Travel & Event Coordinator (w/m/x) DACH

Life Unlimited. Smith+Nebhu ist ein führendes Medizintechnikunternehmen, das Technologien für ein Leben ohne Einschränkungen entwickelt und produziert.

Als Travel & Event Coordinator (w/m/x) sind Sie verantwortlich für die professionelle Unterstützung rund um Reisebuchungen, Meetings und Veranstaltungen in der DACH-Region. Dies umfasst bspw. die Planung und Durchführung interner Veranstaltungen wie Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Volunteer Days sowie die Planung und Organisation von Team-Meetings oder Tagungen. Dabei sind Sie auch Ansprechperson und Schnittstelle zum Travel Management und stellen sicher, dass Vorgaben zu den Kosten sowie interne Richtlinien eingehalten werden. Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Betreuung unserer Online-Reisebuchungsportale und Support bei der korrekten Nutzung dieser Plattformen. In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit anderen Abteilungen und Schnittstellen zusammen.

Sie haben Lust auf eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Verantwortung und fühlen sich in einem internationalen Konzern wohl? Sie arbeiten zwar gern selbständig, wünschen sich aber trotzdem ein starkes Team? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Was man bei diesem Job macht?

• Travel & Event Execution: Unterstützung bei der erfolgreichen Planung und Durchführung von verschiedenen internen Veranstaltungen. Sicherstellung eines konsistenten Markenauftritts sowie Einhaltung von Compliance-Vorschriften und Steuerung der internen, teamübergreifenden Abstimmung. Steuerung von Dienstleistern und zugehöriger Logistik.
• Business Unit Support & Event Planning: Planung und Organisation regionaler Veranstaltungen (z. B. Schulungen, Meetings, Feiern, Tagungen)
• Special Projects: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung besonderer Projekte im Bereich Travel & Event sowie beim Onboarding neuer Mitarbeitenden
• Budget & Invoice Management: Überwachung von Budgets, Verwaltung von Bestellaufträgen, Bearbeitung von Rechnungen und finanzielle/administrative Nachbereitung nach Veranstaltungen.
• On-Site Event Management: Überwachung der Logistik vor Ort und Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs.
• Travel Management: Erstellung von Schulungsunterlagen für den internen Gebrauch sowie Durchführung von in Trainings im Bereich Reisebuchungen
• Travel Support: Unterstützung bei komplexen Buchungen, Umbuchungen, Stornierungen sowie Pflege von Reiseprofilen

Was man braucht, um in diesem Job erfolgreich zu sein?

• Ausbildung im kaufmännischen Bereich wie bspw. Bürokauffrau (m/w/x), Hotelfachmann (m/w/x) oder eine vergleichbare Qualifikation (bspw. Bachelor BWL, Marketing oder Tourismus) in Kombination mit relevanter Berufserfahrung
• Erste Erfahrung im Bereich Veranstaltungsmanagement und/oder Reisebuchung/Reiseplanung (oder vergleichbarer Bereich) sowie relevante Erfahrung im Bereich Projektmanagement
• Sehr gute Fähigkeiten im Bereich Planung, Organisation und Projektmanagement
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit und Steuerung von externen Dienstleistern
• Liebe zum Detail, Leidenschaft für erstklassigen Service & Freude an der Entwicklung kreativer Lösungen bzw. Konzepte
• Hohes Maß an Flexibilität und Teamfähigkeit sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit Prioritäten zu setzen
• Hohe IT-Affinität, idealerweise Erfahrung mit Portalen für Veranstaltungsmanagement oder Software für Reisebuchungen (bspw. Cvent, Concur)
• Fundierte Kenntnisse in MS-Office (Outlook, Excel, Word) und Erfahrungen mit CRM- oder ERP-Systemen
• Regionale Reisebereitschaft (ca. 10%)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Wort & Schrift)

Von Vorteil:

• Erfahrung in einem internationalen Konzern
• Vorerfahrung im Bereich Medical Education bzw. Veranstaltungen der Healthcare Branche

You. Unlimited.

Als Medizintechnikunternehmen ist es unser oberstes Ziel, Gesundheit und Wohlbefinden wiederherzustellen und zu fördern. Dies bezieht sich gleichermaßen auf Patient*innen sowie auf unsere Mitarbeiter*innen.

Inklusion & Gleichberechtigung: Wir streben nach einer Unternehmenskultur, die sich durch gegenseitigen Respekt, Unterstützung und Wertschätzung auszeichnet. Erfahren Sie mehr über unsere Kultur auf unserer Website oder bei kununu .

Attraktive Vergütung: Neben einem attraktiven Gehaltspaket erhalten Sie auch Zugang zu unseren Pensionsplan sowie unserem Aktiensparplan.

Work/Life Balance: 30 Tage Urlaub, Programm für mentale Gesundheit und jährlich ein zusätzlicher Urlaubstag für ehrenamtliches Engagement (Volunteer Day).

Flexibilität : Gleitzeit und Möglichkeit für ca. 50% Home Office (nach der Einarbeitung).

Entwicklung: Hervorragende Entwicklungsmöglichkeiten in einem international erfolgreichen Unternehmen und regelmäßige Entwicklungsgespräche.

Unternehmenskultur: Wir Duzen uns alle, legen Wert auf ein angenehmes Miteinander und unterstützen uns gegenseitig.

Weitere Benefits: Vergünstigungen für Nahverkehrstickets und Mittagessen, Vergünstigungen für Sportangebote (Egym Wellp