Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unseren CEO bei strategischen und operativen Aufgaben und optimiere Prozesse.
- Arbeitgeber: Dynamisches, internationales Unternehmen mit innovativen Lösungen im Logistikbereich.
- Mitarbeitervorteile: Hybrides Arbeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und hochwertige IT-Ausstattung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Logistik und arbeite an spannenden Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als Assistent/in, hervorragende Organisationsfähigkeiten und Kommunikationsstärke.
- Andere Informationen: Werde Teil eines kreativen Teams mit viel Entscheidungsspielraum.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Your mission
As Executive Assistant, you will support our CEO in both strategic and operational matters, optimize processes and priorities, and act as a central point of contact for internal and external stakeholders.
Strategic Support for the CEO
- Proactively prioritize tasks and projects based on company goals and timelines
- Analyze and prepare strategically relevant information to support decision-making
- Represent the CEO in meetings requiring operational oversight or coordination
Effective Calendar and Time Management
- Manage and optimize the CEO’s complex calendar, including internal and external appointments
- Ensure alignment of time and priorities with company objectives
- Serve as a key interface between internal departments, partners, and external stakeholders
Meeting and Communication Management
- Prepare, organize, and moderate management and leadership meetings, including minute-taking and follow-ups
- Communicate actively with the advisory board, shareholders, and other executives to ensure smooth information flow
- Manage incoming and outgoing communications, including the CEO’s email inbox and LinkedIn account
- Handle external communications on behalf of the CEO (e.g., LinkedIn posts)
- Track responses to emails, Teams messages, Jira tickets, or Confluence posts sent by the CEO
- Create comprehensive PowerPoint presentations and speeches for the CEO
Leadership and Support of Strategic Projects
- Independently lead selected CEO projects from kick-off to implementation
- Monitor project progress and ensure deadlines and milestones are met
- Support the implementation of new processes and systems
Administrative Excellence
- Manage confidential documents and information with the utmost discretion and sensitivity
- Assist with travel planning, expense reporting, and organizational details
- Ensure smooth and efficient administrative workflows
- Demonstrate absolute trustworthiness and discretion in handling sensitive information
Your profile
- Completed commercial training or a comparable qualification
- Several years of experience in a similar role as a secretary, assistant, or office manager
- Excellent organizational skills and a high level of responsibility and independence
- Strong proficiency in MS Office and modern communication tools
- Excellent written and verbal communication skills in both German and English (C1/C2 level)
- Discretion, trustworthiness, and a professional demeanor
- Flexibility and the ability to quickly adapt to changing tasks and priorities
Why us?
- Help shape the future by shifting traffic from road to rail
- Work on cutting-edge marketplace and software solutions that impact the entire logistics industry
- Become part of a dynamic, international team where senior management brings extensive experience from both corporate and startup environments
- International work environment with locations in Frankfurt, Hamburg, Izmir, and Rotterdam
- Enjoy a high level of creative freedom and decision-making power, supported by an attractive overall package that includes:
- Hybrid working options, including fully remote work for several weeks
- Subsidized Deutschlandticket or Givve Card
- Bike leasing programs via JobRad or BusinessBike
- Budget for your professional development
- High-quality IT equipment of your choice
- Various team events
#J-18808-Ljbffr
Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Rail-Flow
Kontaktperson:
Rail-Flow HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle als Assistenz der Geschäftsführung bewirbst, zeige, dass du die Initiative ergreifen kannst. Recherchiere über das Unternehmen und bringe Ideen mit, wie du den CEO unterstützen kannst.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens auszutauschen. So bekommst du Insider-Infos und kannst dich besser positionieren.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen für die Rolle durchgehst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Flexibilität zeigen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und gibt uns die Möglichkeit, dich besser kennenzulernen. Vergiss nicht, deine Bewerbung individuell anzupassen und deine Motivation klar zu kommunizieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig und unvergesslich.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, einen guten Eindruck zu gewinnen.
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Fehler können den Eindruck erwecken, dass du nicht sorgfältig arbeitest – und das wollen wir nicht!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Rail-Flow vorbereitest
✨Mach dich mit der Unternehmensvision vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, die Mission und Vision des Unternehmens zu verstehen. Überlege dir, wie deine Rolle als Assistenz der Geschäftsführung dazu beitragen kann, diese Ziele zu erreichen. Das zeigt, dass du nicht nur an dem Job interessiert bist, sondern auch an der Zukunft des Unternehmens.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung in der Organisation von Meetings und dem Management von Kalendern. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen. So kannst du während des Interviews selbstbewusst und kompetent auftreten.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, ist es wichtig, dass du deine schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten demonstrierst. Übe, klare und prägnante Antworten zu geben, und sei bereit, deine Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern zu teilen. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Frage nach den Erwartungen
Nutze die Gelegenheit, um am Ende des Interviews Fragen zu stellen. Frage nach den spezifischen Erwartungen an die Assistenz der Geschäftsführung und wie der Erfolg in dieser Rolle gemessen wird. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, die richtigen Prioritäten zu setzen.
