Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Standortleitung im internationalen Logistikumfeld und organisiere spannende Projekte.
- Unternehmen: Internationales Logistikunternehmen mit dynamischer Arbeitsatmosphäre in Hamburg.
- Vorteile: Vielfältige Aufgaben, Entwicklungsmöglichkeiten und ein internationales Team.
- Weitere Informationen: Perfekte Gelegenheit für alle, die Organisationstalent und Teamgeist mitbringen.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und gestalte aktiv den Büroalltag in einem lebendigen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung in Assistenz oder Office Management und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Für ein international aufgestelltes Logistikunternehmen in Hamburg suchen wir mehrere Persönlichkeiten im Bereich Assistenz, Office Management und Standortorganisation. Diese Position ist deutlich mehr als klassische Büroorganisation. Sie arbeiten in einem operativen, internationalen Umfeld, in dem täglich viele Themen, Menschen und Prioritäten zusammenlaufen. Je nach Erfahrung übernehmen Sie entweder eine vielseitige Assistenzfunktion im Office- und Backoffice-Bereich oder eine anspruchsvollere Rolle als Assistenz der Standort- bzw. Niederlassungsleitung mit spürbarer Verantwortung im Tagesgeschäft.
In der seniorigeren Ausprägung unterstützen Sie die Leitung nicht nur organisatorisch, sondern auch in der internen Kommunikation, bei Projekten, Auswertungen, Präsentationen, standortbezogenen Themen und der Koordination unterschiedlicher Schnittstellen. Sie bereiten Informationen auf, halten Themen nach, bringen Struktur in Abläufe und sorgen dafür, dass wichtige Punkte nicht irgendwo zwischen E-Mail, Meeting und Tagesgeschäft verloren gehen.
Zu Ihren Aufgaben können unter anderem gehören:
- Unterstützung der Standort- bzw. Niederlassungsleitung im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft
- Terminplanung, Kalenderkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen, Protokollen, Übersichten und Entscheidungsvorlagen
- Kommunikation mit Führungskräften, Mitarbeitenden, internen Fachbereichen, Kunden, Gästen und externen Ansprechpartnern
- Koordination standortbezogener Themen, interner Abläufe und organisatorischer Projekte
- Unterstützung bei Onboarding, interner Kommunikation, Reporting, Prozessunterstützung oder HR-nahen Themen
- Mitwirkung bei internen Informationen, Schreiben, Newslettern oder standortbezogener Kommunikation
- allgemeine Office-Management- und Backoffice-Aufgaben im internationalen Logistikumfeld
Diese Position passt zu Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, professionell kommunizieren und Freude daran haben, in einem dynamischen Umfeld Struktur, Verlässlichkeit und Überblick zu schaffen.
Sie bringen Erfahrung in Assistenz, Office Management, Teamassistenz, Backoffice, Projektassistenz, kaufmännischer Administration oder einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion mit. Eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer beruflicher Hintergrund ist wünschenswert. Entscheidend ist jedoch vor allem, dass Sie organisatorisch stark sind, professionell auftreten und auch in einem lebendigen Tagesgeschäft den Überblick behalten.
Für die anspruchsvollere Assistenzfunktion sind insbesondere Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, eigenständige Themenkoordination, sehr gute Kommunikation und ein gutes Gespür für Prioritäten wichtig.
Das bringen Sie mit:
- Erfahrung in Assistenz, Office Management, Teamassistenz, Projektassistenz, Backoffice oder kaufmännischer Administration
- sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse
- sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
- ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- professioneller Umgang mit Mitarbeitenden, Führungskräften, Kunden, Gästen und externen Ansprechpartnern
- sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
- verbindliches, freundliches und souveränes Auftreten
- Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Gespür für Prioritäten
- Bereitschaft zur Präsenz am Standort im Hamburger Süden
Von Vorteil sind:
- Erfahrung im Logistik-, Speditions-, Shipping-, Supply-Chain- oder operativen Umfeld
- Erfahrung mit Onboarding, interner Kommunikation, Projektkoordination, Reporting oder Prozessunterstützung
- Erfahrung in der direkten Unterstützung von Standortleitung, Geschäftsleitung, Niederlassungsleitung oder vergleichbaren Führungsebenen
- SAP- oder ERP-Kenntnisse
- Französischkenntnisse aufgrund des internationalen Konzernumfelds
Sie müssen nicht aus exakt der gleichen Branche kommen. Wichtig ist, dass Sie sich in einem operativen Umfeld wohlfühlen, kommunikativ stark sind und Lust haben, eine sichtbare Rolle in der Standortorganisation zu übernehmen.
Assistenz / Office Management im internationalen Logistikumfeld (m/w/d) Arbeitgeber: punkt.genau Personalberatung
Unser international aufgestelltes Logistikunternehmen in Hamburg bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und verantwortungsvollen Umfeld zu arbeiten, das weit über klassische Büroorganisation hinausgeht. Wir fördern eine offene und kollegiale Arbeitskultur, in der Teamarbeit und persönliche Entwicklung großgeschrieben werden. Zudem profitieren Sie von vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer attraktiven Work-Life-Balance, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Karriere in einem spannenden internationalen Kontext voranzutreiben.
Kontaktdaten:
punkt.genau Personalberatung Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz / Office Management im internationalen Logistikumfeld (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Logistikbranche zu knüpfen. Sprich mit Leuten, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten, und frage nach ihren Erfahrungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten an die spezifischen Anforderungen der Stelle anpasst. Zeige, dass du die Organisation und ihre Werte verstehst!
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle siehst, bewirb dich direkt über unsere Website. Warte nicht darauf, dass die perfekte Gelegenheit zu dir kommt – mach den ersten Schritt!
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! In der Assistenz ist es wichtig, klar und professionell zu kommunizieren. Übe, wie du Informationen strukturiert und verständlich präsentieren kannst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz / Office Management im internationalen Logistikumfeld (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Begeisterung für die Position durchscheinen.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere deine Unterlagen gut, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Betone deine Erfahrungen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Office Management oder in der Assistenz. Zeige auf, wie du in der Vergangenheit Verantwortung übernommen hast und welche Erfolge du erzielt hast.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnellstmöglich bearbeiten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei punkt.genau Personalberatung vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Zeit nehmen, um mehr über das Logistikunternehmen zu erfahren. Schau dir ihre Website an, lies aktuelle Nachrichten und informiere dich über ihre Projekte. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management und in der Assistenz unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele während des Interviews zu teilen, um zu zeigen, wie du in ähnlichen Situationen erfolgreich warst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Position viel Kommunikation erfordert, achte darauf, während des Interviews klar und präzise zu sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, damit du auch in stressigen Situationen den Überblick behältst und professionell auftrittst.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen zur Unternehmenskultur und den Erwartungen an die Rolle vor. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, herauszufinden, ob das Unternehmen gut zu dir passt. Fragen wie 'Wie wird Teamarbeit hier gefördert?' können wertvolle Einblicke geben.
