Executive Assistant to the Co-CEOs (m/f/d)

Als Executive Assistant der Co-CEOs sind Sie eine Schlüsselposition in unserem CEO Office-Team und sorgen dafür, dass die täglichen Abläufe der beiden Co-CEOs reibungslos funktionieren: Kalender, Korrespondenz und internationale Reisen, oft mit kurzer Vorlaufzeit. Sie spielen eine entscheidende Rolle in einem Unternehmen, das schnell zwischen Produktion, Kunden, Investoren und Regierungen agiert. Sie arbeiten eng mit Stakeholdern aus öffentlichen Behörden, Partnern und Investoren zusammen, um sicherzustellen, dass jede Vorstand-, Investoren- und Kundenbesprechung einwandfrei abläuft.

Was ist Ihre tägliche Mission:

• Sie verwalten die Kalender der beiden Co-CEOs: Priorisierung, Konfliktlösung und Echtzeit-Neuplanung.
• Sie organisieren internationale Reisen, einschließlich kurzfristiger Buchungen: Flüge, Visa, Transfers, Sicherheits- und Protokollfragen.
• Sie bearbeiten die Korrespondenz im Namen der Co-CEOs: Posteingang, Terminplanung, Einladungen, Dankesschreiben.
• Sie bereiten Vorstand-, Investoren- und Kundenbesprechungen organisatorisch vor: Räume, Technik, Agenda, Gästebetreuung, Catering und Standortbesuche.
• Sie kommunizieren professionell mit öffentlichen Behörden, Partnern und Investoren in Deutsch und Englisch.
• Sie koordinieren eng innerhalb des CEO Office-Teams: wöchentliche Vorausplanung und Übergabe von Briefings an die Co-CEOs.
• Sie bearbeiten Ausgaben, Genehmigungen und Verträge zur Unterschrift, pflegen die Kontakte der Co-CEOs und vertreten die Executive Assistant des CRO, COO und CFO.

Was Sie ins Team bringen:

• Sie haben eine Ausbildung oder ein Studium in Betriebswirtschaft, Büromanagement oder einem vergleichbaren Bereich abgeschlossen oder verfügen über mehrere Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene, idealerweise in einem internationalen Unternehmen.
• Sie sind es gewohnt, mit öffentlichen Behörden, Investoren und Geschäftspartnern umzugehen und sind auf allen Hierarchieebenen souverän.
• Sie bleiben ruhig und belastbar, wenn sich Pläne kurzfristig ändern; Sie planen Alternativen ein.
• Sie sind hochmotiviert und treiben Ihren Verantwortungsbereich eigenständig voran.
• Sie sind absolut diskret und bereit, eine Sicherheitsüberprüfung (Ü2) zu durchlaufen.
• Sie sind sehr versiert in Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint).
• Kommunikation in Deutsch und Englisch auf geschäftlichem Niveau.

Warum Quantum-Systems:

• Wir glauben an die Kraft gemeinsamer Anstrengungen: unkomplizierte technische Expertise gepaart mit einem kundenorientierten Fokus.
• Wir sind Branchenpioniere, die ehrgeizig, mutig und visionär sind.
• Wir überschreiten Grenzen, denken außerhalb der Norm und streben nach technologischer Exzellenz, um die Zukunft der Luftdaten zu gestalten.
• Wir versprechen, Ihre Startbahn für individuelles und berufliches Wachstum zu sein.

Unsere Vorteile:

• Betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen Sie dabei, bereits für später vorzusorgen.
• Flexible Arbeitszeiten: Mit vertrauensbasierten Arbeitszeiten sind Sie nicht nur für Ihre Arbeitszeiten verantwortlich, sondern auch für Ihre Work-Life-Balance.
• Aktiv bleiben: Mit EGYM Wellpass erhalten Sie Zugang zu Tausenden von Fitness- und Sporteinrichtungen - und natürlich bezuschussen wir die Mitgliedschaft.
• Bike-Leasing: Wir unterstützen Sie dabei, umweltfreundlich mobil und gesund zu bleiben.
• Corporate Benefits: Ihre Chance auf attraktive Angebote und Rabatte von namhaften Anbietern und Marken, z.B. Adidas, Apple, Expedia.
• Mitarbeiterevents: Wir möchten nicht nur gemeinsam wachsen, sondern auch unsere Erfolge gemeinsam feiern.
• Lunch-Karte: Seien Sie leistungsfähig mit köstlicher Energie, das tägliche Mittagsbudget wird gesponsert.
• Unternehmensshuttle: Genießen Sie unseren bequemen Shuttle-Service, der Sie von Laim in München abholt und zu unserem Standort bringt, mit Rückfahrten am Ende des Arbeitstags.

Über uns:

Quantum Systems ist ein führendes europäisches Deep-Tech-Unternehmen für unbemannte Systeme in den Bereichen Luft, Land und See. Wir entwickeln und skalieren integrierte Hardware-, Software- und KI-gestützte Lösungen für mission-critical Operationen. Bei Quantum Systems arbeiten Sie mit Experten aus verschiedenen Disziplinen zusammen, übernehmen von Anfang an Verantwortung und helfen, ehrgeizige Ideen in Technologien mit echtem Einfluss umzusetzen. Wir handeln schnell, denken über Grenzen hinaus und geben unseren Teams den Raum, das Kommende zu gestalten.

Unser Engagement: Wir sind ein aufgeschlossenes Unternehmen, das nicht nur Vielfalt schätzt, sondern aktiv fördert. Unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung glauben wir fest daran, dass die Vielfalt unserer Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil unseres Erfolgs ist. In unserem Unternehmen wird jede Stimme gehört und jede Perspektive geschätzt. Wir glauben, dass unsere Unterschiede uns bereichern und helfen, kreative Lösungen zu finden und innovative Ideen zu generieren. Wir sind stolz darauf, ein inklusives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem alle Mitarbeiter ihr volles Potenzial ausschöpfen können.