Specialist, Event Management

Bitte beachten Sie: Diese Rolle erfordert die Fähigkeit, 3 Tage pro Woche vor Ort zu arbeiten, gemäß der Unternehmensrichtlinie.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Eventbetrieb und Logistik
• Programm-Logistik: Koordination der Sitzungslogistik und der Anforderungen an den Veranstaltungsort, einschließlich Raumaufbau, technische Anforderungen, Catering, Dolmetschen und verwandte Aktualisierungen innerhalb der internen Plattform des Forums. Überwachung des Fortschritts, Verwaltung von Änderungen und Kommunikation von Updates an die Stakeholder.
• Essen & Trinken: Koordination der Catering-Vereinbarungen für Teilnehmer und Mitarbeiter, einschließlich spezieller Empfänge.
• Teilnehmer-Logistik: Koordination der Unterbringungs- und Reiseorganisation in Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Anbietern.
• Mitarbeiter-Logistik: Koordination der Registrierung, Reisen, Visa-Prozesse, Unterbringung und interner Kommunikation für das Personal.
• Begleitpersonal: Koordination der Rekrutierung und Bereitstellung von Begleitpersonal, Bewertung der betrieblichen Bedürfnisse, Organisation logistischer Arrangements und Unterstützung bei der Schulung von externem Personal in vor Ort unterstützenden Rollen.
• Transport: Planung und Koordination von Transportdiensten, einschließlich Flughafentransfers, Shuttle-Services, VIP-Transport, Beschilderung und Karten.
• Fracht: Koordination des Versands und der Lieferung von Veranstaltungsmaterialien und -ausrüstung.
• Nachhaltigkeit: Unterstützung der Umsetzung nachhaltiger Veranstaltungspraktiken zur Minimierung der Umweltauswirkungen und Reduzierung von Abfall.
• Betriebliche Projektkoordination: Unterstützung der operativen Koordination von der Planung bis zur Durchführung vor Ort, um die Einsatzbereitschaft über die zugewiesenen Arbeitsströme hinweg sicherzustellen, indem Zeitpläne, Anforderungen, Stakeholder und Dienstleister verwaltet werden. Aufbau effektiver Arbeitsbeziehungen zu internen Teams, Lieferanten, lokalen Behörden und externen Partnern. Koordination von Beschaffungs- und Vertragsaktivitäten im Zusammenhang mit Veranstaltungsdiensten. Anwendung sicherheitsrelevanter Prinzipien und betrieblicher Verfahren während der Veranstaltungsplanung und -durchführung. Unterstützung interner Schulungsinitiativen zu Prozessen, Werkzeugen und Best Practices der Veranstaltungsdurchführung. Beitrag zu Nachbesprechungen nach Veranstaltungen, operativen Überprüfungen und kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen.

Bevorzugte Anforderungen und Erfahrungen:

• Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Gastgewerbe, Eventmanagement, Logistik, Betriebsmanagement oder einem anderen relevanten Bereich.
• Über 3 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Betrieb, Logistik, Veranstaltungsbetrieb oder verwandten Bereichen, mit Erfahrung in komplexen operativen Aktivitäten in Multi-Stakeholder-Umgebungen.
• Erfahrung in der Unterstützung internationaler Veranstaltungen ist sehr wünschenswert.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Koordination operativer oder logistischer Arbeitsströme, einschließlich der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleistern, der Verwaltung konkurrierender Prioritäten und der Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Ausführung von der Planung bis zur Durchführung vor Ort.
• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in multikulturellen und kollaborativen Umgebungen zu arbeiten, mit Flexibilität zur Anpassung an sich ändernde Prioritäten und Unklarheiten.
• Starke Fähigkeiten im Stakeholder-Management und in der Kommunikation, mit der Fähigkeit zur Zusammenarbeit über Funktionen hinweg und mit externen Partnern.
• Nachgewiesene Denkweise zur kontinuierlichen Verbesserung, mit der Fähigkeit, Möglichkeiten zur Verbesserung von Betriebsabläufen, Logistik und Veranstaltungsdurchführung zu identifizieren.
• Starke organisatorische, koordinierende und problemlösende Fähigkeiten, mit einem proaktiven und serviceorientierten Ansatz und hervorragender Aufmerksamkeit für Details.
• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen; Erfahrung mit Salesforce und Projektmanagement-Tools ist von Vorteil.
• Fließend in Englisch mit ausgezeichneten schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten.