Operations Manager:in [Berufs- oder Quereinsteiger willkommen!]

Unser ProVeg Büro ist nicht nur ein Ort zum Arbeiten, sondern ein Ort, an dem du Teil einer Gemeinschaft bist. Hier entstehen Visionen für eine nachhaltige Zukunft, und der Austausch mit engagierten Kolleg*innen inspiriert deinen Arbeitsalltag. Dabei trägst du aktiv zu einer entspannten, angenehmen und offenen Arbeitsatmosphäre bei. Wir suchen eine*n Workplace & Operations Manager (all genders), welche*r unsere pflanzliche Mission lebt und unser Berliner Büro zu einem Ort macht, an dem sich alle wohlfühlen und unterstützt werden.

Administrative Aufgaben:

• Reisemanagement: Du bist verantwortlich für unser Reisemanagement Tool und operatives Reisemanagement (Ausstellung von Bahncards, Erstellung von Perk Accounts, Trouble Shooting).
• Einkauf und Verwaltung: Du koordinierst Bestellungen, prüfst Rechnungen, bearbeitest Post- und Warensendungen und übernimmst Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Kredit- und Bankdaten (Schattenbuchhaltung).
• Prozessoptimierung: Du prüfst bestehende Prozesse selbständig und entwickelst fundierte Verbesserungsvorschläge zur kontinuierlichen Optimierung unserer Abläufe.
• Verwaltung sämtlicher Schlüssel und elektronischer Zugänge.
• Betriebsärztliche Meetings und die Umsetzung der empfohlenen Anpassungen.
• Inhaltliche Ausgestaltung des internen Wiki.

Büro/Workplace Aufgaben:

• Büroorganisation & Kommunikation: Du bist eine erste Ansprechperson für allgemeine Fragen im Bereich Workplace Management und unterstützt bei der internen Kommunikation.
• Empfang und Betreuung: Du nimmst Besucherinnen freundlich in Empfang und koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleisterinnen.
• Büroorganisation: Du übernimmst eigenständig die Ordnung und Organisation in der Küche und sorgst dafür, dass Lebensmittel immer ausreichend vorhanden sind. Du hilfst aktiv dabei mit, unsere Büroräume ansprechend zu gestalten und zu optimieren.
• Interne Events & Mitarbeitenden-Erlebnis: Du unterstützt bei der Planung und Durchführung interner Events (Sommerfest, Weihnachtsfeier etc.) und hilfst bei Initiativen, die das Miteinander fördern.
• Externe Events: Du koordinierst externe Events (Kommunikation, Verträge, Zugänge etc.) und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher.
• Facility Management: Du koordinierst Reinigung, Reparaturen und Instandhaltung sowie die Organisation von Umzügen und Büroveränderungen.

Benötigte Qualifikationen:

• Bachelor oder 4 Jahre relevante Berufserfahrungen im Workplace/Office Management, in der Verwaltung oder im Dienstleistungssektor.
• Du verfügst über gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bist mit Microsoft Office, Libre Office und Google Docs vertraut.
• Du identifizierst dich mit den Zielen von ProVeg und legst großen Wert auf Nachhaltigkeit.
• Du hast Freude daran, neue Aufgaben zu übernehmen und kreative Lösungen zu entwickeln.
• Körperliche Belastbarkeit & "hands on" Mentalität.

Zusatzqualifikationen (nice to have):

• Erfahrung mit Projektmanagement-Software.
• Erfahrung im NGO Sektor oder in serviceorientierten Berufen.

Hinweis: Für diese Stelle ist eine Junior Position möglich! Wir wollen auch Berufseinsteiger*innen oder Quereinsteiger*innen ermutigen, sich auf diese Stelle zu bewerben. Bitte schick uns deine Bewerbung und Motivation für diese Stelle, auch wenn du die oben genannten Anforderungen noch nicht erfüllst, wir begleiten dich gern bei deinem Berufseinstieg oder Wechsel!

Flexible Arbeitszeiten mit der Option, Überstunden durch Freizeit auszugleichen. Die Option, temporär aus dem Ausland zu arbeiten (unter Beachtung der Obergrenze von 183 Tagen/Jahr). 25 Tage Basisurlaub (FTE) plus ein zusätzlicher Urlaubstag jährlich mehr (weitere Urlaubstage können über kleine Gehaltsanpassungen dazu "gekauft" werden). Ein wertschätzendes Arbeitsklima in einem hochmotivierten Team. Starker Fokus auf die persönliche Entwicklung und ein ausgewiesenes Weiterbildungsbudget. Bereitstellung eines Arbeitslaptops und Zugang zu einem gut ausgestatteten Büro in Berlin Tiergarten.

Und last but not least: Werde Teil eines großartigen Teams und arbeite mit uns an einer Welt, in der alle leckere und gesunde Lebensmittel wählen, die gut für Menschen, Tiere und unseren Planeten sind.

Wann? Falls du mit einer Behinderung, einer gesundheitlichen Beeinträchtigung und/oder Neurodiversität lebst, teile uns bitte mit, wie wir den Bewerbungsprozess anpassen und unterstützen können.