Assistenz der Projektleitung (m/w/d) für Infrastruktur

Möglich an unserem Standort in Hamburg und Frankfurt am Main, Deutschland. Brennst du für die Schiene? Ist Planungsbeschleunigung dein Antrieb? Du hast bereits erste Jahre Berufserfahrung in der Organisation und aktiven Steuerung von Verkehrsgroßprojekten und ein abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftsingenieurwesen, technische BWL, Bauingenieurswesen oder vergleichbar.

Für eines unserer größten Projekte suchen wir eine Assistenz der Projektleitung (m/w/d), die operativ und leitungsnah unterstützt, Themen strukturiert, Entscheidungsbedarfe sichtbar macht und als Schnittstelle in unser Unternehmen-internes Projektmanagement-Team wirkt – insbesondere bei der Vorbereitung und Nachbereitung zentraler Abstimmungen an Projekt-Schnittstellen.

Du bist im Projekt Management Office (PMO) angesiedelt und arbeitest primär in direkter Zusammenarbeit mit einem unserer Projektleiter. Gemeinsam stellt ihr sicher, dass Governance, Reporting und Zusammenarbeit im Projektalltag funktionieren – und dass Risiken und Abweichungen früh adressiert werden.

Deine neue Rolle: Als Assistenz der Projektleitung (m/w/d) arbeitest du direkt mit einem Projektleiter zusammen und unterstützt ihn in seinem Tagesgeschäft. Du bringst Struktur in komplexe Themen, erkennst frühzeitig Steuerungsbedarfe und übersetzt diese in konkrete Handlungsoptionen, Entscheidungsgrundlagen und Maßnahmen. Die Sprech- und Entscheidungsfähigkeit des Projektleiters abzusichern ist deine zentrale Aufgabe.

Ein Schwerpunkt ist dabei die Vor- und Nachbereitung von Abstimmungen an wichtigen Projekt-Schnittstellen (intern und mit Partner:innen): Du strukturierst Themen, koordinierst Zuarbeiten, dokumentierst Ergebnisse und hältst offene Punkte sowie erforderliche Konkretisierungen oder Änderungen am Vertrags- bzw. Leistungsverständnis nach.

Gleichzeitig bist du im Ramboll-internen PMO verankert und etablierst die Schnittstelle zwischen Team und Projektleitung.

Deine Hauptaufgaben:

• Steuerungsnahe Unterstützung der Projektleitung im FSQ-Projekt (Arbeitsplanung, Priorisierung, Koordination von Zuarbeiten)
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Statusbildern und Handlungsoptionen für die Projektleitung
• Vor- und Nachbereitung von Abstimmungen an Projekt-Schnittstellen (intern/mit Partner:innen): Themen strukturieren, Unterlagen erstellen, Ergebnisse dokumentieren und offene Punkte nachhalten
• Konkretisierungen und Änderungen am Vertrags-/Leistungsverständnis: Änderungsbedarfe erfassen, Auswirkungen transparent machen, Abstimmungen koordinieren und Entscheidungen/Maßnahmen dokumentieren
• Sensorfunktion im Projekt und Projektteam: Abweichungen bei Terminen, Kosten, Qualität, Ressourcen und Schnittstellen frühzeitig identifizieren, analysieren und adressierbar machen
• Meeting- und Entscheidungsmanagement: Vorbereitung, Moderationssupport, Protokolle, Beschlüsse sowie Maßnahmen-Tracking und Nachverfolgung von Eskalationen
• PMO-Schnittstelle: Standards und Prozesse (Reporting, Dokumentation, Termin-/Maßnahmensteuerung) im Projektalltag etablieren und kontinuierlich verbessern
• Regelmäßige Präsenz in Hamburg, vor Ort beim Kunden und beim Projektteam

Über dich: Abgeschlossenes Studium (z. B. Betriebswirtschaft, Ingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen) oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige relevante Berufserfahrung in PMO/Projektsteuerung/Projektassistenz – idealerweise im Umfeld von Infrastruktur- und Großprojekten. Sehr gutes Verständnis von Projektmanagementgrundlagen (Planung, Steuerung, Reporting, Risiken, Maßnahmen) und Fähigkeit, diese pragmatisch anzuwenden. Ausgeprägte Fähigkeit zur Analyse und Strukturierung: Du erkennst Probleme und Unklarheiten, schlägst eigenständig Lösungswege vor und treibst deren Umsetzung an. Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; sicher im Umgang mit Stakeholdern auf Projektleitungs- und Managementebene. Hohe Eigenständigkeit, Verbindlichkeit und Umsetzungsstärke ohne Weisungsbefugnis (Follow-up, Nachhalten, Eskalieren). MS-Office-Kenntnisse (insb. Excel und PowerPoint); Erfahrung mit Termin-/Projektplanungstools von Vorteil. Hohe Professionalität und Vertraulichkeit sowie Bereitschaft, dich in projektspezifische Standards, Strukturen und Tools einzuarbeiten.

Was wir dir bieten: Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte. Hybrides Arbeiten: 2-3 Tage mobiles Arbeiten pro Woche. Unbefristete Anstellung ggf. auch in Teilzeit. Ein umfangreich bezuschusstes ‘Deutschlandticket’. Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und BU-Versicherung.

Bist du bereit dabei zu sein? Bitte reiche deine Bewerbung mit einem aktuellen Lebenslauf ein. Wir freuen uns über jede Form der Vielfalt und ermutigen Bewerber:innen mit diversem Erfahrungshintergrund, sich zu bewerben. Bitte schicke uns deine anonymisierte Bewerbung mit Anschreiben und Lebenslauf ohne Foto, Namen, Nationalität, Geburtsort, Geschlecht oder Familienstand. Lassen sich diese Angaben in anderen Dokumenten wie deinen Zeugnissen nicht vermeiden, lesen wir sie dennoch gerne. Die Daten zu deiner Person kannst Du in unserer Eingabemaske hinterlegen. Wir verknüpfen sie mit deinen Dokumenten. Vielen Dank! Wir freuen uns über deine Bewerbung.

Arbeit im Zentrum des nachhaltigen Wandels bei Ramboll in Deutschland. Ramboll ist ein weltweit tätiges Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen. Als stiftungseigenes Unternehmen, das in Dänemark gegründet wurde, glauben wir, dass der Zweck eines nachhaltigen Wandels darin besteht, eine blühende Welt für Natur und Menschen zu schaffen. Das ist also unser Ausgangspunkt - und unsere Arbeitsweise. Unsere Geschichte wurzelt in einer klaren Vorstellung davon, wie ein verantwortungsbewusstes Unternehmen handeln sollte, und Offenheit und Neugier sind ein Eckpfeiler unserer Kultur. Ramboll beschäftigt in Deutschland mehr als 1.000 Mitarbeiter in mehr als zehn Niederlassungen. Die Experten von Ramboll liefern innovative Lösungen u.a. in den Bereichen Gebäude, Transport und Energie.

Ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Gleichheit, Diversität und Inklusivität stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir sind überzeugt, dass Diversität eine Stärke ist und dass unterschiedliche Erfahrungen und Perspektiven für die Schaffung wirklich lebensfähiger Gesellschaften unerlässlich sind. Bei Ramboll ist jede:r Bewerber:in willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethischer oder sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung. Wir wissen, wie wichtig es ist, das richtige Gleichgewicht zu finden, wo, wann und wie viel wir arbeiten. Bitte setze dich mit unserem Rekruitingteam in Verbindung, um etwaige persönliche Anliegen während des Bewerbungsverfahrens anzusprechen. Du kannst uns unter [email protected] mit solchen Anfragen kontaktieren.