Office Manager:in (m/w/d)

IN A NUTSHELL Als Office Manager:in bei QPLIX übernimmst du die Verantwortung für einen reibungslosen und effizienten Office-Betrieb über unsere Standorte hinweg. Du koordinierst unser Office-Umfeld standortübergreifend und entwickelst Strukturen so weiter, dass sie auch im Zuge unserer Expansion effizient und skalierbar bleiben. Dabei verantwortest du alle relevanten Standortthemen in enger Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, HR, Compliance und Finance. Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent, die Freude daran hat, vielfältige Aufgaben zu koordinieren, auch in dynamischen Situationen einen kühlen Kopf bewahrt und unser Team tatkräftig unterstützt.

Deine Aufgaben:

• Office Operations & Infrastruktur: Gemeinsam mit dem Team stellst du sicher, dass unsere Offices in München, Frankfurt, Zürich und künftig London professionell organisiert sind. Dazu gehören Flächen- und Sitzplatzverwaltung, Schlüsselmanagement, Telefonzentrale, Verwaltung von Mobiltelefonen und Verträgen, sowie die Koordination von Reparaturen und Neuanschaffungen.
• Projektmanagement: Du steuerst Office-bezogene Projekte end-to-end, wie z. B. Umbauten, Machbarkeitsanalysen, Einführung neuer Tools, die Skalierung bestehender Prozesse oder Relocations.
• Prozessoptimierung & Skalierung: Du analysierst bestehende Abläufe und überführst sie bei Bedarf in effiziente und skalierbare Strukturen. Du denkst operativ, aber mit Business-Perspektive.
• Teamkoordination: Du koordinierst Aufgaben innerhalb des Office Management Teams, priorisierst Projekte und sorgst für Produktivität sowie ein positives Arbeitsumfeld.
• Compliance & Arbeitssicherheit: Du entwickelst Office-Richtlinien weiter und stellst die Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Brandschutzvorgaben sicher.
• Event-Organisation: Du planst interne Events, Firmenmeetings und Shareholder-Veranstaltungen (inkl. Investor Kommunikation in Abstimmung mit der Geschäftsführung) und sorgst für einen reibungslosen Ablauf dieser.
• Reise- & Terminmanagement: Du koordinierst Geschäftsreisen und behältst einen Überblick über die Reiseausgaben und -richtlinien.
• Stakeholder-Kommunikation: Du bist zentrale Schnittstelle für interne Teams, Geschäftsführung, HR, Compliance, Vermieter sowie externe Dienstleister.

Dein Profil:

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management/Administration oder in einer vergleichbaren Rolle; idealerweise in einem dynamischen, wachsenden Umfeld.
• Erfahrung in der Steuerung von Office-Projekten und Dienstleistermanagement.
• Ausgeprägte Priorisierungsfähigkeit: Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig auf dich zukommen.
• Hohe Stressresistenz, Flexibilität und Freude an einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag.
• Verhandlungsgeschick und klare, direkte Kommunikation.
• Freude an enger Zusammenarbeit im Team: du bist gerne präsent, nahbar und ansprechbar.
• Erfahrung im Umgang mit sensiblen Themen sowie ein professioneller Umgang mit Feedback und Konflikten.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität.
• Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch.
• Reisebereitschaft zwischen unseren Standorten.

Warum wir?

• Attraktives Gehalt: €60k - €70k.
• Vielseitige Benefits (wie das neueste Apple oder Android Smartphone, Weiterbildungsbudget, Fitness-Abo, uvm.).
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld: Wer Verantwortung übernimmt, kann bei QPLIX aktiv gestalten und Strukturen nachhaltig prägen.
• Starker Teamgeist, flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege.
• Headquarter im Herzen Münchens und Offices in den Finance Hubs Frankfurt und Zürich.

Kontakt: QPLIX ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert. Wir glauben, dass Integration und Vielfalt der Schlüssel zu einer erfolgreichen und besseren Arbeitswelt sind.