Bid Management Support (m/f/d)

Als Bid Management Support sind Sie ein wichtiger Beitrag innerhalb unseres Bid Management & Proposal Teams und unterstützen den gesamten Lebenszyklus unserer Ausschreibungs- und Angebotsaktivitäten. In enger Zusammenarbeit mit dem Team unterstützen Sie die Sichtung und Qualifizierung von Möglichkeiten, helfen bei der Vorbereitung von Angebotsprüfungen und -strukturen und tragen zu qualitativ hochwertigen, fristgerechten Einreichungen bei — von standardisierten direkten Angeboten bis hin zu komplexen Ausschreibungen.

Ein zentraler Teil Ihrer Rolle wird es sein, die Sichtung und strukturierte Vorbereitung von Vorschlägen zu unterstützen, während Sie sicherstellen, dass alle bid- und angebotsbezogenen Informationen genau strukturiert und in unserem CRM-System gepflegt werden. Durch die Aufrechterhaltung einer hohen Datenqualität, das Verfolgen von Status und Fristen sowie das Konsolidieren von Eingaben aus Vertrieb, Finanzen, Betrieb und Technik ermöglichen Sie eine transparente Kommunikation über die kommerziellen Funktionen hinweg und gewährleisten reibungslose Übergaben an das Programmmanagement nach Vertragsvergabe.

Als Teil unseres erstklassigen Teams von derzeit sieben Mitgliedern und geleitet von unserem Ehrgeiz, gewinnende, skalierbare und konforme Angebote zu liefern, helfen Sie, die Konsistenz der Angebote, operative Exzellenz und Skalierbarkeit zu stärken und tragen zur Mission von Quantum Systems bei, die Zukunft unbemannter Systeme — über Luft, Land, See und Raum — zu definieren.

Was ist Ihre tägliche Mission:

• Bid & Proposal Execution Support
  • Unterstützung des Bid Management & Proposal Teams während aktiver Ausschreibungen und direkter Angebote
  • Verfolgung von Aufgaben, Meilensteinen, Fristen und Verantwortlichkeiten, um eine strukturierte und fristgerechte Ausführung sicherzustellen
  • Unterstützung der funktionsübergreifenden Koordination zwischen Vertrieb, Technik, Finanzen und Betrieb
  • Vorbereitung und Unterstützung von Angebots- und Überprüfungssitzungen
• Opportunity Screening & Tender Preparation
  • Unterstützung bei der Identifizierung und Sichtung relevanter Ausschreibungen und Angebotsmöglichkeiten über mehrere Plattformen und Netzwerke
  • Hilfe bei der Strukturierung von Eingaben in administrativen, technischen und kommerziellen Abschnitten
  • Koordinierung und Konsolidierung von Beiträgen interner Teams, um Vollständigkeit und Konsistenz der Einreichungen sicherzustellen
• Requirements & Information Structuring
  • Extrahieren und Strukturieren von Anforderungen aus Ausschreibungs- und Angebotsdokumenten
  • Erstellen und Pflegen von Compliance-Tabellen, Anforderungsübersichten und Vergleichsmatrizen
  • Unterstützung bei der Identifizierung und Verfolgung von Risiken, Abhängigkeiten, offenen Punkten und Klärungsbedarfen
  • Vorbereitung strukturierter Eingaben zur Unterstützung interner Abstimmungen und Angebotsentscheidungen
• Tools, Data & Knowledge Management
  • Pflege strukturierter Angebots- und Angebotsdaten innerhalb von CRM-Systemen und zentralen Datenbanken
  • Unterstützung bei der Entwicklung und Pflege von Jira- und Confluence-Bereichen für Workflow-Tracking, Anforderungsmanagement und Dokumentation
  • Pflege von Vorlagen, Dokumentationsstandards, wiederverwendbaren Inhaltsblöcken und Wissensdatenbanken
  • Sicherstellung der Datenkonsistenz, Versionierung und Nachverfolgbarkeit über den Lebenszyklus von Angeboten und Vorschlägen
• Process Optimization & Reporting
  • Unterstützung bei der Standardisierung und Automatisierung wiederkehrender Angebots- und Angebotsaufgaben, Vorlagen und Statusberichterstattung
  • Hilfe bei der Vorbereitung regelmäßiger und ad-hoc Berichte über den Pipeline-Status, Arbeitslast, Fristen und Erfolgsquoten

Was Sie ins Team bringen:

• Sie haben einen Abschluss in einem kaufmännischen, administrativen oder technischen Bereich oder verfügen über gleichwertige Berufserfahrung.
• Sie haben erste Berufserfahrung in einem strukturierten, termingetriebenen Umfeld gesammelt, idealerweise in einem technologie- oder ingenieurgesteuerten Unternehmen.
• Sie interessieren sich für Ausschreibungen, Angebote und strukturierte Informationen, arbeiten mit einem hohen Detailgrad und denken gerne prozessorientiert.
• Sie sind motiviert, Arbeitsabläufe und funktionsübergreifende Zusammenarbeit durch Struktur, Transparenz und Zuverlässigkeit zu unterstützen und zu verbessern.
• Ihr offenes, kommunikatives und professionelles Auftreten erleichtert Ihnen die effektive Zusammenarbeit und macht Sie zu einem zuverlässigen internen Ansprechpartner.
• Sie sind selbstmotiviert, gut organisiert und fühlen sich wohl dabei, unabhängig in einem teamorientierten Umfeld zu arbeiten.
• Sie kommunizieren sicher in Deutsch und Englisch.

Warum Quantum-Systems:

Wir glauben an die Kraft gemeinsamer Anstrengungen: unkomplizierte technische Expertise gepaart mit einem kundenorientierten Fokus. Wir sind Branchenpioniere, die ehrgeizig, mutig und visionär sind. Wir überschreiten Grenzen, denken außerhalb der Box und streben nach technologischer Exzellenz, um die Zukunft der Luftdaten zu gestalten. Wir versprechen, Ihre Startbahn für individuelles und berufliches Wachstum zu sein.

Unsere Vorteile:

• Betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen Sie dabei, bereits für später vorzusorgen.
• Flexible Arbeitszeiten: Mit vertrauensbasierten Arbeitszeiten sind Sie nicht nur für Ihre Arbeitszeiten verantwortlich, sondern auch für Ihre Work-Life-Balance.
• Mobiles Arbeiten: Wenn es in unserem Büro zu turbulent wird, können Sie den notwendigen Ausgleich durch mobiles Arbeiten finden.
• Bike-Leasing: Wir unterstützen Sie dabei, umweltfreundlich mobil und gesund zu bleiben.
• Corporate Benefits: Ihre Möglichkeit für attraktive Angebote und Rabatte von namhaften Anbietern und Marken, z.B. Adidas, Apple, Expedia.
• Mitarbeiterevents: Wir möchten nicht nur gemeinsam wachsen, sondern auch unsere Erfolge gemeinsam feiern.
• Lunch-Karte: Seien Sie leistungsfähig mit köstlicher Energie, das tägliche Mittagsbudget wird gesponsert.
• Unternehmens-Shuttle: Genießen Sie unseren bequemen Shuttle-Service, der Sie von Pasing in München abholt und zu unserem Standort bringt, mit Rückfahrten am Ende des Arbeitstags.

Über uns:

Quantum Systems spezialisiert sich auf die Entwicklung, das Design und die Produktion von kleinen unbemannten Luftfahrtsystemen (sUAS). Die Produktpalette des Unternehmens umfasst elektrische senkrecht startende und landende (eVTOL) sUAS, die darauf ausgelegt sind, Reichweite und Vielseitigkeit zu maximieren und den Betreibern ein nahtloses Benutzererlebnis zu bieten. Durch die Integration modernster Softwarefähigkeiten, wie Edge Computing und Echtzeit-AI-gestützte Datenverarbeitung, entwickelt Quantum Systems die nächste Generation von UAS für Kunden in den Bereichen Verteidigung, Sicherheit und öffentliche Sektoren.

Unser Engagement:

Wir sind ein aufgeschlossenes Unternehmen, das nicht nur Vielfalt schätzt, sondern aktiv fördert. Unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung glauben wir fest daran, dass die Vielfalt unserer Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil unseres Erfolgs ist. In unserem Unternehmen wird jede Stimme gehört und jede Perspektive geschätzt. Wir glauben, dass unsere Unterschiede uns bereichern und uns helfen, kreative Lösungen zu finden und innovative Ideen zu generieren. Wir sind stolz darauf, ein inklusives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem alle Mitarbeiter ihr volles Potenzial ausschöpfen können.