Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team mit administrativen Aufgaben und manage spannende Projekte.
- Unternehmen: Innovative Investment- und Unternehmensfinanzierungsboutique in Wien.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, dynamisches Umfeld und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Möglichkeit zur Mitgestaltung eines AI-Agenten im Büro.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte die Zukunft mit.
- Qualifikationen: Hohe Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent sind ein Muss.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Q• ADVISERS ist eine Investment- und Unternehmensfinanzierungsboutique mit Sitz in Wien. Q• ADVISERS und seine Tochtergesellschaften sind in den Bereichen Risikokapital und Private Equity (QC• VENTURES), Immobilien (Q• Real), erneuerbare Energien (SQ• Energy) und der börsennotierten Family Office Investment Holding (Q• CAPITAL) tätig.
Wir suchen einen energiegeladenen Profi, der keine Scheu hat, mehrere Hüte zu tragen. Erfahrung in der Handhabung einer Vielzahl von administrativen und unterstützenden Aufgaben sowie die Fähigkeit, unabhängig mit wenig oder keiner Aufsicht zu arbeiten. Gut organisiert, flexibel und genießt die administrativen Herausforderungen, ein Büro mit unterschiedlichen Menschen zu unterstützen. Wir suchen einen proaktiven Ansatz und sehr hohe Kommunikationsstandards.
Die Position ist ab dem 1. September 2026 verfügbar.
Verantwortlichkeiten als Personal Assistant und Front Desk Manager- Executive Support & Projektmanagement
- Executive Assistance: Hochwertige Unterstützung für den CEO und den Vorstand, einschließlich komplexer Kalenderverwaltung, Koordination von Meetings und Terminplanung.
- End-to-End Projekte: Verwaltung spezieller Projekte von der ersten Idee bis zur endgültigen Ausführung.
- Reisekoordination: Organisation aller Logistik für Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels und Bahnbuchungen.
- Stakeholder Management
- Beziehungsmanagement: Schlüsselansprechpartner für wichtige Partner, Stakeholder und Anbieter sein.
- Gäste-Relations: Ein „herzliches Willkommen“ bieten und allgemeine Unterstützung für alle Besucher leisten, als Gesicht des Büros fungieren.
- Marketing / Veranstaltungsorganisation & digitale Präsenz
- Collateral Design: Professionelle Marketingmaterialien erstellen, einschließlich Booklets, Broschüren und Informationspaketen.
- Digitale Wartung: Aktualisierung und Pflege der Unternehmenswebsite und Unterstützung beim Hochladen und Formatieren neuer Blog-Inhalte.
- Veranstaltungen organisieren: Unterstützung und Organisation von Büroveranstaltungen. Organisation von Agenden, Reservierungen, Begrüßung von Gästen usw. für Networking-Veranstaltungen im Büro.
- Materialien für Veranstaltungen erstellen: Booklets, Präsentationen, Einladungen und Save-the-Dates für Büroveranstaltungen erstellen (Kenntnisse in Canva oder ähnlichen Tools zur Gestaltung).
- Administration und Dokumentenmanagement
- Dokumentenverwaltung: Sensible Dokumente verwalten, einschließlich Vertragsprüfung, Unterschriftsüberwachung und Ablage.
- Rechtsforschung: Relevante rechtliche Themen recherchieren und das Büro darüber informieren, wo nötig.
- Verträge entwerfen: Erster Entwurf grundlegender Unternehmensverträge erstellen.
- Informationsmanagement: Sicherstellen, dass die gesamte Bürokorrespondenz und -unterlagen organisiert und leicht zugänglich sind.
- Bürooperationen & Einrichtungen
- Büroaufsicht: Hohe Standards für den physischen Arbeitsplatz aufrechterhalten, um sicherzustellen, dass er organisiert, professionell und funktional ist.
- Verfahren & Richtlinien: Entwicklung und Implementierung von Büropolitiken und -standards zur Optimierung der Abläufe und Gewährleistung von Konsistenz.
- Sicherheit & Zugang: Verantwortlich für das tägliche Öffnen und Schließen des Büros, um die Sicherheit der Räumlichkeiten zu gewährleisten.
- Inventarverwaltung: Büroausstattung und Erfrischungen/Getränke organisieren und pflegen, als Hauptansprechpartner für Anbieter fungieren.
- Post & Logistik: Eingehende/ausgehende Post bearbeiten und die physische Verteilung von Dokumenten und Postlauf verwalten.
- Strategische Kultur: Aktive Förderung einer Atmosphäre des Vertrauens, der Professionalität und der Teamarbeit innerhalb des Familienunternehmens.
- Aufbau eines KI-Agenten
- Hilfe beim Aufbau/Entwicklung eines Office Manager KI-Agenten: Grundkenntnisse über KI-Plattformen haben und bei der Entwicklung von KI-Agenten unterstützen können.
- Hohe Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren.
- Starke Problemlösungsfähigkeiten & proaktiver Ansatz.
- Aufmerksamkeit für Details und analytische Fähigkeiten.
- Beherrschung von Microsoft Office mit der Bereitschaft, neue Software und Systeme zu lernen.
- Engagierte Persönlichkeit und optimistische Einstellung.
- Deutsch und Englisch sind mindestens auf C1-Niveau erforderlich.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung nur in ENGLISCH an Anna Kaczor.
Kontaktperson: Anna Kaczor.
Q∙ADVISERS GmbH
Habsburgergasse 2
1010 Wien
Personal Assistant and Front Desk Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Q-Advisers GmbH
Q• ADVISERS ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung in Wien bietet. Mit einem starken Fokus auf persönliche und berufliche Weiterentwicklung fördert das Unternehmen eine Kultur des Vertrauens und der Teamarbeit, während es gleichzeitig die Möglichkeit bietet, an spannenden Projekten in den Bereichen Venture Capital, Immobilien und erneuerbare Energien zu arbeiten. Die Position als Personal Assistant und Front Desk Manager ermöglicht es Ihnen, Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einem vielfältigen Team einzubringen und dabei einen bedeutenden Beitrag zum Erfolg des Unternehmens zu leisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Personal Assistant and Front Desk Manager (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze Finanz-Communities!
Tauch ein in Finanz-Communities auf LinkedIn oder in speziellen Foren, wo Investment-Profis sich austauschen. Da kannst du nicht nur wertvolle Insights gewinnen, sondern auch direkt Kontakte knüpfen, die dir bei deiner Bewerbung bei Q-Advisers GmbH helfen können.
✨Zertifizierungen nicht vergessen!
Wenn du im Investment-Bereich durchstarten willst, kann eine Zertifizierung wie CFA oder CFP einen großen Unterschied machen. Sie zeigt, dass du ernsthaft an deinem Fach interessiert bist und hebt dich von anderen Bewerbern ab!
✨Networking-Events besuchen!
Halte Ausschau nach Networking-Events oder Messen, die sich auf Investment konzentrieren. Diese bieten dir die Möglichkeit, direkt mit Vertretern von Q-Advisers GmbH und anderen Firmen ins Gespräch zu kommen und deine Fragen direkt zu klären!
✨Bewerbung über unsere Seite!
Wenn du eine Vollzeitstelle im Investment-Bereich suchst, achte darauf, dich direkt über unsere Website bei Q-Advisers GmbH zu bewerben. Dort kannst du alle relevanten Informationen zur Stelle und zum Unternehmen finden und dich optimal präsentieren.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Personal Assistant and Front Desk Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Betone deine Qualifikationen:Im Investment-Bereich sind spezifische Qualifikationen wie Abschlüsse in BWL, Finanzen oder Wirtschaft sehr wichtig. Vergiss nicht, diese deutlich in deinem Lebenslauf anzugeben und, falls du zusätzliche Zertifikate wie CFA oder ähnliche hast, diese ebenfalls hervorzuheben.
Quantifiziere deine Erfolge:Arbeitgeber im Investment-Sektor lieben Zahlen! Wenn du relevante Praktika oder vorherige Erfahrungen hast, versuche deine Erfolge, etwa durch Renditen oder betriebliche Einsparungen, konkret in Zahlen auszudrücken. Das gibt deinem Lebenslauf mehr Gewicht.
Persönliche Motivation im Anschreiben:Da du dich für eine Vollzeitstelle bewirbst, solltest du in deinem Anschreiben deutlich machen, was dich für das Investment-Feld begeistert. Betone, wie du dich weiterentwickeln und zum Wachstum von Q-Advisers GmbH beitragen willst – zeig uns deine Leidenschaft!
Nutze unsere Website für die Bewerbung:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung alle relevanten Informationen enthält, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Dort kannst du dir sicher sein, dass alle notwendigen Unterlagen richtig eingereicht werden. Viel Erfolg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Q-Advisers GmbH vorbereitet
✨Zahlen sind dein bester Freund
Im Investmentbereich wird viel Wert auf Zahlen und Analysen gelegt. Sei vorbereitet auf technische Fragen zu finanziellen Modellen oder Marktanalysen. Vielleicht wirst du sogar gebeten, ein Beispiel für eine Bewertung oder eine Risikoanalyse vorzustellen – also mach dich mit diesen Konzepten vertraut!
✨Mach deinen Lebenslauf zum Star
Für eine Vollzeitstelle im Investment ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine fachlichen Qualifikationen, sondern auch praktische Erfahrungen zeigt. Hattest du Praktika oder Projekte, die deine analytischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt haben? Überlege dir, welche Erfolge du hervorheben kannst, um Eindruck zu schinden.
✨Case Studies sind der Schlüssel
Im Interview könnte es vorkommen, dass du Case Studies lösen musst. Mach dich mit typischen Fragestellungen aus dem Investmentbereich vertraut und übe, wie du deine Überlegungen strukturiert darlegst. Die Fähigkeit, logisch zu denken und Lösungen zu präsentieren, wird hier stark bewertet.
✨Fragen zur Unternehmensstrategie vorbereiten
Zeige dein Interesse an Q-Advisers GmbH und bereite gezielte Fragen zur Unternehmensstrategie und den aktuellen Marktbedingungen vor. Das zeigt, dass du nicht nur ein offenes Ohr für die Branche hast, sondern auch bereit bist, dich mit den Herausforderungen des Unternehmens auseinanderzusetzen.
