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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Office Management-Team bei täglichen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Arbeitgeber: Publishing Factory SA bietet ein dynamisches Arbeitsumfeld im Herzen von Lausanne.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Teamevents und eine angenehme Bürokultur.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest autonom, flexibel und organisiert sein sowie G-Suite und Excel beherrschen.
- Andere Informationen: Physische Anstrengungen sind Teil des Jobs, also sei bereit, aktiv zu sein!
Vous devez valider une année de stage pour poursuivre vos études? Vous cherchez un stage d’un an en entreprise dans un environnement dynamique? Vous êtes motivé(e) à prendre la relève de notre stagiaire pré-HEG actuel? Vous intégrerez notre département Office Management composé de 5 personnes, vous apporterez votre soutien dans notre gestion quotidienne et contribuerez activement au bon déroulement des opérations pour Publishing Factory SA et ses sociétés clientes. Important : ce poste implique des efforts physiques. Vous serez amené à régulièrement enlever, déplacer et transporter du matériel parfois relativement lourd.
Vos principales missions seront de :
- Gestion des infrastructures et bureaux : Vous soutenez l'équipe afin de garantir un cadre de travail agréable à tous les salariés. Vous participez aussi bien à l’aménagement des bureaux, aux déménagements qu’au respect et à la bonne application des normes de sécurité (entretien et maintenance des bâtiments, des installations). Vous suivez les procédures et checklists en place afin de garantir le bon fonctionnement du département et satisfaire nos clients (gestion et suivi de l'économat et des stocks). Vous faites face aux urgences et demandes quotidiennes.
- Gestion des services généraux : organisation logistique, organisation d’évènements, gestion des salles de réunions sont votre quotidien.
- Gestion administrative : tâches liées au secrétariat (telles que l'accueil des visiteurs et livreurs, réception des appels téléphoniques, traitement du courrier et des envois postaux, traitement des demandes internes par ticket, déplacement chez nos différents administrateurs etc...).
- Gestion du matériel : Inventaire et installation des postes de travail (écrans, docking, clavier, souris etc…). Traitement du premier niveau de ticket du pôle informatique.
Votre profil : Si vous aimez mettre les mains dans le cambouis ; Si vous êtes autonome, flexible et êtes prêt à prendre des initiatives ; Si votre curiosité et votre fiabilité ont su faire leur preuve (ce sont des atouts précieux pour notre équipe); Si vous êtes organisé et disposez de qualités relationnelles aussi bien que rédactionnelles ; Si vous maitrisez les outils informatiques usuels et tout particulièrement G-Suite et Excel; Alors vous êtes le candidat qu’il nous faut !
Nous offrirons aux candidats retenus de nombreuses possibilités d’évolution de carrière. Installés au cœur de Lausanne dans un cadre de travail spacieux, agréable, chaleureux, vous y bénéficierez d’une vie d’entreprise animée et collaborative, où l’engagement au travail va de pair avec une culture du bien-vivre ensemble (événements d’entreprise, sports, activités et clubs portés par nos salariés…).
Assistant Office Manager - Stagiaire Pré Heg/hes Stage À 100% - À Pourvoir Dès J Arbeitgeber: Publishing Factory SA
Kontaktperson:
Publishing Factory SA HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistant Office Manager - Stagiaire Pré Heg/hes Stage À 100% - À Pourvoir Dès J
✨Tip Nummer 1
Zeige deine Motivation und dein Interesse an der Position, indem du dich über die Unternehmenskultur von Publishing Factory SA informierst. Besuche ihre Website und soziale Medien, um mehr über ihre Projekte und Werte zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking-Möglichkeiten, um Kontakte innerhalb des Unternehmens oder der Branche zu knüpfen. Besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit Office Management oder verwandten Bereichen zu tun haben, um potenzielle Ansprechpartner zu treffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, die sich auf deine Flexibilität und Problemlösungsfähigkeiten beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du in stressigen Situationen reagiert hast.
✨Tip Nummer 4
Demonstriere deine organisatorischen Fähigkeiten, indem du ein kleines Projekt oder eine Aufgabe planst und durchführst, bevor du dich bewirbst. Dies zeigt, dass du proaktiv bist und bereit, Verantwortung zu übernehmen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistant Office Manager - Stagiaire Pré Heg/hes Stage À 100% - À Pourvoir Dès J
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherche: Informiere dich über Publishing Factory SA und deren Arbeitsumfeld. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen für die Stelle zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position des Assistant Office Manager wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit Bürosoftware wie G-Suite und Excel.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du an dieser Stelle interessiert bist und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Unterstützung des Teams beitragen können. Hebe deine Flexibilität und Eigeninitiative hervor.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständige Bewerbung über unsere Website ein. Achte darauf, dass alle Dokumente korrekt formatiert und fehlerfrei sind, bevor du sie hochlädst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Publishing Factory SA vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du im Bereich Office Management übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da du in einem Team von fünf Personen arbeiten wirst, ist es wichtig, deine Teamfähigkeit zu betonen. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit effektiv mit anderen zusammengearbeitet hast.
✨Hebe deine Flexibilität hervor
In der Stellenbeschreibung wird Flexibilität gefordert. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du dich an verschiedene Situationen anpassen kannst und welche Initiativen du in der Vergangenheit ergriffen hast, um Herausforderungen zu meistern.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Position viele organisatorische Aufgaben umfasst, solltest du konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten parat haben. Zeige, wie du in der Vergangenheit Projekte oder Aufgaben erfolgreich geplant und umgesetzt hast.
