Operations Manager-Zurich, Switzerland

(Zürich, Schweiz)

Wir suchen einen praktischen Operations Manager, um das operative Rückgrat unseres neuen Optik-Forschungslabors in Zürich aufzubauen. Sie berichten direkt an den VP Finance von Quera Computing Incorporated und überwachen die täglichen Aktivitäten von Quera Computing AG, die das Geschäft effizient, widerstandsfähig und bereit für das Wachstum machen. Sie sind verantwortlich für Einrichtungen, Laborbetrieb, Einkauf und Logistik, Sicherheit und Compliance für das Optik-Forschungslabor in Zürich und unterstützen direkt den Leiter der Optikforschung in Zürich bei administrativen Angelegenheiten und Personalfragen. Dies ist eine Rolle für jemanden, der gerne ein Labor von Grund auf neu aufbaut und es sicher betreibt.

Hauptverantwortlichkeiten

• Betriebliche Exzellenz: Aufbau, Gestaltung und Dokumentation zentraler interner Prozesse zur Unterstützung des Geschäftswachstums, der Personalplanung und des Einstellungsprozesses.
• Prozessverbesserung: Identifizierung von Engpässen und Implementierung von Automatisierungslösungen zur Steigerung der Produktivität.
• Finanzaufsicht: Enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung bei der Budgetplanung, Nutzungsvorschriften, Ausgabenverfolgung und Berichterstattung.
• Lieferkette/Versand/Empfang: Unterstützung des Beschaffungs- und Bestandsmanagements zusammen mit dem US-Team der Lieferkette, einschließlich Versand-/Empfangsangelegenheiten, die regelmäßiges Bücken, Heben, Strecken und Erreichen sowohl unterhalb der Taille als auch über Kopf umfassen.
• Einrichtungsmanagement: Zusammenarbeit mit dem Facility-Team von Quera Computing Inc., um sicherzustellen, dass die Einrichtung in der Schweiz während der Renovierung ordnungsgemäß eingerichtet wird, einschließlich Raumplanung, Zugangskontrolle, Arbeitssicherheit und Umsetzung allgemeiner Gebäudedienste. Laufendes Facility-Management während des Betriebs und Koordination von Reparaturen in kurzer Zeit.
• Sicherheit und Compliance: Implementierung und Aufrechterhaltung von Labor-Sicherheitsregeln (einschließlich Lasersicherheit, elektrische Sicherheit): Definition von Kontrollbereichen, Sicherheitsvorrichtungen und Beschilderung, Definition von Standardarbeitsanweisungen, Berichterstattung über Vorfälle und Beinaheunfälle, Notfallpläne und Übungen, Erste-Hilfe- und Brandschutzabdeckung. Sicherstellung der Einhaltung der Schweizer und Zürcher Arbeitsvorschriften.
• Administrative Verwaltung: Verwaltung und/oder Überwachung lokalisierter Unterstützung für Angelegenheiten im Zusammenhang mit Marketing/Öffentlichkeitsarbeit, Zeitmanagement (z.B. Urlaub/Urlaubsberichte) und Veranstaltungsplanung und -koordination.
• Personalwesen: Überwachung der Einarbeitung und Orientierungsaktivitäten von Mitarbeitern und anderer zugewiesener Angelegenheiten (z.B. Angebotsunterlagen, Arbeitsgenehmigung und Umzugslogistik).
• Koordination und Berichterstattung: Als wichtige Verbindung zwischen dem US-Hauptquartier und den in der Schweiz ansässigen Teammitgliedern fungieren.
• Compliance und Verträge: Unterstützung des Vertragsmanagements und Sicherstellung der Einhaltung von Exportkontrollen, Partnervereinbarungen und anderen regulatorischen Anforderungen.

Was wir benötigen

• 5+ Jahre Erfahrung in einem Land, im operativen Management, idealerweise in einem frühen Startup, Forschung, Universität, Photonik oder Deep-Tech-Umfeld in der Schweiz.
• Nachweisliche Fähigkeit, operationale Systeme von Grund auf neu aufzubauen.
• Analytisches Denken: Starke Problemlösungsfähigkeiten unter Verwendung von Daten zur fundierten Entscheidungsfindung.
• Führung: Erfahrung in der Leitung eines Teams und der Beeinflussung funktionsübergreifender Partner.
• Tools: Kenntnisse in Produktivitätstools (z.B. MS Office, Ausgabenmanagement-Plattformen und CRM-Systeme).
• Kenntnis der Schweizer Beschäftigungs- und Sicherheitsvorschriften (ArG, UVG, EKAS).
• Starke Organisations-, Diskretion- und Kommunikationsfähigkeiten; angenehm im Umgang als rechte Hand des Leiters des Forschungslabors und in der Lage, viele kleine Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
• Fließend in Englisch. Gute Deutschkenntnisse (B2 oder besser) sind von Vorteil.

Grundqualifikationen

• Abschluss oder gleichwertige Qualifikation oder 5+ Jahre gleichwertige Erfahrung.
• Nachweisliche Fähigkeit, komplexe Projekte mit mehreren Stakeholdern zu managen.
• Starke Fähigkeiten im Budgetmanagement, in der finanziellen Berichterstattung und in der Compliance.
• Praktische Erfahrung mit operativen Workflows, Prozessverbesserung und Lieferantenmanagement.
• Kenntnis des Vertragsmanagements und der regulatorischen Compliance (Erfahrung mit Exportkontrollen ist von Vorteil).
• Ausgezeichnete organisatorische, kommunikative und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Hohe Anpassungsfähigkeit in dynamischen, schnelllebigen Umgebungen.