Executive Assistant

Proton wurde 2014 von Wissenschaftlern des CERN gegründet mit der einfachen Wahrheit: Privatsphäre ist ein fundamentales Menschenrecht. Seitdem haben wir den weltweit größten verschlüsselten E-Mail-Dienst (Proton Mail) aufgebaut und sind in Proton VPN, Proton Drive, Proton Pass und Proton Calendar expandiert – Werkzeuge, die von Millionen weltweit genutzt werden, um ihre Freiheit zu schützen, Zensur zu bekämpfen und ihre Daten sicher zu halten. In einigen Situationen hat Proton buchstäblich Leben gerettet!

Wir sind profitabel, unabhängig (keine VC-Kontrolle) und stellen selektiv aus den besten ~1% der Bewerber ein. Unser Team von über 500 Mitgliedern aus mehr als 50 Ländern kommt aus führenden Organisationen und Elite-Universitäten. Wir arbeiten schnell, halten die Hierarchie leicht und priorisieren den Einfluss über die Optik. Wenn Sie bedeutungsvolle Arbeit mit außergewöhnlich hochqualifizierten Menschen leisten möchten, sind Sie hier genau richtig. Schließen Sie sich uns an und tun Sie Arbeit, auf die Sie wirklich stolz sein können.

Die Rolle

Dies ist die erste Einstellung eines Executive Assistant bei Proton. Sie arbeiten direkt mit dem CEO zusammen, halten seinen Zeitplan, die Logistik und den täglichen Ablauf reibungslos, damit er sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Die Rolle beginnt mit einem Minimum von 50% und ist darauf ausgelegt, zu wachsen: Mit wachsendem Vertrauen werden auch Ihre Verantwortlichkeiten zunehmen.

Wir suchen jemanden am Anfang seiner Karriere oder jemanden, der Flexibilität schätzt und etwas von Grund auf neu aufbauen möchte, zusammen mit einem schnelllebigen Führungsteam. Was am wichtigsten ist, sind nicht die Jahre an Erfahrung, sondern Zuverlässigkeit, Diskretion, gutes Urteilsvermögen und eine echte Bereitschaft, alles zu tun, was nötig ist; für diese Rolle ist keine Aufgabe zu klein.

Was Sie tun werden

• Verwalten Sie den Kalender des CEO: Planen und verschieben Sie Meetings, schützen Sie fokussierte Arbeitszeiten und stellen Sie sicher, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit geschehen.
• Kennen Sie den Zeitplan des CEO gut genug, um in seinem Namen zu koordinieren – an welchen Tagen er keine Meetings annimmt, wann er reist, was vor oder nach einer Verpflichtung passiert, damit keine Zeit falsch gebucht wird.
• Buchen Sie Meetings und koordinieren Sie direkt mit internen und externen Stakeholdern, wobei Sie die Präferenzen des CEO klar und professionell vertreten.
• Koordinieren Sie Meetings des Führungsteams, Management-Reviews und Vorstandssitzungen, einschließlich Logistik und Nachverfolgung.
• Übernehmen Sie die Reiseplanung von A bis Z: Flüge, Hotels, Transport, Reiserouten und alle Änderungen auf dem Weg.
• Kümmern Sie sich nach Bedarf um persönliche Aufgaben und Besorgungen – dies ist eine Rolle, in der keine Aufgabe unter Ihnen steht und Hilfsbereitschaft Teil des Jobs ist.
• Unterstützen Sie ad-hoc Projekte, wenn sie auftauchen, mit minimaler Anleitung und guter Nachverfolgung.

Wer Sie sind

• Zuverlässig über alles: Wenn Sie sagen, dass Sie etwas tun werden, wird es erledigt. Keine Erinnerungen nötig.
• Diskret: Sie werden Zugang zu sensiblen Informationen haben und behandeln diese mit der Ernsthaftigkeit, die sie verdienen.
• Schneller Lerner: Sie erfassen Dinge schnell, stellen gute Fragen und machen denselben Fehler nicht zweimal.
• Ruhig und organisiert unter Druck: Wenn sich Pläne ändern – und das werden sie – passen Sie sich ohne Drama an.
• Ein klarer Kommunikator in Englisch, schriftlich und mündlich; zusätzliche Sprachen (insbesondere Deutsch oder Französisch) sind ein echter Vorteil.
• Ehrlich hilfsbereit: Sie denken in Bezug auf das, was erledigt werden muss.

Was wir bieten

• Arbeit, die zählt: Millionen von Menschen vertrauen Proton mit ihrer Privatsphäre. Wir antworten nur unseren Nutzern – nicht Werbetreibenden, nicht Investoren mit widersprüchlichen Agenden, nicht Regierungen. Die Arbeit, die Sie hier leisten, ist real, und die Auswirkungen sind messbar.
• Aktienoptionen: Bei Proton haben wir alle die Möglichkeit, Eigentümer des Unternehmens zu werden. Ab dem ersten Tag haben Sie einen echten Anteil an dem, was wir aufbauen.
• Technologie: Sie erhalten die richtige Hardware und Software, die Sie benötigen, um Ihre beste Arbeit zu leisten.
• Lernen und Entwicklung: Wir investieren in Ihr Wachstum, denn scharfe Köpfe machen uns besser.
• Mitarbeiterleistungen: Ihr Wohlbefinden ist kein Nachgedanke. Wir bieten umfassende Gesundheitsversorgung, solide Altersvorsorge, großzügige Urlaubstage und Unterstützung für Ihr Wohlbefinden.
• Persönliche Zusammenarbeit: Unglaubliche Dinge geschehen, wenn leidenschaftliche, kluge und zielgerichtete Menschen im selben Raum zusammenkommen.
• Essen: Mittagessen und Snacks gehen jeden Tag auf uns, damit Sie sich auf die Arbeit konzentrieren können und nicht darauf, was es zum Mittagessen gibt.
• Transport: Der Weg ins Büro sollte Sie nichts kosten. Wir übernehmen die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Fahrradzulagen oder Parkplätze, je nachdem, was für Sie funktioniert.
• Flexible Arbeitszeiten: Sie bestimmen Ihren Zeitplan. Setzen Sie Stunden fest, die für Sie und Ihr Team funktionieren – denn Ergebnisse zählen mehr als die Uhrzeit, zu der Sie angefangen haben.

Unser Engagement für Vielfalt und Inklusion

Bei Proton glauben wir, dass Vielfalt Innovation antreibt und unsere Mission stärkt, Privatsphäre als Standard für alle bereitzustellen. Wir setzen uns dafür ein, ein integratives Umfeld zu fördern, in dem alle Personen, unabhängig von Rasse, Ethnie, Geschlecht, Alter, sexueller Orientierung, körperlicher Fähigkeit oder sozioökonomischem Hintergrund, geschätzt und ermächtigt werden. Wir streben danach, Chancengleichheit zu schaffen, offenen Dialog zu fördern und kontinuierliches Lernen zu unterstützen, um sicherzustellen, dass jede Stimme gehört und respektiert wird.

Wenn Sie während des Einstellungsprozesses zusätzliche Unterstützung oder angemessene Anpassungen benötigen, lassen Sie es bitte Ihren Talentpartner wissen.