Executive Assistant (m/w/d), 2 Jahre befristet

Die Rabobank Frankfurt ist die deutsche Niederlassung der international führenden niederländischen Rabobank‑Gruppe, einem globalen Finanzinstitut mit starkem Fokus auf die Agrar-, Lebensmittel- und Energiesektoren. Als spezialisiertes Institut im Corporate- und Investment‑Banking unterstützt die Rabobank Unternehmen bei komplexen Finanzierungsvorhaben für international agierende Firmen. Die Bank verfolgt die strategischen Leitlinien „Banking for Food“ und „Banking for Energy“, mit denen sie einen aktiven Beitrag zur globalen Ernährungssicherheit und zur nachhaltigen Energiewende leistet. In unserem motivierten und wertschätzenden Team freuen wir uns im Rahmen einer Elternzeitvertretung auf deine Verstärkung als Executive Assistant in Vollzeit zum schnellstmöglichen Zeitpunkt.

Das erwartet dich in deiner Rolle

Als Executive Assistant bist du die verlässliche, souveräne und bestens organisierte zentrale Unterstützung, hauptsächlich auf Führungsebene. Mit deiner ausgeprägt strukturierten Arbeitsweise, deiner hohen Eigenständigkeit und einem starken Selbstbewusstsein behältst du auch in herausfordernden Momenten die Kontrolle – selbst dann, wenn Prioritäten sich spontan ändern oder Führungskräfte unterschiedliche Erwartungen mitbringen. Du bringst die Fähigkeit mit, ruhig, professionell und lösungsorientiert zu bleiben – auch im Umgang mit wechselhaften Anforderungen. Dein ausgeprägtes Organisationstalent, kombiniert mit exzellenter Kommunikationsstärke, ermöglicht es dir, komplexe Aufgaben effizient zu koordinieren, Informationen klar aufzubereiten und den Überblick in einem dynamischen Umfeld zu behalten.

Key Responsibilities:

• Kalender- und Meetingmanagement: Du koordinierst und priorisierst komplexe Kalender und stellst eine reibungslose Vorbereitung und Organisation aller Meetings sicher – inklusive der wöchentlichen Catch‑up‑Meetings mit Vorgesetzen. Darüber hinaus bereitest du regelmäßig monatliche und quartalsweise Meetings vor, übernimmst die Protokollführung und stellst die sorgfältige Verwaltung und Nachverfolgung der Protokolle (in Deutsch und Englisch) sicher.
• Reise- und Abrechnungsmanagement: Du übernimmst die Buchung, Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisen und beantragst A1‑Bescheinigungen sowie BahnCards. Zusätzlich bereitest du Bewirtungen zur Versteuerung vor und stellst die vollständige Dokumentation sicher. Die Vorbereitung, Durchführung & Nachbearbeitung der Reiseabläufe ist durch dich sichergestellt.
• Event- und Hospitality Management: Du organisierst & koordinierst Business Lunches/Dinner, pflegst Eventlisten, Terminkalender und unterstützt bei Anmeldungen zu Veranstaltungen.
• Office- und Dokumentenmanagement: Du bestellst und verwaltest Visitenkarten, pflegst die Mailbox und arbeitest mit Tools wie Client Link, Egencia & Concur. Zusammen mit der aktuellen Office Managerin stellst du einen reibungslosen Ablauf im Office und innerhalb der Abteilung sicher.
• Projektmanagement: Vorbereitung und Koordination von Besuchen internationaler Kolleg*innen übernimmst du eigenständig. Du planst und betreust jährlich wiederkehrende lokale & regionale Events wie Sommerfeste, Weihnachtsfeiern und saisonale Kampagnen. Darüber hinaus wirkst du an größeren Formaten wie Messen oder mehrtägigen Teamevents mit und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.

Damit überzeugst du uns:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise bereits mit Verantwortung für mindestens zehn Mitarbeitende.
• Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS‑Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel & Teams), SharePoint von Vorteil.
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache sowie ein professionelles, serviceorientiertes Auftreten.
• Hohe Zuverlässigkeit, Loyalität und ein verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren.

Das kannst du bei uns erwarten:

• Hybrides Arbeitsmodell für eine gesunde Work‑Life‑Balance – inklusive Home‑Office‑Option (mit monatlicher Pauschale) und moderner technischer Ausstattung.
• Attraktives Vergütungspaket sowie vermögenswirksame Leistungen.
• Großzügige Auszeiten: 30 Urlaubstage plus die Möglichkeit, bis zu 30 Tage pro Jahr aus dem Ausland zu arbeiten.
• Beste Lage im Herzen Frankfurts – ein Parkplatz ist inklusive.
• Modernes Arbeitsumfeld mit ergonomischer Ausstattung, kostenlosen Getränken, frischem Obst und Essensgutscheinen.
• Exklusive Mitarbeitendenvorteile sowie vielfältige Weiterbildungs‑ und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Flexible Zusatzleistungen: wähle zwischen Fahrtkostenzuschuss, Bike‑Leasing, Unterstützung bei der Kinderbetreuung oder zwei zusätzlichen Urlaubstagen.
• Gesellschaftliches Engagement: zwei bezahlte Tage pro Jahr für freiwillige Tätigkeiten.

Wir unterstützen nicht nur unsere Kundinnen und Kunden dabei, erfolgreich zu wachsen – wir fördern auch unsere Mitarbeitenden, damit sie ihr volles Potenzial entfalten können. Vielfalt ist für uns ein zentraler Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Wir schaffen ein integratives Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen, Respekt und echter Wertschätzung basiert. Ein Ort, an dem jede Person so sein kann, wie sie ist, und ihre individuellen Erfahrungen, Hintergründe und Kompetenzen einbringen kann. Wir möchten unsere Mitarbeitenden dabei unterstützen, sich sowohl beruflich als auch persönlich wohlzufühlen. Deshalb stellen wir umfassende Angebote rund um Gesundheit, Wohlbefinden und persönliche Entwicklung bereit. Unser Anspruch ist es, eine nachhaltige, sinnstiftende und kollegiale Arbeitsumgebung zu gestalten – damit jede und jeder versteht, welchen Beitrag sie oder er zu unserer Mission leistet und täglich die beste Version seiner selbst in unsere lebendige Community einbringen kann.

Apply now - vorzugsweise über unsere Website mit deinem frühestmöglichen Startdatum sowie deiner Gehaltsvorstellung. Deadline für Bewerbungen ist der 28. Februar 2026. Bewerbungen via LinkedIn Nachricht oder E-Mail werden nicht berücksichtigt, bitte über den offiziellen Link oder die Website bewerben.

Für mehr Informationen oder Fragen, kontaktiere gerne das HR Team.