Office Mitarbeiter/in Backoffice & HR (m/w/d)

ProtocolHero baut die Plattform, die Handwerksbetriebe von Papier, Chaos und Excel befreit. Unser Ziel ist klar: Dokumentation und Prüfprotokolle sollen so einfach werden, dass sie im Arbeitsalltag ganz selbstverständlich nebenbei entstehen. Schnell, sauber, nachvollziehbar und bereit für Kunden, Abnahme, Versicherung und im Zweifel auch für den Streitfall. Dafür entwickeln wir eine moderne SaaS speziell für das Handwerk, mit starken Vorlagen, klaren Workflows und AI Funktionen, die wirklich Zeit sparen. Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern eine mitdenkende, strukturierte und durchsetzungsstarke Persönlichkeit als operatives Rückgrat.

Du bist zentrale Anlaufstelle für Organisation, Backoffice, HR und vorbereitende Buchhaltung, inklusive Belegerfassung und Kontierung, und sorgst mit klarer Priorisierung dafür, dass im Alltag alles läuft. Viel Verantwortung, echter Gestaltungsspielraum, kurze Wege und sehr gute Entwicklungsperspektive.

Deine Aufgaben

• Office und Backoffice Verantwortung – Du hältst unsere internen Abläufe stabil und sorgst für klare Strukturen im Tagesgeschäft, von Dokumentenablage bis Termin- und Reisemanagement.
• Vorbereitende Buchhaltung und Controlling – Du erfasst Belege, bereitest sie sauber auf, kontierst korrekt, behältst Budgets im Blick und arbeitest eng mit der Steuerkanzlei zusammen, verantwortest die Buchhaltung gemeinsam.
• HR Administration und Recruiting Support – Du unterstützt bei Personalsuche und Bewerber‑Screening, koordinierst Interviews, pflegst Unterlagen, übernimmst Urlaubsplanung und Zeiterfassung, unterstützt die Lohnbuchhaltung und wirkst bei Vertragsunterlagen mit, auch für Kooperationen im Bereich Social Media und externe Partner.
• Kommunikation und Schnittstellen Management – Du bist erste Anlaufstelle für Inbound Anrufe und E‑Mails, koordinierst Anliegen intern, übernimmst bei Bedarf erste Support‑Rückfragen von Kunden und Interessenten und sorgst für saubere Übergaben.
• Organisation von Events und Reisen – Du planst Messen und Events organisatorisch, buchst Reisen und koordinierst Logistik, begleitest uns bei Bedarf vor Ort.
• Präsentationen und Datenarbeit – Du erstellst Präsentationen, bereitest Inhalte für Termine vor und unterstützt teamübergreifend bei strukturierter Datenerfassung und Pflege.
• Unterstützung der Geschäftsführung und Entwicklungsperspektive – Du entlastest die Geschäftsführung in operativen und ausgewählten strategischen Themen. Perspektivisch kannst du dich entweder als Assistenz der Geschäftsführung weiterentwickeln oder bei entsprechender Interesse und Performance schrittweise Verantwortung als People und Culture Manager übernehmen, inklusive Aufbau von HR Prozessen, Kulturthemen und interner Teamorganisation.

Dein Profil

• Erfahrung und Ausbildung – Mehrjährige Berufserfahrung im Backoffice, Office Management, HR Administration oder vorbereitender Buchhaltung. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufleute, Steuerfachangestellte oder ein passendes Studium im Bereich BWL, Personal oder ähnliches.
• Buchhaltung und Zahlenverständnis – Sicher im Umgang mit Belegerfassung, Kontierung und vorbereitender Buchhaltung. Begriffe wie BWA, Kostenstellen, Zahlungsflüsse und Budgetkontrolle sind keine Fremdwörter für dich. Idealerweise Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien und in der Vorbereitung der Lohnbuchhaltung.
• Tool Fit und Datenkompetenz – Routine mit Tools wie DATEV, Lexoffice oder Buchhaltungsbutler. Sehr sicher in Excel, inklusive Datenpflege, Formeln und sauberer Auswertung. Generell hohe Tool‑Affinität und Freude daran, Prozesse digital abzubilden.
• Kommunikation und Arbeitsweise – Du sprichst fließend Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und sehr gutes Englisch. Du arbeitest strukturiert, diskret und verbindlich, und du kommunizierst klar mit Team, Kunden und externen Stellen.
• Ownership und Durchsetzung – Hands‑on Mentalität. Du siehst, was fehlt, priorisierst pragmatisch und setzt Themen sauber um, auch wenn nicht alles vorgegeben ist. Du kannst freundlich, aber klar sein, wenn es nötig ist.
• Recht und Verträge als Plus – Hilfreich sind Grundkenntnisse in Vertragsverwaltung oder Vertragsgestaltung, etwa für Arbeitsverträge, Freelancer‑Vereinbarungen oder Social‑Media‑Kooperationen.
• Nice to have – Führerschein Klasse B wünschenswert. Interesse an Technologie, Automatisierung, AI‑Tools und Startup‑Umfeld. Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und perspektivisch in Richtung People und Culture oder als Assistenz der Geschäftsführung weiter zu wachsen.

Warum wir?

• Produkt mit echtem Nutzen und starkem Markt, hoher Kundenzufriedenheit
• Kurze Wege, schnelle Entscheidungen, wenig Politik, Startup‑Tempo
• Viel Gestaltungsspielraum in Backoffice, HR und vorbereitender Buchhaltung
• Modernes Büro in Köln, office first, home‑office friendly je nach Aufgabenlage
• Moderne Ausstattung und passende Tools für produktives Arbeiten
• Weiterbildung durch Schulungen
• Klare Entwicklungsperspektive Richtung Assistenz der Geschäftsführung oder People und Culture Managerin
• Teamkultur mit Spirit, hohe Eigenverantwortung, kein Micromanagement

Stellenprofil

• Erfahrungslevel: Mid Professional oder Junior mit ersten Berufserfahrungen
• Arbeitsort: Vor Ort im modernen Büro in Köln (Office first, Home‑office friendly)
• Anstellungsart: Vollzeit 40 h pro Woche