Legal Manufacturer Administrative Assistant

Caring for the world, one person at a time inspiriert und vereint die Menschen von Johnson & Johnson. Wir setzen auf Forschung und Wissenschaft - innovative Ideen, Produkte und Dienstleistungen zur Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens der Menschen. Die Mitarbeiter der Johnson & Johnson-Familie arbeiten mit Partnern im Gesundheitswesen zusammen, um täglich das Leben von über einer Milliarde Menschen weltweit zu berühren. Medos International Sarl, mit Sitz in Le Locle, ist ein wesentlicher Bestandteil der Johnson & Johnson-Familie und fungiert als wichtiger rechtlicher Hersteller innerhalb unserer Medizintechnik-Abteilung. Wir sind bestrebt, die höchsten Standards in Qualität, Compliance und regulatorischer Exzellenz zu gewährleisten, um lebensverändernde Gesundheitslösungen global bereitzustellen. Unser internationaler Standort in Le Locle lebt von Zusammenarbeit, funktionsübergreifender Innovation und einem gemeinsamen Engagement für operative Exzellenz.

In dieser vielseitigen Rolle bieten Sie umfassende administrative und senior sekretarielle Unterstützung für den Managementvertreter des rechtlichen Herstellers und das Senior Management-Team. Sie sorgen auch für eine reibungslose administrative Unterstützung vor Ort für alle anderen Funktionen, die in Le Locle ansässig sind.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Effektives und effizientes Diary Management für den Managementvertreter aufrechterhalten.
• Ausgaben für den Managementvertreter und seine Stellvertreter verwalten.
• Mitarbeitern und Auftragnehmern bei der Einrichtung ihrer Konten auf Concur helfen, damit sie selbst Reise- und Unterbringungsarrangements buchen können.
• Reisen für Direktoren und Manager buchen, wenn erforderlich, und dabei einen hohen Kundenservice bieten, während das Budget eingehalten und die genehmigte Reise- und Unterhaltungspolitik beachtet wird.
• Management-Meetings planen, Besprechungsräume oder Konferenzanrufe buchen und sicherstellen, dass angemessene Erfrischungen verfügbar sind und nachgefüllt werden.
• Fristgerechte Erstellung von Meeting-Agenden sowie Protokollführung und -verteilung bei Bedarf.
• Leitung oder Unterstützung bei der Organisation von Unternehmensveranstaltungen.
• Besucherreisen im Namen des Standortvertreters und anderer Mitglieder des Managementteams organisieren, einschließlich Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeiten, wenn erforderlich.
• Chancen zur Verbesserung von Prozessen, Arbeitsabläufen und Arbeitsqualität suchen und Abfall wo möglich beseitigen, unter Verwendung von Lean-Methoden.
• Aktive Unterstützung der Umsetzung der strategischen Imperative und Ziele von Medos International Sarl.
• Ein Umfeld der innovativen kontinuierlichen Verbesserung unterstützen, mit Fokus auf Qualität, Kostenreduzierung, Prozessentwicklung und Versorgung.
• Die Verhaltensstandards annehmen und leben.
• Einhalten der Unternehmens-, Franchise-, gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen für GMP, HSE und Qualität.
• Sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten im Rahmen des Qualitätssystems, wie im Qualitätsmanual definiert, verstanden und eingehalten werden.
• Sicherstellen, dass alle HSE-Anforderungen gemäß den im Unternehmenssicherheitsstatement und der Umweltpolitik definierten Verantwortlichkeiten erfüllt werden.
• Das höchste Maß an Vertraulichkeit, Diskretion und Flexibilität wahren.
• Sich selbst und das Büro des Managementvertreters professionell präsentieren.
• Geschäftsbezogene Probleme oder Chancen an die nächste Managementebene kommunizieren.
• Andere allgemeine administrative Aufgaben und Pflichten ausführen, die bei der Unterstützung des Standorts erforderlich sein können.

Qualifikationen

Wer wir suchen:

• Nachgewiesene Erfahrung im Marketing & Vertrieb, Büromanagement, kommerzieller Verwaltung oder einer ähnlichen unterstützenden Rolle.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld zu priorisieren.
• Erfahrung mit ERP-Systemen (z.B. SAP) für das Management von Bestellungen ist von Vorteil.
• Fließend in Englisch und Deutsch (schriftlich und mündlich).
• Proaktive Denkweise mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit und Detailgenauigkeit.

Diese Rolle ist ab sofort verfügbar, basiert in Le Locle, Schweiz und ist zunächst auf 12 Monate befristet. Wenn Sie daran interessiert sind, für ein weltweit führendes Gesundheitsunternehmen in einer herausfordernden Rolle zu arbeiten, senden Sie uns noch heute Ihre Bewerbung.