Teamassistenz & Office Management (m/w/d)

OTS und PROSOZ wachsen zusammen. Unser Ziel: ein gemeinsames Produktportfolio für die kommunale Verwaltung – von der digitalen Akte über Baugenehmigungsverfahren bis hin zu Fachlösungen für angrenzende Ämter. Das ist kein Projekt auf dem Papier, sondern ein echter Transformationsprozess, der Technik, Menschen und Produkte zusammenführt. Um die digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung weiter voranzutreiben, suchen wir dich als Teamassistenz & Office Management (m / w / d) im Geschäftsfeld Bauen und Umwelt in Teilzeit mit Arbeitsort in Offenberg.

Du schaffst die Rahmenbedingungen, unter denen das Team produktiv arbeiten kann:

• Post und Pakete, Besuchermanagement, gut bestückte Küche und alles, was den Büroalltag rundlaufen lässt.
• Unterstützung der Teamleitungen als zentrale Anlaufstelle für die Teams vor Ort und Koordination von Terminen und Teamevents.
• Sicherstellung einsatzbereiter Meetingräume und Berücksichtigung persönlicher Events.
• Behalten kritischer Fristen und Termine im Blick, Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg*innen und Vorbereitung von Kundenbesuchen vor Ort.
• Enge Zusammenarbeit mit unserem „Zentralen Service“: Unterstützung bei der Koordination externer Dienstleister oder bei der Ausgabe des Poolfahrzeugs.
• Übernahme der Beschaffung von Sach- und Dienstleistungen für das Büro und Bearbeitung der zugehörigen Rechnungen.
• Sei die gute Seele des Büros – mit einem Blick für das, was gerade gebraucht wird.

Du hast:

• Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich.
• Sicheren Umgang mit dem MS-Office-Paket.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Eine stark ausgeprägte Servicementalität.
• Eigeninitiative und handelst sowohl selbstständig als auch situativ.
• Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und eine kooperative Arbeitsweise.
• Freude daran, als zentrale Ansprechperson vor Ort für alle Themen rund ums Office da zu sein.

So denkst du vielleicht... Du passt zu uns, wenn die folgenden Sätze auch von dir stammen könnten:

• Auf mich kann man sich 100%-ig verlassen.
• Ich kümmere mich verlässlich um alles Nötige, damit es im täglichen Geschäft rund läuft.
• Veränderungen sehe ich als spannende Herausforderung und kann mich flexibel darauf einstellen.
• Mich bringt so schnell nichts aus der Ruhe.
• Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege.
• Wertschätzendes und offenes Miteinander auf Augenhöhe und eine ausgeprägte Feedbackkultur.
• Viel Raum zum Ausprobieren und für deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Flexible Arbeitszeiten und -modelle, die voll auf deine Work Life Balance einzahlen.
• Unbefristeter Arbeitsvertrag und mindestens 30 Tage Urlaub.
• Attraktives Vergütungspaket und zahlreiche tolle Benefits.
• Umfassendes strukturiertes Onboarding zum Orientieren, Ankommen und Netzwerken.