Executive & Personal Assistant (m/w/d)

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Klingt wild?

Wir finden: Klingt innovativ!

Um dieses Konstrukt im Blick zu behalten, suchen wir Unterstützung im Bereich Assistenz der Geschäftsführung.

Persönliche Assistenz für Chris

Ein gut gepflegter Kalender allein schafft noch keine echte Entlastung.

Chris ist Unternehmer, Geschäftsführer, Ideengeber und an vielen Stellen gleichzeitig gefragt.

Damit er seine Zeit und Energie auf die Aufgaben konzentrieren kann, bei denen er den größten Mehrwert schafft, suchen wir eine Person, die seinen geschäftlichen und persönlichen Alltag aktiv mitgestaltet.

Du organisierst nicht einfach nur Termine.

Du behältst den Überblick, filterst Informationen, erkennst Engpässe und sorgst dafür, dass Dinge erledigt werden – auch dann, wenn Chris selbst sie längst nicht mehr auf dem Schirm hat.

Kurz gesagt: Du hältst ihm nicht nur den Rücken frei.

Du sorgst dafür, dass er fokussiert, vorbereitet und mit möglichst wenig unnötiger Belastung arbeiten kann.

Worum es in dieser Rolle wirklich geht

Du arbeitest ausschließlich für Chris und bist seine zentrale Ansprechperson für alle organisatorischen Themen.

Du kennst seine Prioritäten, seinen Arbeitsrhythmus und seine Verpflichtungen – geschäftlich wie privat.

Dabei musst du nicht jedes Thema fachlich bis ins letzte Detail durchdringen.

Du solltest aber verstehen, worum es geht, warum etwas wichtig ist und was als Nächstes passieren muss.

Nur so kannst du Informationen sinnvoll einordnen, Aufgaben weitergeben und entscheiden, was Chris’ Aufmerksamkeit braucht – und was nicht.

Du übernimmst zunächst keine eigenen Unternehmensprojekte und bist auch nicht für die inhaltliche Unternehmenssteuerung verantwortlich.

Deine Aufgabe ist es, Chris’ Alltag so gut zu organisieren, dass er sich auf seine unternehmerischen, kreativen und persönlichen Schwerpunkte konzentrieren kann.

• Das sind deine Aufgaben
• Du steuerst Chris’ Arbeitsalltag
• Du planst und koordinierst seinen Kalender vorausschauend.
• Du füllst nicht einfach jede freie Lücke im Kalender mit Terminen, sondern schaffst bewusst Raum für Führung, kreative Arbeit, spontane Gespräche und Erholung.
• Du kennst seine aktuellen Prioritäten und sorgst dafür, dass sie sich auch in seiner Zeitplanung widerspiegeln.
• Du behältst seinen Workload im Blick und weist frühzeitig darauf hin, wenn Vorhaben, Termine und verfügbare Zeit nicht zusammenpassen.
• Du schlägst Prioritäten vor und hilfst dabei, realistische Entscheidungen zu treffen.
• Du erkennst organisatorische Engpässe, bevor sie zum Problem werden.
• Du filterst Informationen und hältst Themen zusammen
• Du verschaffst dir einen Überblick über die Themen, mit denen Chris aktuell beschäftigt ist.
• Du bereitest Termine so vor, dass alle relevanten Informationen und Unterlagen rechtzeitig vorliegen.
• Du stellst durch kurze Abstimmungen, Notizen oder Debriefings sicher, dass Entscheidungen und nächste Schritte aus wichtigen Terminen nicht verloren gehen.
• Du ordnest eingehende Anfragen nach Relevanz und Dringlichkeit.
• Du entscheidest, was du selbst klären kannst, was an andere Personen gehört und womit Chris sich tatsächlich beschäftigen muss.
• Du fasst Informationen so zusammen, dass er schnell entscheidungsfähig ist.
• Du sorgst dafür, dass aus Entscheidungen auch etwas wird
• Du überführst Absprachen in konkrete Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen.
• Du gibst Aufgaben im Auftrag von Chris verbindlich an die zuständigen Personen weiter.
• Du holst Informationen und Rückmeldungen ein und hältst vereinbarte Fristen nach.
• Du führst Wiedervorlagen und erinnerst rechtzeitig an offene Entscheidungen.
• Du bleibst an Themen dran, ohne dass er dich jedes Mal daran erinnern muss.
• Du hältst Chris kompakt über den aktuellen Stand und mögliche Hindernisse auf dem Laufenden.

Dabei hast du keine disziplinarische Führungsverantwortung.

Du erhältst aber ein klares Mandat, im Auftrag von Chris Aufgaben weiterzugeben, Informationen einzufordern und verbindlichkeitsnachrichtungen.

• Du organisierst Reisen, Termine und Verpflichtungen
• Du planst Geschäftsreisen vollständig und vorausschauend.
• Du koordinierst Termine, Buchungen, Unterlagen und organisatorische Abläufe.
• Du berücksichtigst dabei nicht nur den einzelnen Termin, sondern auch Reisezeiten, Vorbereitungsaufwand und die gesamte Wochenplanung.
• Du organisierst interne und externe Termine sowie ausgewählte Veranstaltungen, an denen er teilnimmt.
• Du sorgst dafür, dass er zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort ist und alles dabeihat, was er benötigt.
• Du unterstützt auch im persönlichen Alltag

Geschäftliches und Privates lassen sich im Alltag eines Unternehmers nicht immer sauber voneinander trennen.

Deshalb gehört auch persönliche Unterstützung ausdrücklich zu dieser Position.

Dazu können beispielsweise gehören

• private Termine und Reisen organisieren,
• Arzt-, Gesundheits- oder Sporttermine koordinieren,
• Recherchen, Reservierungen und Buchungen übernehmen,
• persönliche Besorgungen und Erledigungen organisieren,
• bei Bedarf familiäre Termine mit der geschäftlichen Planung abstimmen,
• alltägliche organisatorische Themen übernehmen, die unnötig Zeit und Aufmerksamkeit binden.

Darüber geht es nicht darum, wahllos jede private Aufgabe abzugeben. Es geht darum, dort pragmatisch zu unterstützen, wo es für ihn eine echte Entlastung schafft.

Was diese Position ausdrücklich nicht ist

Du bist keine reine Kalenderverwaltung und auch kein allgemeines Office Management. Nicht zu deinem Aufgabenbereich gehören zunächst:

• Empfang und allgemeine Büroorganisation,
• Mieter- oder Flächenmanagement im R42,
• allgemeine Unterstützung aller Gesellschaften oder Geschäftsführungsmitglieder,
• dauerhafte Mitarbeit in Fachabteilungen,
• tiefgehende strategische oder konzeptionelle Arbeit,
• fachliche Führung von Teams,
• eigenständige Verantwortung für größere Projekte.

Du arbeitest ausschließlich für Chris. Deine Aufgabe ist nicht, überall mitzuarbeiten, sondern dafür zu sorgen, dass sein Alltag funktioniert.

Was du mitbringen solltest

Für diese Position suchen wir nicht zwingend einen ganz bestimmten Abschluss.

Entscheidend ist, dass du bereits in einer anspruchsvollen Assistenz-, Organisations- oder vergleichbaren Vertrauensrolle gearbeitet hast und weißt, was echte Entlastung bedeutet.

Wichtig sind uns vor allem

• Du denkst voraus und wartest nicht darauf, dass dir jeder einzelne Schritt erklärt wird.
• Du kannst viele parallele Themen strukturieren und trotzdem erkennen, was wirklich wichtig ist.
• Du verstehst geschäftliche Zusammenhänge schnell, ohne selbst Fachexpert: in für alle Bereiche sein zu müssen.
• Du arbeitest ausgesprochen zuverlässig, sorgfältig und verbindlich.
• Du kannst freundlich, aber bestimmt nachhalten und Aufgaben im Namen von Chris weitergeben.
• Du hast ein gutes Gespür für Menschen, Situationen und den richtigen Zeitpunkt.
• Du kannst Nähe und Vertrauen aufbauen und gleichzeitig professionell mit persönlichen Grenzen umgehen.
• Du gehst selbstverständlich diskret mit vertraulichen geschäftlichen und privaten Informationen um.
• Du kommunizierst klar und sicher – mit Mitarbeitenden, Führungskräften, Geschäftspartner: innen und privaten Kontakten.
• Du beherrschst digitale Arbeits- und Organisationstools und findest dich schnell in neue Systeme ein.
• Du bleibst auch dann ruhig und lösungsorientiert, wenn sich Pläne kurzfristig ändern.
• Du traust dich, Chris auf unrealistische Planungen, fehlende Entscheidungen oder drohende Überlastung hinzuweisen.
• So sieht gute Arbeit in dieser Rolle für uns aus
• Du bist erfolgreich, wenn …
• Chris nicht mehr selbst an jede Aufgabe und jede Rückmeldung denken muss,
• wichtige Themen weder untergehen noch unnötig lange bei ihm liegen,
• sein Kalender seine tatsächlichen Prioritäten widerspiegelt,
• Entscheidungen zuverlässig in nächste Schritte übersetzt werden,
• andere Personen wissen, was bis wann von ihnen benötigt wird,
• geschäftliche und persönliche Verpflichtungen sinnvoll zusammenspielen,
• und er spürbar mehr Zeit und mentale Kapazität für Führung, Kreativität und Unternehmertum gewinnt.
• Was dich bei uns erwartet
• eine außergewöhnliche Vertrauensposition mit engem Austausch zu Chris,
• viel Eigenverantwortung und ein klares Mandat,
• Einblick in unterschiedliche Unternehmen, Themen und Netzwerke,
• kurze Wege und die Möglichkeit, Arbeitsweisen aktiv mitzugestalten,
• ein moderner Arbeitsplatz im Herzen von Leipzig,
• ein unbefristeter Arbeitsvertrag,
• ein strukturiertes Onboarding,
• betriebliche Altersvorsorge und weitere Benefits,
• Teamevents, Workshops und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• ein offenes Team mit sehr unterschiedlichen Menschen, Ideen und Projekten.

Passt die Rolle zu dir?

Diese Position passt zu dir, wenn du Freude daran hast, Ordnung in einen vielseitigen und manchmal ziemlich dynamischen Alltag zu bringen.

Wenn du nicht nur Aufgaben abarbeiten, sondern Verantwortung dafür übernehmen möchtest, dass das Gesamtsystem funktioniert.

Du musst Chris nicht vom ersten Tag an vollständig verstehen.

Aber du solltest Lust darauf haben, seine Arbeitsweise, Prioritäten und Bedürfnisse wirklich kennenzulernen – und daraus Schritt für Schritt eine Zusammenarbeit aufzubauen, die ihm echte Entlastung bringt.

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• Sophie Siebenhüner - Mail: jobs@gecko-group. de | Phone: +49 341 24834181
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