Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team mit administrativen Aufgaben und manage spannende Projekte.
- Unternehmen: Q·ADVISERS, eine innovative Investment- und Unternehmensfinanzierungsboutique in Wien.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, dynamisches Umfeld und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden und professionellen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte die Zukunft der Unternehmensfinanzierung mit.
- Qualifikationen: Hohe Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent sind ein Muss.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Q·ADVISERS ist eine Investment- und Unternehmensfinanzierungsboutique mit Sitz in Wien. Q·ADVISERS und seine Tochtergesellschaften sind in den Bereichen Risikokapital und Private Equity (QC·VENTURES), Immobilien (Q·Real), erneuerbare Energien (SQ·Energy) und dem börsennotierten Family Office Investment Holding (Q·CAPITAL) tätig.
Energetischer Profi, der keine Scheu hat, mehrere Hüte zu tragen. Erfahren in der Handhabung einer Vielzahl von administrativen und exekutiven Unterstützungsaufgaben und in der Lage, unabhängig mit wenig oder keiner Aufsicht zu arbeiten. Gut organisiert, flexibel und genießt die administrativen Herausforderungen, ein Büro mit unterschiedlichen Menschen zu unterstützen. Wir suchen einen proaktiven Ansatz und sehr hohe Kommunikationsstandards.
Verantwortlichkeiten- Exekutive Unterstützung & Projektmanagement
- Executive Assistance: Hochwertige Unterstützung für den CEO und den Vorstand, einschließlich komplexer Kalenderverwaltung, Koordination von Meetings und Terminplanung.
- End-to-End Projekte: Verwaltung spezieller Projekte von der ersten Idee bis zur endgültigen Ausführung.
- Reisekoordination: Alle Logistik für Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels und Bahnreservierungen, abwickeln.
- Stakeholder-Management
- Beziehungsmanagement: Als wichtiger Ansprechpartner für wichtige Partner, Stakeholder und Anbieter fungieren.
- Gäste-Relations: Ein "herzliches Willkommen" bieten und allgemeine Unterstützung für alle Besucher leisten, als das Gesicht des Büros agieren.
- Marketing / Veranstaltungsorganisation & digitale Präsenz
- Collateral Design: Professionelle Marketingmaterialien erstellen, einschließlich Booklets, Broschüren und Informationspaketen.
- Digitale Wartung: Die Unternehmenswebsite aktualisieren und pflegen sowie beim Hochladen und Formatieren neuer Blog-Inhalte helfen.
- Veranstaltungen organisieren: Büroveranstaltungen unterstützen und organisieren. Organisation von Agenden, Reservierungen, Begrüßung von Gästen usw. für Networking-Events im Büro.
- Materialien für Veranstaltungen erstellen: Booklets, Präsentationen, Einladungen und Save-the-Dates für Büroveranstaltungen erstellen (Kenntnisse in Canva oder ähnlichen Tools zur Gestaltung sind erforderlich).
- Administration und Dokumentenmanagement
- Dokumentenverwaltung: Sensible Dokumente verwalten, einschließlich Vertragsprüfung, Überwachung von Unterschriften und Ablage.
- Rechtsforschung: Relevante rechtliche Themen recherchieren und das Büro bei Bedarf darüber informieren.
- Verträge entwerfen: Erste Entwürfe grundlegender Unternehmensverträge erstellen.
- Informationsmanagement: Sicherstellen, dass die gesamte Bürokorrespondenz und -unterlagen organisiert und leicht zugänglich sind.
- Bürooperationen & Einrichtungen
- Büroaufsicht: Hohe Standards für den physischen Arbeitsplatz aufrechterhalten, um sicherzustellen, dass er organisiert, professionell und funktional ist.
- Verfahren & Richtlinien: Bürorichtlinien und -standards entwickeln und implementieren, um die Abläufe zu optimieren und Konsistenz zu gewährleisten.
- Sicherheit & Zugang: Verantwortlich für das tägliche Öffnen und Schließen des Büros, um die Sicherheit der Räumlichkeiten zu gewährleisten.
- Inventarverwaltung: Büroausstattung und Erfrischungen/Getränke organisieren und pflegen, als Hauptansprechpartner für Anbieter fungieren.
- Post & Logistik: Eingehende/ausgehende Post bearbeiten und die physische Verteilung von Dokumenten und Postlauf verwalten.
- Strategische Kultur: Aktives Fördern einer Atmosphäre des Vertrauens, der Professionalität und der Teamarbeit innerhalb des Familienunternehmens.
- Aufbau eines KI-Agenten
- Hilfe beim Aufbau/Entwicklung eines Office Manager KI-Agenten: Grundkenntnisse über KI-Plattformen haben und in der Lage sein, bei der Entwicklung von KI-Agenten zu helfen.
- Hohe Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten müssen vorhanden sein.
- Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren.
- Starke Problemlösungsfähigkeiten & proaktiver Ansatz.
- Aufmerksamkeit für Details und analytische Fähigkeiten.
- Must be proficient in Microsoft Office with attitude to learn new software and systems.
- Engagierte Persönlichkeit und optimistische Einstellung.
- Deutsch und Englisch auf mindestens C1-Niveau erforderlich.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung nur in ENGLISCH an Anna Kaczor ak@q-advisers.com
Personal Assistant & Front Desk Manager Arbeitgeber: Q-Advisers
Q·ADVISERS ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung in Wien bietet. Mit einem starken Fokus auf persönliche und berufliche Entwicklung fördert das Unternehmen eine Kultur des Vertrauens und der Teamarbeit, während es gleichzeitig spannende Möglichkeiten in den Bereichen Venture Capital, Immobilien und erneuerbare Energien bietet. Die Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitsbedingungen, einer offenen Kommunikation und der Chance, an innovativen Projekten mitzuarbeiten, die einen echten Einfluss auf die Branche haben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Personal Assistant & Front Desk Manager erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Auge hast, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Ein kurzes, freundliches Anschreiben oder eine Nachricht auf LinkedIn kann Wunder wirken und zeigt dein Interesse.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Oft erfährt man so von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen, übe häufige Fragen und überlege dir, wie du deine Erfahrungen am besten präsentieren kannst. Wir können dir dabei helfen, indem wir dir nützliche Ressourcen zur Verfügung stellen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und gibt dir die Möglichkeit, dich von anderen Bewerbern abzuheben. Lass uns gemeinsam deinen Traumjob finden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Personal Assistant & Front Desk Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Anforderungen erfüllt, sondern auch gut ins Team passt. Zeig uns, wer du bist!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So wird es für uns einfacher, deine Qualifikationen zu erkennen.
Sprich unsere Sprache!:Nutze die Begriffe und den Stil aus der Stellenbeschreibung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit der Position identifizieren kannst. Mach es uns leicht, dich zu sehen!
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und wir sie direkt bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Q-Advisers vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmensstruktur vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die verschiedenen Bereiche von Q·ADVISERS verschaffen. Verstehe, wie Venture Capital, Private Equity und andere Bereiche zusammenarbeiten. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder deine Kommunikationsstärke unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Rolle als Personal Assistant und Front Desk Manager zu verdeutlichen.
✨Zeige deine Flexibilität
Da die Position mehrere Aufgaben umfasst, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur Anpassung an verschiedene Situationen zeigst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Flexibilität und dein proaktives Handeln betreffen.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Teamdynamik und die Unternehmenskultur bei Q·ADVISERS zu erfahren. Fragen wie 'Wie wird Teamarbeit gefördert?' zeigen dein Interesse an einer positiven Arbeitsumgebung und helfen dir, herauszufinden, ob du gut ins Team passt.
