Assistant Office Manager - Stagiaire pré HEG/HES Stage à 100 - à pourvoir dès juin 2025
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Lausanne Vollzeit Kein Home Office möglich
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Publishing Factory SA

Auf einen Blick

  • Aufgaben: Unterstütze das Office Management und sorge für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen.
  • Arbeitgeber: Publishing Factory SA ist ein wachsendes Unternehmen, das Partnern hilft, ihre Geschäfte erfolgreich zu führen.
  • Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Events und eine dynamische Unternehmenskultur warten auf dich.
  • Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte die Zukunft des Unternehmens aktiv mit.
  • Gewünschte Qualifikationen: Du solltest selbstständig, flexibel und organisiert sein sowie gute IT-Kenntnisse haben.
  • Andere Informationen: Der Job erfordert körperliche Anstrengung, also sei bereit, auch mal schwerere Dinge zu bewegen.

Chez Publishing Factory SA, nous donnons à nos partenaires les moyens de réussir en leur fournissant tous les outils et services essentiels pour développer leur activité. De la gestion des abonnements et des campagnes marketing à l\’encaissement et la réconciliation bancaire, en passant par l\’hébergement de contenu, le reporting et la relation client, nous sommes le moteur opérationnel de leur succès.

Nos partenaires ne se contentent pas d\’éditer du contenu : ils révolutionnent le marketing direct. Grâce à des process et des outils innovants, ils repoussent chaque jour les limites de leur métier pour impacter des millions de personnes.

Pourquoi nous rejoindre ?

Une aventure unique, au sein d\’une entreprise en pleine croissance, réunissant 150 talents à Lausanne.

Un impact concret : 2 millions de clients fidélisés autour de thématiques passionnantes comme la santé, les médecines alternatives, l\’économie, la finance et l\’immobilier.

L\’opportunité de construire l\’avenir avec nous : nous ne faisons que commencer et vous pouvez écrire la suite de l\’histoire

Nos valeurs : liberté d\’entreprendre, excellence, bienveillance, transparence et esprit d\’équipe. Si ces principes vous parlent, alors notre offre est faite pour vous.

Nous recrutons notre futur :

Assistant Office Manager – Stagiaire pré HEG/HES

Stage à 100% – à pourvoir dès juin 2025

Vous devez valider une année de stage pour poursuivre vos études? Vous cherchez un stage d\’un an en entreprise dans un environnement dynamique? Vous êtes motivé(e) à prendre la relève de notre stagiaire pré-HEG actuel?

Vous intégrerez notre département Office Management composé de 5 personnes, vous apporterez votre soutien dans notre gestion quotidienne et contribuerez activement au bon déroulement des opérations pour Publishing Factory SA et ses sociétés clientes.

Important : ce poste implique des efforts physiques. Vous serez amené à régulièrement enlever, déplacer et transporter du matériel parfois relativement lourd.

Vos principales missions seront de :

  • Gestion des infrastructures et bureaux : Vous soutenez l\’équipe afin de garantir un cadre de travail agréable à tous les salariés.

  • o Vous participez aussi bien à l\’aménagement des bureaux, aux déménagements qu\’au respect et à la bonne application des normes de sécurité (entretien et maintenance des bâtiments, des installations).

    o Vous suivez les procédures et checklists en place afin de garantir le bon fonctionnement du département et satisfaire nos clients (gestion et suivi de l\’économat et des stocks)

    o Vous faites face aux urgences et demandes quotidiennes

  • Gestion des services généraux : organisation logistique, organisation d\’évènements, gestion des salles de réunions sont votre quotidien.

  • Gestion administrative : tâches liées au secrétariat (telles que l\’accueil des visiteurs et livreurs, réception des appels téléphoniques, traitement du courrier et des envois postaux, traitement des demandes internes par ticket, déplacement chez nos différents administrateurs etc…)

  • Gestion du matériel : Inventaire et installation des postes de travail (écrans, docking, clavier, souris etc…)

  • Traitement du premier niveau de ticket du pôle informatique

  • Votre profil :

    Si vous aimez mettre les mains dans le cambouis;

    Si vous êtes autonome, flexible et êtes prêt à prendre des initiatives;

    Si votre curiosité et votre fiabilité ont su faire leur preuve (ce sont des atouts précieux pour notre équipe);

    Si vous êtes organisé et disposez de qualités relationnelles aussi bien que rédactionnelles;

    Si vous maitrisez les outils informatiques usuels et tout particulièrement G-Suite et Excel;

    Alors vous êtes le candidat qu\’il nous faut

    Nous offrirons aux candidats retenus de nombreuses possibilités d\’évolution de carrière. Installés au cœur de Lausanne dans un cadre de travail spacieux, agréable, chaleureux, vous y bénéficierez d\’une vie d\’entreprise animée et collaborative, où l\’engagement au travail va de pair avec une culture du bien-vivre ensemble (événements d\’entreprise, sports, activités et clubs portés par nos salariés…).

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    Publishing Factory SA

    Kontaktperson:

    Publishing Factory SA HR Team

    StudySmarter Bewerbungstipps 🤫

    So bekommst du den Job: Assistant Office Manager - Stagiaire pré HEG/HES Stage à 100 - à pourvoir dès juin 2025

    Tip Nummer 1

    Informiere dich über die Unternehmenskultur von Publishing Factory SA. Zeige in deinem Gespräch, dass du ihre Werte wie Freiheit, Exzellenz und Teamgeist teilst. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

    Tip Nummer 2

    Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Flexibilität und Eigenverantwortung zu nennen. Überlege dir Situationen, in denen du Initiative ergriffen hast oder Probleme selbstständig gelöst hast, um deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.

    Tip Nummer 3

    Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Branche und das Unternehmen zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der bereits dort arbeitet oder gearbeitet hat. Solche Informationen können dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.

    Tip Nummer 4

    Sei bereit, Fragen zur Organisation von Veranstaltungen und zur Verwaltung von Büromaterialien zu beantworten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Aufgaben angegangen bist und welche Tools du verwendet hast, um effizient zu arbeiten.

    Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistant Office Manager - Stagiaire pré HEG/HES Stage à 100 - à pourvoir dès juin 2025

    Organisationstalent
    Flexibilität
    Eigenverantwortung
    Initiativgeist
    Zuverlässigkeit
    Teamfähigkeit
    Kommunikationsfähigkeiten
    Vertrautheit mit G-Suite
    Excel-Kenntnisse
    Grundkenntnisse in der IT
    Erfahrung im Büro-Management
    Fähigkeit zur Problemlösung
    Physische Belastbarkeit
    Aufmerksamkeit für Details

    Tipps für deine Bewerbung 🫡

    Unternehmensrecherche: Informiere dich über Publishing Factory SA. Besuche ihre Website, um mehr über die Unternehmenskultur, die angebotenen Dienstleistungen und die Werte zu erfahren, die sie vertreten.

    Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit Bürosoftware wie G-Suite und Excel.

    Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du an dieser Position interessiert bist und wie deine Werte mit denen des Unternehmens übereinstimmen. Hebe deine Flexibilität, Eigenverantwortung und Teamfähigkeit hervor.

    Überprüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler vorhanden sind und dass alle Informationen klar und präzise formuliert sind.

    Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Publishing Factory SA vorbereitest

    Verstehe die Unternehmenskultur

    Informiere dich über die Werte und die Kultur von Publishing Factory SA. Zeige in deinem Interview, dass du die Prinzipien wie Freiheit, Exzellenz und Teamgeist schätzt und bereit bist, diese zu leben.

    Bereite konkrete Beispiele vor

    Denke an Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder deine Flexibilität unter Beweis gestellt hast. Konkrete Beispiele helfen, deine Eignung für die Rolle zu verdeutlichen.

    Zeige deine Motivation

    Erkläre, warum du dich für das Praktikum als Assistant Office Manager interessierst und was dich an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld reizt. Deine Begeisterung kann einen positiven Eindruck hinterlassen.

    Frage nach den Herausforderungen

    Bereite einige Fragen vor, die sich auf die Herausforderungen des Jobs beziehen. Dies zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, dich aktiv mit den Aufgaben auseinanderzusetzen.

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