Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze globale Teams mit administrativen Aufgaben und organisiere komplexe Meetings.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit internationalem Fokus und innovativer Kultur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben in einem dynamischen Umfeld mit großartigen Karrieremöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines globalen Teams und gestalte wichtige Projekte aktiv mit.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant oder in ähnlichen Rollen erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Wir suchen einen proaktiven, leistungsstarken Executive Assistant, der fortgeschrittene administrative und operative Unterstützung für unsere globalen und lokalen Teams bietet. Der ideale Kandidat wird als zentrale Anlaufstelle für die Abteilung fungieren und die Logistik von funktionsübergreifenden Meetings, Budgetprognosen, komplexen Zeitplänen und die Erstellung von executive-ready Materialien steuern, um maximale betriebliche Effizienz sicherzustellen.
Hauptverantwortlichkeiten
- Bereitstellung von hochrangiger administrativer Unterstützung in allen Interaktionen mit lokalen und globalen Stakeholdern und umfassende Unterstützung des erweiterten Teams über das Kernführungsteam hinaus.
- Planung und Pflege komplexer täglicher Kalender, Koordination detaillierter nationaler und internationaler Reisevorbereitungen sowie Verwaltung hochrangiger Geschäftstreffen durch die Organisation logistischer Details mit internen Kollegen und externen Anbietern.
- Management der End-to-End-Planung, Vorbereitung und Nachverfolgung globaler Meetings (Erstellung von Agenden, Konsolidierung von Präsentationen, Vorbereitung genauer Protokolle, Erfassung von Aktionspunkten und Verteilung von Ergebnissen).
- Unterstützung bei der Gestaltung, Entwicklung und Zusammenstellung anspruchsvoller Präsentationsmaterialien, einschließlich hochwertiger PowerPoint-Grafiken, Notizbuchdesigns und strukturierter Inhalte, die oft für das Management oder externe Partner bestimmt sind, während eine dedizierte Bibliothek von Vorlagen gepflegt wird.
- Zusammenstellung, Vorbereitung und Verteilung komplexer, detaillierter und anspruchsvoller Berichte oder Materialien in einem zeitgerechten Rahmen, während wichtige Dokumente, die eine Unterschrift des Executives erfordern, effizient verfolgt und bereitgestellt werden.
- Enge Zusammenarbeit mit anderen internen Funktionen, um sicherzustellen, dass die Abteilung auf höchstem Effizienzniveau arbeitet, und fungiert als primäre Schnittstelle zu Facilities (für Raummanagement) und IT (für voll funktionsfähige, aktuelle Technologie und Ausrüstung).
- Pflege des Abteilungsbudgets durch Bearbeitung von Rechnungen, Vorbereitung von Bestellanforderungen, Kostenverfolgung, Durchführung langfristiger Prognosen und Bearbeitung von Spesenabrechnungen über Unternehmenssysteme zur Sicherstellung der Budgeteinhaltung.
- Vorbereitung und Durchführung von Einarbeitungsplänen für neue Kollegen; Pflege von Teamverteilungslisten, Organigrammen, Personallisten und relevanten Dokumentenarchiven (z. B. Teams, SharePoint); und proaktive Verwaltung von Büromaterialien und dem Materiallager.
Qualifikationen
- Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant, Operations Coordinator oder in einer ähnlichen hochrangigen Unterstützungsrolle innerhalb eines komplexen, globalen oder matrixartigen Unternehmensumfelds.
- Außergewöhnliche zwischenmenschliche, schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit nachgewiesener Fähigkeit, selbstbewusst auf allen Ebenen einer Organisation zu kommunizieren.
- Eine nachweisliche Erfolgsbilanz mit konkreten Beispielen für die Entwicklung, Pflege und Aufrechterhaltung starker kollaborativer Beziehungen zwischen verschiedenen Abteilungen und Funktionen.
- Eine hohe Kundenservicementalität mit der Fähigkeit, den Umfang, den Inhalt und die Ziele laufender Teaminitiativen und -programme tief zu verstehen, um den bestmöglichen proaktiven Service zu bieten.
- Starke organisatorische und zeitmanagementtechnische Fähigkeiten mit akribischer Aufmerksamkeit für Details und einem absoluten Engagement für die Nachverfolgung aller zugewiesenen Aufgaben.
- Hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität mit nachgewiesener Fähigkeit, erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, sich ändernde Arbeitslasten zu priorisieren und komplexe, anspruchsvolle Dokumente unter engen Fristen zu verwalten.
- Starkes Komfortniveau mit grundlegenden Unternehmensfinanzierungsabläufen (Budgetverfolgung, Rechnungsstellung, Prognose) und fortgeschrittene Kenntnisse im Management von Daten oder digitalen Arbeitsbereichen (SharePoint, Microsoft Teams).
- Fähigkeit oder spezielles Talent für visuelles Layout, Vorlagenmanagement und grafische Anordnung, insbesondere bei der Erstellung hochwertiger, executive-ready PowerPoint-Präsentationen.
- Fließende Englischkenntnisse (sowohl schriftlich als auch mündlich) sind erforderlich, um effektiv und professionell innerhalb unseres globalen Netzwerks zu kommunizieren und komplexe internationale Dokumentationen zu bearbeiten.
Executive Assistant Arbeitgeber: Randstad (Schweiz) AG
Unser Unternehmen bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der die Rolle des Executive Assistant entscheidend für den Erfolg unserer globalen und lokalen Teams ist. Wir fördern eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wachstums, indem wir unseren Mitarbeitern umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten und ein flexibles Arbeitsumfeld bieten. Darüber hinaus profitieren Sie von einem attraktiven Standort, der sowohl berufliche als auch persönliche Entwicklung fördert und Ihnen die Möglichkeit gibt, Teil eines innovativen und internationalen Teams zu sein.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle als Executive Assistant anstrebst, zeige Initiative, indem du dich direkt mit dem Team in Verbindung setzt. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie du deine Fähigkeiten am besten einbringen kannst.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar Empfehlungen aussprechen, die dir den Einstieg erleichtern.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du spezifische Beispiele für deine Erfahrungen und Erfolge parat hast. Zeige, wie du komplexe Aufgaben gemeistert hast und welche Tools du verwendet hast, um effizient zu arbeiten.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung die richtige Abteilung erreicht und du die neuesten Informationen über offene Stellen erhältst. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei proaktiv!:Wenn du dich bewirbst, zeig uns, dass du die Initiative ergreifen kannst. Erzähl uns von deinen Erfahrungen, in denen du selbstständig Lösungen gefunden hast oder Prozesse verbessert hast. Das zeigt, dass du die richtige Einstellung für die Rolle als Executive Assistant hast.
Mach es persönlich!:Vermeide Standardanschreiben und passe deine Bewerbung an unsere Unternehmenskultur an. Zeig uns, dass du dich mit StudySmarter identifizieren kannst und warum du Teil unseres Teams werden möchtest. Ein persönlicher Touch macht einen großen Unterschied!
Details, Details, Details!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist und alle geforderten Informationen enthält. Wir suchen jemanden mit einem scharfen Auge für Details, also zeig uns, dass du das auch in deiner Bewerbung umsetzen kannst. Korrekturlesen ist ein Muss!
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, nutze bitte unser Online-Bewerbungsformular auf der StudySmarter-Website. So können wir deine Unterlagen schnell und effizient bearbeiten und du bist einen Schritt näher dran, Teil unseres Teams zu werden!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Randstad (Schweiz) AG vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmensstruktur vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, die Struktur des Unternehmens und die verschiedenen Abteilungen zu verstehen. Das hilft dir, während des Gesprächs gezielte Fragen zu stellen und zu zeigen, dass du dich für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams interessierst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine Fähigkeiten als Executive Assistant unter Beweis gestellt hast. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um deine Problemlösungsfähigkeiten und deinen proaktiven Ansatz zu demonstrieren.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel mit komplexen Zeitplänen und Budgetmanagement zu tun hat, solltest du im Interview konkrete Methoden oder Tools erwähnen, die du zur Organisation deiner Aufgaben verwendet hast. Zeige, wie du Prioritäten setzt und Deadlines einhältst.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Kommunikation auf allen Ebenen wichtig ist, solltest du während des Interviews klar und selbstbewusst sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten testen.
