Executive Assistant (m/f/d) - Quantum Frontline Industries

Quantum Frontline Industries (QFI) ist ein neu gegründetes deutsch-ukrainisches Verteidigungsjointventure zwischen Quantum Systems und Frontline Robotics, das im Rahmen der Initiative "Build with Ukraine" ins Leben gerufen wurde. Zum ersten Mal werden ukrainische Drohnen in Europa in industriellem Maßstab hergestellt, wobei bewährte ukrainische Technologien mit deutscher Industrieautomatisierung kombiniert werden, um ein neues Modell der grenzüberschreitenden Verteidigungskooperation zu schaffen: das deutsche Modell.

Als Executive Assistant (m/w/d) sind Sie ein vertrauenswürdiger Partner des Managementteams und sorgen durch proaktive Organisation, Koordination und Kommunikation für einen reibungslosen Tagesablauf. Sie verwalten komplexe Zeitpläne, unterstützen strategische Initiativen und fungieren als zentrale Kontaktstelle für interne und externe Stakeholder.

In dieser Rolle tragen Sie direkt zur Effizienz und Effektivität des Führungsteams bei, indem Sie Bedürfnisse antizipieren, Prioritäten verwalten und ein hochprofessionelles und strukturiertes Arbeitsumfeld in einer dynamischen internationalen Organisation aufrechterhalten.

Was ist Ihre tägliche Mission?

• Executive Support & Kalenderverwaltung
  • Eigenverantwortliche Verwaltung, Koordination und Priorisierung komplexer Kalender, Meetings und Termine für die Geschäftsführung.
  • Organisation und Vorbereitung von Meetings, einschließlich Agenden, Präsentationen, Dokumentationen und Protokollen.
  • Koordination von Geschäftsreisen im In- und Ausland, einschließlich Reiseplanung, Buchungen und Kostenmanagement.
  • Proaktive Identifizierung von Terminüberschneidungen und Gewährleistung eines effizienten Zeitmanagements für das Führungsteam.
  • Unterstützung der Führungskräfte bei der Verwaltung von Prioritäten und Sicherstellung einer zeitnahen Nachverfolgung wichtiger Maßnahmen und Verpflichtungen.
• Kommunikation & Stakeholder-Koordination
  • Professioneller Ansprechpartner für interne Abteilungen, Kunden, Partner, Regierungsvertreter und externe Dienstleister.
  • Verwaltung eingehender Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Anrufen und offizieller Kommunikation, unter Gewährleistung einer angemessenen Priorisierung und Nachverfolgung.
  • Entwurf, Vorbereitung und Überprüfung von Präsentationen, Berichten, Briefings und Entscheidungsunterlagen.
  • Förderung einer effektiven Kommunikation zwischen der Führungsebene und verschiedenen Geschäftsbereichen.
  • Aufrechterhaltung von Diskretion und Professionalität beim Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
• Administrative Verwaltung
  • Pflege und Organisation vertraulicher Dokumente, Aufzeichnungen, Datenbanken und Ablagesysteme.
  • Vorbereitung von Korrespondenz, Geschäftsdokumentation, interner Kommunikation und offiziellen Aufzeichnungen.
  • Verwaltung administrativer Aufgaben und Sonderaufträge im Auftrag des Managements.
  • Sicherstellung einer genauen Dokumentation und eines effizienten Informationsflusses innerhalb der Organisation.
  • Unterstützung bei der Implementierung und Pflege administrativer Prozesse und Best Practices.
• Koordination & Projektunterstützung
  • Unterstützung bei der Planung, Verfolgung und Durchführung strategischer Projekte und Initiativen.
  • Koordination funktionsübergreifender Aktivitäten und Überwachung der Erledigung von Maßnahmen und Ergebnissen.
  • Organisation interner Workshops, Führungstreffen, Unternehmensveranstaltungen und Teamaktivitäten.
  • Unterstützung des Managements bei Projektberichterstattung, Fortschrittsverfolgung und Stakeholder-Kommunikation.
  • Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung von Organisationsprozessen, Strukturen und Zusammenarbeit.

Was Sie ins Team einbringen:

• Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Büromanagement, Kommunikation oder einer vergleichbaren Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in einer Position als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen administrativen Rolle.
• Frühere Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Managementteams oder Führungsfunktionen ist sehr wünschenswert.
• Starke Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Erfahrung in der Kalenderverwaltung, mit Kollaborationsplattformen und digitalen Produktivitätswerkzeugen.
• Grundkenntnisse im Projektmanagement oder Büromanagement sind von Vorteil.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Priorisierungsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten.
• Hohe Detailgenauigkeit und eine proaktive, lösungsorientierte Denkweise.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten mit einem serviceorientierten Ansatz.
• Hoher Grad an Diskretion, Integrität, Vertrauenswürdigkeit und Professionalität.
• Fähigkeit, in einem dynamischen, schnelllebigen und internationalen Umfeld effektiv zu arbeiten.
• Professionelle Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; Ukrainische Sprachkenntnisse sind ein erheblicher Vorteil.