Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Management-Team durch Organisation, Koordination und Kommunikation.
- Unternehmen: Innovatives Joint Venture im Verteidigungssektor zwischen Deutschland und der Ukraine.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und internationale Projekte.
- Weitere Informationen: Schnelles, internationales Umfeld mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Sei Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Verteidigungstechnologie mit.
- Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium und Erfahrung als Executive Assistant oder in ähnlicher Rolle.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 41850 - 51150 € pro Jahr.
Quantum Frontline Industries (QFI) ist ein neu gegründetes deutsch-ukrainisches Verteidigungsjointventure zwischen Quantum Systems und Frontline Robotics, das im Rahmen der Initiative "Build with Ukraine" ins Leben gerufen wurde. Zum ersten Mal werden ukrainische Drohnen in Europa in industriellem Maßstab hergestellt, wobei bewährte ukrainische Technologien mit deutscher Industrieautomatisierung kombiniert werden, um ein neues Modell der grenzüberschreitenden Verteidigungskooperation zu schaffen: das deutsche Modell.
Als Executive Assistant (m/w/d) sind Sie ein vertrauenswürdiger Partner des Managementteams und sorgen durch proaktive Organisation, Koordination und Kommunikation für einen reibungslosen Tagesablauf. Sie verwalten komplexe Zeitpläne, unterstützen strategische Initiativen und fungieren als zentrale Kontaktstelle für interne und externe Stakeholder.
In dieser Rolle tragen Sie direkt zur Effizienz und Effektivität des Führungsteams bei, indem Sie Bedürfnisse antizipieren, Prioritäten verwalten und ein hochprofessionelles sowie strukturiertes Arbeitsumfeld in einer dynamischen internationalen Organisation aufrechterhalten.
Was ist Ihre tägliche Mission?
- Executive Support & Kalenderverwaltung
- Eigenverantwortliche Verwaltung, Koordination und Priorisierung komplexer Kalender, Meetings und Termine für die Geschäftsführung.
- Organisation und Vorbereitung von Meetings, einschließlich Agenden, Präsentationen, Dokumentationen und Protokollen.
- Koordination von Geschäftsreisen im In- und Ausland, einschließlich Reiseplanung, Buchungen und Kostenmanagement.
- Proaktive Identifizierung von Terminüberschneidungen und Gewährleistung eines effizienten Zeitmanagements für das Führungsteam.
- Unterstützung der Führungskräfte bei der Verwaltung von Prioritäten und Sicherstellung einer zeitnahen Nachverfolgung wichtiger Maßnahmen und Verpflichtungen.
- Kommunikation & Stakeholder-Koordination
- Professioneller Ansprechpartner für interne Abteilungen, Kunden, Partner, Regierungsvertreter und externe Dienstleister.
- Verwaltung eingehender Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Anrufen und offizieller Kommunikation, unter Gewährleistung einer angemessenen Priorisierung und Nachverfolgung.
- Entwurf, Vorbereitung und Überprüfung von Präsentationen, Berichten, Briefings und Entscheidungsunterlagen.
- Förderung einer effektiven Kommunikation zwischen der Führungsebene und verschiedenen Geschäftsbereichen.
- Aufrechterhaltung von Diskretion und Professionalität beim Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
- Administrative Verwaltung
- Pflege und Organisation vertraulicher Dokumente, Aufzeichnungen, Datenbanken und Ablagesysteme.
- Vorbereitung von Korrespondenz, Geschäftsdokumentation, interner Kommunikation und offiziellen Aufzeichnungen.
- Verwaltung administrativer Aufgaben und Sonderaufträge im Auftrag des Managements.
- Sicherstellung einer genauen Dokumentation und eines effizienten Informationsflusses innerhalb der Organisation.
- Unterstützung bei der Implementierung und Pflege administrativer Prozesse und Best Practices.
- Koordination & Projektunterstützung
- Unterstützung bei der Planung, Verfolgung und Durchführung strategischer Projekte und Initiativen.
- Koordination funktionsübergreifender Aktivitäten und Überwachung der Erledigung von Maßnahmen und Ergebnissen.
- Organisation interner Workshops, Führungstreffen, Unternehmensveranstaltungen und Teamaktivitäten.
- Unterstützung des Managements bei Projektberichterstattung, Fortschrittsverfolgung und Stakeholder-Kommunikation.
- Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung von Organisationsprozessen, Strukturen und Zusammenarbeit.
Was Sie ins Team einbringen:
- Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Büromanagement, Kommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen administrativen Rolle.
- Frühere Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Managementteams oder Führungsfunktionen ist sehr wünschenswert.
- Starke Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
- Erfahrung in der Kalenderverwaltung, mit Kollaborationsplattformen und digitalen Produktivitätstools.
- Grundkenntnisse im Projektmanagement oder Büromanagement sind von Vorteil.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Priorisierungsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten.
- Hohe Aufmerksamkeit für Details und eine proaktive, lösungsorientierte Denkweise.
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit einem serviceorientierten Ansatz.
- Hoher Grad an Diskretion, Integrität, Vertrauenswürdigkeit und Professionalität.
- Fähigkeit, in einem dynamischen, schnelllebigen und internationalen Umfeld effektiv zu arbeiten.
- Professionelle Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; Ukrainische Sprachkenntnisse sind ein erheblicher Vorteil.
Executive Assistant (m/f/d) - Quantum Frontline Industries Arbeitgeber: Quantum Systems
Quantum Systems ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten bietet, sondern auch eine Unternehmenskultur fördert, die auf Zusammenarbeit und individuellem Wachstum basiert. Mit einem starken Fokus auf technologische Exzellenz und Innovation in der Entwicklung autonomer Systeme, profitieren Mitarbeiter von attraktiven Zusatzleistungen wie einer betrieblichen Altersvorsorge, Fitnessangeboten und regelmäßigen Teamevents, die das Gemeinschaftsgefühl stärken und Erfolge feiern.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/f/d) - Quantum Frontline Industries erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Quantum Systems, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Quantum Systems im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Quantum Systems echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Quantum Systems zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/f/d) - Quantum Frontline Industries mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Quantum Systems reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Quantum Systems vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Quantum Systems tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
