Projektassistenz Veranstaltungs- und Eventmanagement (m/w/d)

Der Bundesverband der Personalmanager*innen (BPM) ist mit knapp 5.000 Mitgliedern die führende berufsständische Vereinigung für Personalverantwortliche aus Unternehmen, Verbänden und anderen Organisationen. Der Verband fördert den Wissensaustausch und die Vernetzung unter HR-Professionals, leistet aktiv Imagearbeit für Personalmanager*innen und vertritt ihre Interessen gegenüber Politik und Medien. Die Quadriga Media Berlin GmbH ist Dienstleister des Bundesverbandes der Personalmanager*innen und betreibt die Bundesgeschäftsstelle.

Wir suchen ab sofort tatkräftige Unterstützung bei der eigenständigen Organisation und Durchführung der 150 Verbandsveranstaltungen – vor Ort und digital pro Jahr.

Deine Verantwortung

• Du planst, organisierst und betreust Regional- und Fachgruppentreffen – sowohl vor Ort als auch online – und sorgst für eine professionelle Vor- und Nachbereitung.
• Du übernimmst das Einladungs- und Teilnahmemanagement, verfasst Einladungstexte und Mailings und pflegst die Online-Terminseiten.
• Du koordinierst Veranstaltungen in enger Zusammenarbeit mit externen Partner*innen und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher.
• Als erste Ansprechperson betreust Du unsere Teilnehmerinnen, Referentinnen und Dienstleister*innen und beantwortest alle Fragen rund um die Veranstaltungen.
• Du konzipierst und betreust den BPM-Stand auf dem Personalmanagementkongress und entwickelst Stand- und Ablaufkonzepte für weitere Konferenzen und Messen.
• Du stimmst Dich regelmäßig mit anderen Abteilungen ab und sorgst für eine effektive interne Kommunikation.
• Du bereitest Veranstaltungsmaterialien und Präsentationen eigenständig vor und kümmerst Dich um die Nachbereitung von Events und Projekten.
• Du unterstützt die Kommunikation rund um unsere Veranstaltungen und trägst dazu bei, deren Sichtbarkeit und Erfolg zu fördern.

Deine Skills

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Event- oder Veranstaltungsmanagement oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation, beispielsweise ein Bachelorstudium im Bereich Eventmanagement.
• Du konntest bereits erste Berufserfahrung im Veranstaltungsbereich sammeln, idealerweise in einem dynamischen und dienstleistungsorientierten Umfeld.
• Du gehst sicher mit dem MS-Office-Paket um, insbesondere mit Excel und PowerPoint. Erfahrungen mit Content-Management-Systemen sind von Vorteil.
• Du überzeugst durch Deine Kommunikations- und Koordinationsstärke und arbeitest gerne mit verschiedenen Abteilungen sowie externen Stakeholdern zusammen.
• Du bringst ein hohes Maß an Motivation, Organisationstalent sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise mit.
• Mit Deiner positiven Ausstrahlung und Deiner Freude an der Arbeit bereicherst Du unser Team.
• Du verfügst über Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau sowie über gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Unsere Benefits

• Flexibles Arbeitszeitmodell: Gestalte deinen Arbeitsbeginn, deine Pause und deinen Feierabend flexibel um unsere Kernarbeitszeit von 10-15 Uhr.
• Hybrides Arbeiten: Nutze die Möglichkeit, bis zu 2 Tage pro Woche mobil zu arbeiten.
• Urlaub, Flexity Tage und Workation: Erhole dich an 30 bezahlten Urlaubstagen im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, 10 unbezahlte Urlaubstage zu nutzen. Mit unserem Workation-Modell kannst du außerdem bis zu 2 Wochen im Jahr innerhalb der EU aus dem Ausland arbeiten.
• Weiterbildungen: Ganz nach unserem Motto #keepquestioning fördern wir dich in deiner Rolle mit 5 Weiterbildungstagen im Jahr.
• Teamatmosphäre: Sei Teil eines motivierten, herzlichen Teams aus über 150 Mitarbeitenden und erlebe regelmäßige Afterworks, Teamevents und gemeinsame Unternehmungen.
• Chancengleichheit: Eine offene, tolerante und herzliche Umgebung und gleiche Chancen für alle Mitarbeitenden liegen uns am Herzen – unabhängig vom Geschlecht, Aussehen, Alter, ethnischem Hintergrund und Religion.
• Kurze Wege und flache Hierarchien: Erlebe bei uns eine Arbeitsatmosphäre auf Augenhöhe, kurze Kommunikationswege und Duz-Kultur.
• Mitwirken und Teilnahme an Fachtagungen und Kongressen: Erweitere dein Wissen und Netzwerk durch dein Mitwirken und die Teilnahme an unseren renommierten Veranstaltungen.
• Internes Sportprogramm und Kooperation mit Urban Sports Club: Nutze unsere vergünstigte Mitgliedschaft im Urban Sports Club und bleibe aktiv mit unserem vielfältigen internen Sportangebot.
• Betriebliche Altersvorsorge: Sorge für deine Zukunft vor mit der Möglichkeit der Bezuschussung einer betrieblichen Altersvorsorge.
• Fühl Dich wohl und sei Du selbst: Bei uns zählt der Mensch, nicht das Outfit. Komm so, wie du dich wohlfühlst.
• Lage im Herzen Berlins mit sehr guter ÖPNV-Anbindung: Erreiche uns bequem mit den öffentlichen Verkehrsmitteln und genieße die pulsierende Atmosphäre der Hauptstadt.
• Modernes begrüntes Office mit Innenhof: Arbeite in einem inspirierenden Umfeld mit viel Tageslicht und einer Vielfalt an Pflanzen im Office.