Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Reisen, verwalte das Büro und unterstütze das Team bei Projekten.
- Unternehmen: Pupil Labs, ein innovatives Unternehmen im Bereich Eye Tracking.
- Vorteile: Sechs Wochen Urlaub, internationales Team und ein wunderschönes Büro in Berlin.
- Weitere Informationen: Lerne moderne Tools und entwickle deine Fähigkeiten in einem kreativen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte den Büroalltag aktiv mit.
- Qualifikationen: Fließendes Deutsch und Englisch, Organisationstalent und Teamgeist.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Standort: Berlin
Position: Vollzeit (30–40 Stunden pro Woche). 100% vor Ort im Büro.
Die Rolle
Wir suchen einen Executive Assistant & Office Manager, der gerne Struktur schafft, viele bewegliche Teile koordiniert und sicherstellt, dass nichts durch die Lappen geht. Sie arbeiten eng mit unserem CEO, dem Leiter der F&E und dem weiteren Team zusammen, um den operativen Teil des Unternehmens organisiert zu halten, damit andere sich auf ihre Arbeit konzentrieren können. Keine zwei Wochen werden genau gleich aussehen. Sie könnten eine Geschäftsreise organisieren, einen neuen Kollegen einarbeiten, einen externen Dienstleister koordinieren oder ein Projekt unterstützen, an dem Hunderte von Studienteilnehmern beteiligt sind. Wenn Sie es genießen, anderen zum Erfolg zu verhelfen und Zufriedenheit darin finden, alles reibungslos ablaufen zu sehen, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.
Verantwortlichkeiten
- Organisieren von Geschäftsreisen und Unterkünften
- Das Büro in Berlin reibungslos am Laufen halten, einschließlich Einrichtungen und Büromaterialien
- Koordinieren von externen Dienstleistern
- Unterstützen der HR-Administration und Einarbeitung neuer Teammitglieder
- Verwalten von Rechnungen und anderen administrativen Aufgaben
- Unterstützen interner Projekte wie Teilnehmerrekrutierung, Unternehmensveranstaltungen oder die Einführung neuer administrativer Prozesse
- Dokumentation und wiederkehrende Arbeitsabläufe organisiert und aktuell halten
- Kommunikation mit Teammitgliedern, externen Partnern und anderen Kontakten in Deutsch und Englisch
- Eng mit dem CEO und dem Leiter der F&E zu organisatorischen und administrativen Themen zusammenarbeiten
Anforderungen
- Fließend in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
- Wohnhaft in Berlin mit dem rechtlichen Recht, in Deutschland zu arbeiten
- Hochgradig organisiert und zuverlässig, mit einem Blick dafür, was noch zu tun ist
- Ruhig und pragmatisch, wenn mehrere Dinge gleichzeitig Aufmerksamkeit erfordern
- Freundlich und professionell im Umgang mit einer breiten Palette von Menschen
- Vertraut mit modernen digitalen Tools wie Google Workspace, Notion und KI-Tools
- Bereit, neue Tools und Arbeitsabläufe zu lernen
- Selbstmotiviert und bereit, Initiative zu ergreifen, anstatt auf die Zuweisung jeder Aufgabe zu warten
- Frühere Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, Büroverwaltung, Projektkoordination, Startup-Operationen oder einer ähnlichen Rolle ist von Vorteil, aber nicht erforderlich. Wir sind auch an Personen mit weniger konventionellen Hintergründen interessiert, die auf andere Weise starke organisatorische Fähigkeiten entwickelt haben.
Was Erfolg aussieht
- Meetings sind vorbereitet. Reisen sind gebucht. Rechnungen sind bezahlt. Neue Mitarbeiter fühlen sich willkommen. Besucher haben, was sie brauchen. Das Büro funktioniert. Wichtige Dinge werden nicht vergessen.
- Ein Großteil Ihrer Arbeit könnte unbemerkt bleiben, genau weil alles einfach funktioniert.
Standort
Unser Büro befindet sich in Kreuzkölln, zwei Minuten von der U-Bahn-Station Schönleinstraße entfernt. Dies ist eine Büro-First-Rolle. Wir suchen jemanden, der es genießt, präsent zu sein und eng mit dem Team in Berlin zu arbeiten.
Vorteile
- Kleines, hochinternationales und interdisziplinäres Team
- Kultur der Teilnahme, des Feedbacks und des kontinuierlichen Lernens
- Regelmäßige und vorhersehbare Arbeitszeiten
- Sechs Wochen Urlaub pro Jahr
- Wunderschön gestaltetes Büro im Zentrum von Berlin
- Großer Kaffee
Über Pupil Labs
Eye Tracking ist eine leistungsstarke Möglichkeit, menschliches Verhalten zu verstehen und völlig neue Wege der Interaktion mit Technologie zu schaffen. Bei Pupil Labs ist es unsere Mission, die Grenzen des Eye Trackings durch modernste Technologie und Forschung zu erweitern. Unsere Produkte werden von Tausenden von Menschen auf der ganzen Welt genutzt – von Forschern und Klinikern bis hin zu Elite-Athleten und Astronauten auf der Internationalen Raumstation. Wir sind ein kleines, internationales und interdisziplinäres Team mit Sitz in Berlin.
Executive Assistant & Office Manager Arbeitgeber: Pupil Labs
Pupil Labs ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Berlin eine inspirierende Arbeitsumgebung bietet. Mit 6 Wochen bezahltem Urlaub pro Jahr, einem internationalen Team und regelmäßigen Firmenausflügen fördern wir nicht nur die berufliche Entwicklung, sondern auch das persönliche Wohlbefinden. Hier haben Sie die Möglichkeit, an innovativer Technologie zu arbeiten und aktiv zur Verbesserung unserer Betriebsabläufe beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant & Office Manager erhalten könntest
✨Meetups und Branchenevents besuchen
In der Unternehmensführung sind persönliche Kontakte oft entscheidend. Mach mit bei Branchenevents oder Netzwerktreffen in deiner Region – das könnte die perfekte Gelegenheit sein, um mit jemandem von Pupil Labs ins Gespräch zu kommen und deine Ambitionen zu zeigen!
✨Engagiere dich in Fachkreisen
Schau nach Verbänden oder Foren, die sich mit Unternehmensführung beschäftigen. Dort kannst du nicht nur dein Wissen erweitern, sondern auch wertvolle Kontakte knüpfen. Vielleicht siehst du ja auch eine Stelle bei Pupil Labs über diese Netzwerke!
✨Bewirb dich direkt auf unserer Website
Wir bei StudySmarter speichern alle unsere Stellenangebote auf unserer Website. Schau regelmäßig vorbei und bewirb dich direkt über uns, damit du die besten Chancen hast, gesehen zu werden!
✨Erstelle ein starkes persönliches Online-Profil
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um deine Erfolge in der Unternehmensführung klar darzustellen. Teile Inhalte, die deine Expertise zeigen, und interagiere mit anderen Führungspersönlichkeiten. So steigert sich deine Sichtbarkeit und du wirst für Pupil Labs interessanter!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant & Office Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Führungskompetenzen!:Da du dich für eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung bewirbst, ist es wichtig, konkrete Beispiele für deine Führungskompetenzen in deinem Lebenslauf und Anschreiben zu nennen. Denk an Projekte oder Teams, die du geleitet hast, und welche Erfolge du durch deine Führungsstärke erzielt hast. Das gibt Pupil Labs einen klaren Eindruck von deinem Potenzial.
Zahlen lügen nicht – zeige Ergebnisse!:Unternehmensführung ist stark ergebnisorientiert. Verwende in deinem Lebenslauf quantitative Daten, um deine Leistungen zu untermauern. Vielleicht hast du den Umsatz eines früheren Unternehmens um X% gesteigert oder die Effizienz eines Teams verbessert. Zeige solche Erfolge, um Pupil Labs zu überzeugen, dass du der richtige Kandidat bist!
Betone deine strategische Denkweise:In der Unternehmensführung ist es wichtig, strategisch zu denken. In deinem Anschreiben solltest du darauf eingehen, wie du strategische Entscheidungen getroffen hast und welche Methoden du genutzt hast, um anstehende Herausforderungen zu bewältigen. Das zeigt Pupil Labs, dass du das nötige Rüstzeug für die Rolle mitbringst.
Sei authentisch und leidenschaftlich:Eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung erfordert Engagement und Leidenschaft. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du bei Pupil Labs arbeiten möchtest und was dich an der Unternehmensvision begeistert. Authentizität kommt gut an und kann den Unterschied machen, also bring deine Persönlichkeit zum Ausdruck!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Pupil Labs vorbereitet
✨Mach deine Hausaufgaben: Kenntnis der Branche
Informiere dich über die aktuellen Trends und Herausforderungen in der Unternehmensführung. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein tiefes Verständnis für wichtige Themen hast, wie zum Beispiel Change Management oder Teamentwicklung – das kann dir helfen, das Gespräch in die richtige Richtung zu lenken.
✨Dein Führungstil im Fokus
Bereite dich darauf vor, deinen eigenen Führungsstil zu erläutern und welche Tools oder Methoden du verwendest, um dein Team zu motivieren und zu führen. Das kann alles von agilen Methoden bis hin zu Coaching-Techniken sein – sei bereit, diese konkret zu erläutern.
✨Den Mehrwert für Pupil Labs betonen
Überlege dir konkrete Beispiele aus der Vergangenheit, wie du in früheren Positionen Probleme gelöst oder Verbesserungen erzielt hast. Das zeigt nicht nur deine Erfahrung, sondern auch, wie du einen konkreten Mehrwert für Pupil Labs schaffen kannst.
✨Networking und Beziehungen aufbauen
Nutze die Gelegenheit während des Interviews, um Netzwerke aufzubauen. Stelle Fragen zur Unternehmenskultur und den Teamdynamiken. Dies zeigt dein Interesse an langfristiger Zusammenarbeit und gibt dir wertvolle Einblicke, die dir helfen können, dich in der Rolle wohlzufühlen.
