Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team im Office Management und sorge für einen reibungslosen Büroalltag.
- Unternehmen: Marktführer für kommunale IT-Lösungen mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Benefits.
- Weitere Informationen: Entwickle dich persönlich und fachlich in einem wertschätzenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines echten Transformationsprozesses in der digitalen Verwaltung.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
OTS und PROSOZ wachsen zusammen. Unser Ziel: ein gemeinsames Produktportfolio für die kommunale Verwaltung - von der digitalen Akte über Baugenehmigungsverfahren bis hin zu Fachlösungen für angrenzende Ämter. Das ist kein Projekt auf dem Papier, sondern ein echter Transformationsprozess, der Technik, Menschen und Produkte zusammenführt.
Um die digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung weiter voranzutreiben, suchen wir dich als Teamassistenz & Office Management (m/w/d). Verstärke unser Team im Geschäftsfeld Bauen und Umwelt in Teilzeit mit Arbeitsort in Offenberg - und komm voran beim Marktführer für kommunale IT-Lösungen!
Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann:
- Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt
- Unterstützung der Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und Koordination von Terminen und Teamevents
- Sicherstellung einsatzbereiter Meetingräume und Berücksichtigung persönlicher Events
- Behalten kritischer Fristen und Termine im Blick, Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg*innen und professionelle Vorbereitung von Kundenbesuchen vor Ort
- Enge Zusammenarbeit mit unserem »Zentralen Service« und Unterstützung als verlängerter Arm vor Ort - z. B. bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs
- Übernahme der Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und Bearbeitung der zugehörigen Rechnungen
- Sei die gute Seele des Büros - mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird
Du hast:
- Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- Sicheren Umgang mit dem MS-Office-Paket
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Eine stark ausgeprägte Servicementalität
- Eigeninitiative und handelst sowohl selbstständig als auch situativ
- Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und eine kooperative Arbeitsweise
- Freude daran, als zentrale Ansprechperson vor Ort für alle Themen rund ums Office da zu sein
Du passt zu uns, wenn die folgenden Sätze auch von dir stammen könnten:
- Auf mich kann man sich 100%-ig verlassen.
- Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
- Wertschätzendes und offenes Miteinander auf Augenhöhe und eine ausgeprägte Feedbackkultur
- Viel Raum zum Ausprobieren und für deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung
- Flexible Arbeitszeiten und -modelle, die voll auf deine Work Life Balance einzahlen
- Unbefristeter Arbeitsvertrag und mindestens 30 Tage Urlaub
- Attraktives Vergütungspaket und zahlreiche tolle Benefits
- Umfassendes strukturiertes Onboarding zum Orientieren, Ankommen und Netzwerken
Assistenz zur Unterstützung im Office Management (m/w/d) Arbeitgeber: PROSOZ Herten GmbH
Als Teamassistenz im Office Management bei OTS und PROSOZ erwartet dich ein dynamisches Arbeitsumfeld im Herzen des Ruhrgebiets, das von einer offenen und wertschätzenden Unternehmenskultur geprägt ist. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten, einem unbefristeten Arbeitsvertrag sowie umfangreichen Entwicklungsmöglichkeiten, die dir helfen, deine beruflichen Ziele zu erreichen. Werde Teil eines engagierten Teams, das die digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung aktiv mitgestaltet und dabei auf eine starke Feedbackkultur setzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz zur Unterstützung im Office Management (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die Branche. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die perfekte Ergänzung für das Team bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für die digitale Transformation zu betonen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz zur Unterstützung im Office Management (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Mach es konkret!:Vermeide allgemeine Floskeln und geh auf die spezifischen Anforderungen der Stelle ein. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten direkt zu den Aufgaben passen, die du bei uns übernehmen würdest.
Achte auf die Details!:Ein gut strukturiertes und fehlerfreies Dokument macht einen super Eindruck. Nimm dir die Zeit, um deine Bewerbung sorgfältig zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles passt – von der Formatierung bis zur Rechtschreibung.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei PROSOZ Herten GmbH vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Firma verschaffen. Schau dir ihre Produkte und Dienstleistungen an, insbesondere im Bereich der kommunalen Verwaltung. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management und in der Teamassistenz unter Beweis stellen. Zeige, wie du Probleme gelöst oder Prozesse verbessert hast – das macht einen bleibenden Eindruck.
✨Zeige deine Servicementalität
Da die Position stark auf Service ausgerichtet ist, solltest du während des Interviews deine Bereitschaft und Fähigkeit betonen, anderen zu helfen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit als zentrale Ansprechperson agiert hast und welche Maßnahmen du ergriffen hast, um den Büroalltag zu verbessern.
✨Frage nach dem Team und der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über das Team und die Arbeitsweise im Unternehmen zu erfahren. Frage nach der Feedbackkultur und wie das Unternehmen die persönliche und fachliche Weiterentwicklung unterstützt. Das zeigt dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit.
