Front Office Manager\*in / Office Manager\*in in Teil- oder Vollzeit (m/w/d) Du bist organisiert, freundlich, serviceorientiert und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren? Dann passt du sehr gut zu uns. Die Quadrat Facility Services GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen für ganzheitliches Gebäudemanagement. Wir betreuen Wohn- und Gewerbeimmobilien in Berlin, Brandenburg, Hamburg und Hannover und bieten unseren Kunden ein breites Leistungsspektrum im Gebäudemanagement – von Hauswartservice, Gebäudereinigung und Gartenpflege über Abfallmanagement und Winterdienst bis hin zu technischen Dienstleistungen. Für unser Front Office in Berlin-Zehlendorf suchen wir ab sofort eine zuverlässige und herzliche Persönlichkeit, die unser Büro organisiert, Anfragen koordiniert und freundlicher Erstkontakt für Kunden, Besucher, Dienstleister und Mitarbeitende ist. Deine Aufgaben Bei dir laufen viele Fäden zusammen. Du sorgst dafür, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert und unsere Kunden sowie Kollegen gut betreut werden. • Sichtung, Zuordnung und Bearbeitung eingehender Anfragen • Organisation des Front Office und Unterstützung im täglichen Büroablauf • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost sowie allgemeine Korrespondenz • Pflege von Kunden-, Objekt- und Kontaktdaten in unseren Systemen • Koordination von Besprechungsräumen, Terminen, Meetings und internen Abläufen • Empfang und Bewirtung von Gästen • Bestellung von Büromaterial, Arbeitsmitteln und Verbrauchsmaterialien • Unterstützung beim Dokumentenmanagement, bei Ablage, Archivierung und strukturierten Büroprozessen • Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und vorbereitenden administrativen Aufgaben • gelegentliche Organisation von Reisen, Mitarbeiterevents und Meetings Das bringst du mit Du musst nicht aus dem Facility Management kommen. Viel wichtiger ist uns, dass du sorgfältig arbeitest, gerne kommunizierst und Lust hast, Verantwortung im Büroalltag zu übernehmen. • eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Sekretariat, Assistenzbereich oder Kundenservice • Erfahrung in einer ähnlichen Position ist schön, aber kein Muss • ein freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten • Freude am Umgang mit Menschen und ein gutes Gespür für Service • eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise • Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift • gute MS-Office-Kenntnisse • Englischkenntnisse für einfache Korrespondenz und Gespräche • Offenheit für digitale Tools und interne Systeme Das bieten wir dir • ein sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen • Teilzeit oder Vollzeit – je nachdem, was zu deiner Lebenssituation passt • geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag, keine Schicht-, Nacht- oder Wochenenddienste • ein moderner Arbeitsplatz mit sehr guter ÖPNV-Anbindung • ein abwechslungsreicher Büroalltag mit viel Eigenverantwortung • kurze Entscheidungswege und ein Team, das zusammenarbeitet • überdurchschnittliche Urlaubstage • betriebliche Altersvorsorge • Zuschuss zur Sehhilfe bei betrieblichem Einsatz • gesundheitliche Präventionsmaßnahmen • Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsperspektiven • Prämie für interne Mitarbeiterempfehlungen • regelmäßige Team-Events und ein wertschätzendes Miteinander • Zuschuss zum Deutschlandticket / Jobticket • Möglichkeit auf einen festen Homeoffice-Tag für administrative Aufgaben nach der Einarbeitung Klingt gut? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Ein Lebenslauf reicht im ersten Schritt vollkommen aus. Bitte sende deine Bewerbung mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung und deines möglichen Eintrittstermins an: bewerbung@quadrat-facility.com
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