Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze ein dynamisches Team und arbeite mit KI-Agenten an spannenden Projekten.
- Unternehmen: Quatico, eine aufstrebende Softwarefirma in Zürich mit innovativer Kultur.
- Vorteile: Flexibles Arbeitsumfeld, gute Vergütung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Engagiertes Team mit viel Gestaltungsspielraum und tollen Arbeitsbedingungen.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse aktiv und nutze moderne Technologien zur Effizienzsteigerung.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, 3 Jahre Erfahrung und Begeisterung für KI-Tools.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 20000 - 23000 € pro Jahr.
Du hältst einem kleinen, ambitionierten Team den Rücken frei. Und ein Team aus KI-Agenten hilft dir dabei. Teilzeit 50%, Sofort oder nach Vereinbarung. Zürich, Schweiz.
Über die Rolle: Quatico ist eine kleine, aufstrebende Softwarefirma in Zürich. Wir entwickeln das Vertriebsportal – eine KI-gestützte Software, mit der Unternehmen auf Knopfdruck professionelle Offerten erstellen und ihre Dienstleistungen online verkaufen. Mit unserem Produkt wollen wir international wachsen. Zusätzlich bauen wir Webportale für Schweizer Kunden.
Für die Nachfolge unserer langjährigen Executive Assistentin suchen wir eine Persönlichkeit, die für das Team da ist und den operativen Betrieb eigenständig führt – von der Buchhaltung über HR bis zur Eventorganisation. Das Besondere: Du arbeitest bei uns mit KI-Agenten zusammen, die dir repetitive Aufgaben abnehmen. Du entscheidest, prüfst und gibst frei. Deine Engineering‑Kollegen sind KI‑Experten und erstellen in deinem Auftrag spezialisierte Agenten für deine Aufgaben.
Deine Aufgaben:
- Anlaufstelle für das Team: Wer eine Frage hat, kommt zuerst zu dir – sei es zur Spesenabrechnung, zum nächsten Teamanlass oder zur Elternzeit. Du nimmst Anliegen auf, findest Antworten oder leitest weiter. Nach außen bist du die erste Stimme für Bewerberinnen, Lieferanten und Partner.
- Finance & Buchhaltung: Lieferantenrechnungen erfassen und verbuchen, Kreditkartenabrechnungen verbuchen, Banktransaktionen abgleichen, Monatsabschluss vorbereiten. Du arbeitest mit Bexio und koordinierst dich mit unserer externen Treuhänderin für Lohn, Jahresrevision, arbeitsrechtliche oder steuerrechtliche Fragen.
- HR & Personaladministration: Eintritte und Austritte betreuen, Recruiting koordinieren, Abwesenheiten und Feriensaldi pflegen, Mitarbeitergespräche vorbereiten. Du verwaltest unsere Versicherungen (BVG, UVG/KTG) und bist Ansprechpartner für alles rund um Sozialleistungen.
- Office & Organisation: Mails beantworten, Büromaterial und Verpflegung organisieren, Events planen – vom monatlichen Hands‑on Workshop bis zum jährlichen Schneewochenende. Du sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem man gerne arbeitet.
- Reporting & KPIs: Monatlich Finanz‑ und HR‑Kennzahlen aufbereiten. Die Geschäftsleitung verlässt sich auf deine Zahlen.
- IT & Lizenzen: Tool‑Lizenzen verwalten, Arbeitsplätze einrichten, Hardware‑Beschaffungen koordinieren.
- Projekte & Sales‑Support: Meetings koordinieren, Vorlagen pflegen, quartalsweise Supportrechnungen erstellen.
Wie KI deine Arbeit verändert: Viele dieser Aufgaben werden bei uns durch KI‑Agenten vorbereitet: E‑Mails werden vorklassifiziert, Rechnungen vorerfasst, Termine vorgeschlagen. Du reviewst die Vorschläge, gibst Freigaben und greifst ein, wo menschliches Urteilsvermögen gefragt ist. Deine Aufgabe ist nicht, Routinearbeit abzuarbeiten – sondern die Prozesse zu verstehen und stetig zu verbessern. Wenn etwas effizienter geht, findest du den Weg.
Das bringst du mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung oder gleichwertige Qualifikation
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle
- Stilsicheres Deutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse
- Erfahrung mit KI‑Tools (ChatGPT, Claude, Copilot oder ähnlich) – du probierst neue Werkzeuge aus, bevor man dich darum bittet
- Flair für Zahlen und ein strukturierter Umgang mit Finanzdaten
- Kommunikative Stärke und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen
- Eigeninitiative – du siehst, was zu tun ist, und packst es an
- Exakte, selbstständige und absolut zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationstalent und vorausschauendes Handeln
Vergütung: Basissalär von CHF 40'000 – 46'000 pro Jahr bei einem 50%-Pensum. Firmenweiter Bonus, Bonusanteil durch Peer‑Review.
Arbeitsort und Präsenz: Unser Büro liegt in der Nähe des Zürcher Hauptbahnhofs. Regelmässige Präsenz im Büro ist uns wichtig. Den genauen Rhythmus – ob täglich halbtags oder an drei längeren Tagen – gestalten wir gemeinsam. Spontane Anpassungen oder Home‑Office sind jederzeit möglich.
Unser Angebot: Wir bieten eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum in einem engagierten, unkomplizierten Team. Du arbeitest mit Technologien, die den kaufmännischen Arbeitsalltag gerade grundlegend verändern – und bist eine der Ersten, die das in der Praxis tun. Dazu gehören sehr gute Arbeitsbedingungen und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.
Bewirb dich! In einem engagierten Team mit erfahrenen Ingenieuren und sehr guten Arbeitsbedingungen bieten wir vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten mitten in Zürich. Komm und zeig uns, was du kannst! Schick deine Bewerbung mit Lohnvorstellung und möglichem Arbeitsbeginn an: hr@quatico.com. Hast du Fragen? Gerne hilft dir Jan weiter: +41 43 243 88 00.
Executive Assistant Arbeitgeber: Quatico Solutions AG
Quatico ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten. Mit einem engagierten Team in Zürich profitierst du von flexiblen Arbeitszeiten, der Zusammenarbeit mit KI-Technologien und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten, die deine Karriere vorantreiben. Hier hast du die Chance, aktiv an der Gestaltung von Prozessen mitzuwirken und in einem unterstützenden Team zu wachsen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Rolle.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Quatico auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Trends in der KI und wie sie die Rolle eines Executive Assistants beeinflussen. Zeig, dass du bereit bist, mit den KI-Agenten zusammenzuarbeiten und Prozesse zu optimieren.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell gesehen wird.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine lockere, aber professionelle Sprache und lass deine Begeisterung für die Rolle durchscheinen.
Mach es konkret!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen und wie sie zu den Aufgaben passen, die du bei uns übernehmen würdest. Konkrete Beispiele helfen uns, dich besser zu verstehen!
Zeige dein Interesse an KI!:Da wir mit KI-Agenten arbeiten, wäre es super, wenn du uns zeigst, dass du dich mit diesen Tools auskennst. Erwähne, welche Erfahrungen du mit KI-Tools hast und wie du sie in deiner Arbeit einsetzen würdest.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schneller bearbeiten und dich besser kennenlernen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Quatico Solutions AG vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Position als Executive Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Erwartungen des Unternehmens passen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten, dein Zahlenverständnis oder deine Kommunikationsstärke unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Rolle zu verdeutlichen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über das Team und die Unternehmenskultur zu erfahren. Fragen zur Zusammenarbeit mit KI-Agenten könnten besonders relevant sein.
✨Sei du selbst
Authentizität ist wichtig! Zeige deine Persönlichkeit und wie du ins Team passen würdest. Das Unternehmen sucht jemanden, der nicht nur die Aufgaben erfüllt, sondern auch gut ins Team integriert werden kann.
