Executive Assistant Management & Business Support (m/w/d)

Sie behalten auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig zusammenlaufen, denken vorausschauend und verstehen es, Führungskräften den Rücken freizuhalten? Dann erwartet Sie hier eine vielseitige und verantwortungsvolle Position im direkten Managementumfeld. Als zentrale Schnittstelle zwischen Führungsteam, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern sorgen Sie dafür, dass Prozesse effizient ablaufen und wichtige Themen professionell koordiniert werden.

Dabei übernehmen Sie weit mehr als klassische Assistenzaufgaben:

• Sie unterstützen das Management proaktiv bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf.
• Als zentrale Schnittstelle koordinieren Sie die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten sowie internen Fachbereichen und stellen einen effizienten Informationsfluss sicher.
• Besprechungen, Veranstaltungen und Besucherprogramme planen und organisieren Sie eigenständig – von der Raum- und Technikplanung bis zur gesamten Ablaufkoordination.
• Geschäftsreisen des Managements organisieren Sie umfassend, inklusive Reisebuchungen, Terminabstimmungen, Visa-Anträgen und Reisekostenabrechnungen.
• Präsentationen, Managementunterlagen und Reportings bereiten Sie professionell und adressatengerecht auf.
• Sie begleiten und organisieren unternehmensweite Veranstaltungen sowie gemeinnützige Aktivitäten und übernehmen dabei auch Budgetverantwortung.
• Verträge, rechtliche Dokumente und entscheidungsrelevante Unterlagen bereiten Sie sorgfältig zur Unterschriftsreife auf.
• Interne und externe Kommunikationsthemen koordinieren Sie eigenständig und unterstützen bei Pressemitteilungen, Social-Media-Inhalten und Unternehmensnewslettern.
• Sie erkennen Optimierungspotenziale in organisatorischen Abläufen und bringen eigene Ideen aktiv ein.

Ihre Fähigkeiten:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene bringen Sie bereits mit.
• Der professionelle Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook, ist für Sie selbstverständlich.
• Idealerweise verfügen Sie über erste Erfahrungen im Umgang mit SAP.
• Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und hervorragendes Selbstmanagement aus.
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein gehören zu Ihren größten Stärken.
• Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und behalten auch bei hoher Auslastung den Überblick.
• Kommunikationsstärke sowie ein souveränes Auftreten auf allen Hierarchieebenen runden Ihr Profil ab.
• Sie verfügen über Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Das wird Ihnen geboten:

• Einfach bewerben – ganz ohne Anschreiben.
• Moderner Arbeitsplatz & entspannte Atmosphäre.
• Ein Team, das wirklich zusammenhält.
• Flexible Home-Office-Möglichkeiten & echte Work-Life-Balance.
• Gesundheitsangebote, die Sie wirklich nutzen können.
• Fahrtkostenzuschuss on top.
• Für Bewerber:innen komplett kostenlos.

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass postalisch zugesandte Unterlagen nicht zurückgesendet werden. Ihre Unterlagen und Ihre Bewerberdaten mit Personenbezug werden nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) verarbeitet.

Diese Position ist zwischen 50.000 € und 58.000 € brutto jährlich dotiert.