz im Office Management bei OTS und PROSOZ erwartet dich ein dynamisches Arbeitsumfeld im Herzen des Ruhrgebiets, das dir nicht nur die Möglichkeit bietet, aktiv an der digitalen Transformation der kommunalen Verwaltung mitzuwirken, sondern auch eine wertschätzende Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen und viel Raum für persönliche sowie fachliche Weiterentwicklung. Mit flexiblen Arbeitszeiten, einem unbefristeten Arbeitsvertrag und einem attraktiven Vergütungspaket bist du bestens auf deine Work-Life-Balance eingestellt und kannst dich auf ein strukturiertes Onboarding freuen, das dir den Einstieg erleichtert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz zur Unterstützung im Office Management erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Firma und ihre Projekte. Zeige, dass du die digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz zur Unterstützung im Office Management mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es konkret!:Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um zu zeigen, wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst. Das hilft uns, deine Fähigkeiten besser zu verstehen und zu sehen, wie du ins Team passt.
Achte auf die Details!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen, damit wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können – deine Qualifikationen und Motivation.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir schnell auf dich reagieren können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei PROSOZ Herten GmbH vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Werte und die Kultur des Unternehmens. Zeige im Interview, dass du die Philosophie verstehst und wie du dazu beitragen kannst, das Team zu unterstützen. Das hilft dir, einen guten Eindruck zu hinterlassen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine Kommunikationsfähigkeit oder Servicementalität unter Beweis gestellt hast. Konkrete Beispiele machen deine Aussagen greifbarer und zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Unternehmen. Fragen zur Teamdynamik oder zu den Herausforderungen im Office Management können besonders aufschlussreich sein.
✨Präsentiere deine Eigeninitiative
Betone im Gespräch, wie du in der Vergangenheit proaktiv Probleme gelöst oder Prozesse verbessert hast. Das passt gut zu der gesuchten Eigenschaft der Eigenverantwortung und zeigt, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
