Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team im internationalen Logistikumfeld mit Organisation und Kommunikation.
- Unternehmen: Internationales Logistikunternehmen in Hamburg mit dynamischer Arbeitsatmosphäre.
- Vorteile: Verantwortungsvolle Aufgaben, Entwicklungsmöglichkeiten und ein freundliches Team.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitsweise und die Möglichkeit, in einem internationalen Team zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag aktiv mit und übernehme Verantwortung in einem spannenden Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung in Assistenz oder Office Management sowie gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Für ein international aufgestelltes Logistikunternehmen in Hamburg suchen wir mehrere Persönlichkeiten im Bereich Assistenz, Office Management und Standortorganisation. Diese Position ist deutlich mehr als klassische Büroorganisation. Sie arbeiten in einem operativen, internationalen Umfeld, in dem täglich viele Themen, Menschen und Prioritäten zusammenlaufen. Je nach Erfahrung übernehmen Sie entweder eine vielseitige Assistenzfunktion im Office- und Backoffice-Bereich oder eine anspruchsvollere Rolle als Assistenz der Standort- bzw. Niederlassungsleitung mit spürbarer Verantwortung im Tagesgeschäft.
In der seniorigeren Ausprägung unterstützen Sie die Leitung nicht nur organisatorisch, sondern auch in der internen Kommunikation, bei Projekten, Auswertungen, Präsentationen, standortbezogenen Themen und der Koordination unterschiedlicher Schnittstellen. Sie bereiten Informationen auf, halten Themen nach, bringen Struktur in Abläufe und sorgen dafür, dass wichtige Punkte nicht irgendwo zwischen E‑Mail, Meeting und Tagesgeschäft verloren gehen.
Zu Ihren Aufgaben können unter anderem gehören:
- Unterstützung der Standort- bzw. Niederlassungsleitung im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft
- Terminplanung, Kalenderkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen, Protokollen, Übersichten und Entscheidungsvorlagen
- Kommunikation mit Führungskräften, Mitarbeitenden, internen Fachbereichen, Kunden, Gästen und externen Ansprechpartnern
- Koordination standortbezogener Themen, interner Abläufe und organisatorischer Projekte
- Unterstützung bei Onboarding, interner Kommunikation, Reporting, Prozessunterstützung oder HR‑nahen Themen
- Mitwirkung bei internen Informationen, Schreiben, Newslettern oder standortbezogener Kommunikation
- Allgemeine Office‑Management‑ und Backoffice‑Aufgaben im internationalen Logistikumfeld
Diese Position passt zu Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, professionell kommunizieren und Freude daran haben, in einem dynamischen Umfeld Struktur, Verlässlichkeit und Überblick zu schaffen. Sie bringen Erfahrung in Assistenz, Office Management, Teamassistenz, Backoffice, Projektassistenz, kaufmännischer Administration oder einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion mit. Eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer beruflicher Hintergrund ist wünschenswert. Entscheidend ist jedoch vor allem, dass Sie organisatorisch stark sind, professionell auftreten und auch in einem lebendigen Tagesgeschäft den Überblick behalten.
Für die anspruchsvollere Assistenzfunktion sind insbesondere Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, eigenständige Themenkoordination, sehr gute Kommunikation und ein gutes Gespür für Prioritäten wichtig.
Das bringen Sie mit:
- Erfahrung in Assistenz, Office Management, Teamassistenz, Projektassistenz, Backoffice oder kaufmännischer Administration
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Professioneller Umgang mit Mitarbeitenden, Führungskräften, Kunden, Gästen und externen Ansprechpartnern
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
- Verbindliches, freundliches und souveränes Auftreten
- Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Gespür für Prioritäten
- Bereitschaft zur Präsenz am Standort im Hamburger Süden
Von Vorteil sind:
- Erfahrung im Logistik-, Speditions-, Shipping-, Supply‑Chain- oder operativen Umfeld
- Erfahrung mit Onboarding, interner Kommunikation, Projektkoordination, Reporting oder Prozessunterstützung
- Erfahrung in der direkten Unterstützung von Standortleitung, Geschäftsleitung, Niederlassungsleitung oder vergleichbaren Führungsebenen
- SAP‑ oder ERP‑Kenntnisse
- Französischkenntnisse aufgrund des internationalen Konzernumfelds
Sie müssen nicht aus exakt der gleichen Branche kommen. Wichtig ist, dass Sie sich in einem operativen Umfeld wohlfühlen, kommunikativ stark sind und Lust haben, eine sichtbare Rolle in der Standortorganisation zu übernehmen.
Assistenz / Office Management im internationalen Logistikumfeld (m/w/d) Arbeitgeber: punkt.genau GmbH Personalberatung
Unser international aufgestelltes Logistikunternehmen in Hamburg bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und verantwortungsvollen Umfeld zu arbeiten, das weit über klassische Büroorganisation hinausgeht. Wir fördern eine offene und kollegiale Arbeitskultur, in der Teamarbeit und persönliche Entwicklung großgeschrieben werden. Zudem profitieren Sie von vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer klaren Karriereperspektive in einem wachsenden internationalen Markt.
Kontaktdaten:
punkt.genau GmbH Personalberatung Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz / Office Management im internationalen Logistikumfeld (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Assistenz- oder Office Management-Position bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Unternehmen aufnimmst. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und ob es Möglichkeiten gibt, dich vorzustellen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden des Unternehmens über LinkedIn. So bekommst du Insider-Infos und kannst deine Bewerbung gezielt anpassen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die spezifischen Herausforderungen im internationalen Logistikumfeld und überlege dir, wie du deine Erfahrungen in der Assistenz einbringen kannst, um diese zu meistern.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Bewerbung. Außerdem hast du so die Chance, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz / Office Management im internationalen Logistikumfeld (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Wir suchen Persönlichkeiten, die Verantwortung übernehmen und professionell kommunizieren. Lass deine individuelle Note durchscheinen!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere deine Unterlagen gut und achte auf eine übersichtliche Darstellung deiner Erfahrungen und Fähigkeiten. So behältst du den Überblick – genau wie wir es im Tagesgeschäft brauchen!
Sprich unsere Sprache!:Nutze in deinem Anschreiben und Lebenslauf die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenanzeige. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit der Position identifizieren kannst.
Bewirb dich direkt bei uns!:Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei den richtigen Leuten landet und du die besten Chancen hast, uns von dir zu überzeugen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei punkt.genau GmbH Personalberatung vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Zeit nehmen, um mehr über das Logistikunternehmen zu erfahren. Schau dir ihre Website an, lies aktuelle Nachrichten und informiere dich über ihre Projekte. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management und in der Assistenz unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu zeigen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Position viel Kommunikation erfordert, übe, klar und präzise zu sprechen. Achte darauf, dass du sowohl deine Gedanken als auch deine Fragen strukturiert präsentierst. Das zeigt, dass du in einem dynamischen Umfeld gut zurechtkommst.
✨Fragen zur Rolle stellen
Bereite einige Fragen zur Position und den Erwartungen an die Assistenz vor. Das zeigt, dass du proaktiv bist und wirklich verstehen möchtest, wie du zum Erfolg des Teams beitragen kannst. Fragen zu internen Abläufen oder Projekten sind besonders wertvoll.
