Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Veranstaltungen und unterstütze die HR-Administration mit präziser Arbeit.
- Unternehmen: Takeda, ein führendes biopharmazeutisches Unternehmen mit Fokus auf Innovation.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein familienfreundliches Umfeld.
- Weitere Informationen: Vielfältige Gesundheitsangebote und gute öffentliche Anbindung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte bedeutende Events mit.
- Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in ähnlichen Tätigkeiten und Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2500 - 3000 € pro Monat.
Über Takeda
Takeda ist ein weltweit führendes, werteorientiertes biopharmazeutisches Unternehmen. In Österreich deckt Takeda die gesamte Wertschöpfungskette ab: von der Forschung über die Produktion bis zum Vertrieb. Als zertifizierter Top Employer bietet Takeda rund 4.500 Mitarbeiter:innen ein attraktives Arbeitsumfeld mit Fokus auf Innovation und Gesundheit.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort:
Dienstort: 1220 Wien
Start: 01.06.2026
Beschäftigungsausmaß: Teilzeit (25h/Woche mit Bereitschaft zur Flexibilität) | Gleitzeit (Mo-Fr)
Befristung: bis 31.12.2026
Über die Rolle:
Wir suchen eine strukturierte und hochzuverlässige Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Teams im Bereich Veranstaltungsmanagement und Administration. Wenn Sie Freude an präziser Arbeit haben und durch Ihr Organisationstalent überzeugen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Aufgaben:
- Organisation
- Koordination von Veranstaltungen
- Organisation von Informationsveranstaltungen
- Nachbereitung der Events (z. B. Bereitstellung von Unterlagen an Teilnehmende)
- Teilnehmer- Antragsadministration
- Laufende Wartung der Teilnehmer:innen-Listen
- Bearbeitung von Anträgen (Abgleich der Berechtigungen, Einholung von Unterschriften)
- Schnittstellenfunktion (Weiterleitung von Dokumenten an Partner und Information der Teilnehmenden)
- Rechnungsbearbeitung
- Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen inklusive Berechtigungsabgleich
- Wartung der Rechnungsliste und Vorbereitung zur Freigabe
- Dokumentenmanagement
- Administration
- Kontrolle, Ausdruck und Digitalisierung von Dokumenten
- Systematische Ablage von Unterlagen
- Präzise Datenerfassung und Pflege von Übersichts- sowie Trackinglisten
- Kommunikation
- Auskunft
- Beantwortung von Standardanfragen von Teilnehmenden
- Gezielte Weiterleitung komplexer Anfragen an die zuständigen Fachbereiche
Das bringen Sie mit:
- Berufserfahrung: Sie verfügen über mindestens 2 Jahre einschlägige Erfahrung in vergleichbaren Tätigkeiten (z. B. im Front- oder Back-Office, Rechnungswesen oder in einer Personalabteilung).
- Selbstständigkeit: Sie zeichnen sich durch eine sehr selbstständige Arbeitsweise aus, erkennen Prioritäten eigenständig und treiben Ihre Aufgaben proaktiv voran.
- Genauigkeit: Sie arbeiten extrem präzise und behalten auch bei Routineaufgaben stets den Fokus auf Details.
- Zuverlässigkeit: Auf Ihr Wort und Ihre Arbeitsqualität ist jederzeit Verlass. Ein diskreter Umgang mit sensiblen Daten ist für Sie selbstverständlich.
- Organisationstalent: Sie strukturieren Ihren Arbeitsalltag effizient, sind belastbar und behalten auch bei hohem Aufkommen den Überblick.
- IT-Affinität: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Listenführung).
- Kommunikationsstärke: Sie überzeugen durch ein freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Teilnehmenden und Partnern.
Was wir bieten:
- Zertifiziertes familienfreundliches Unternehmen
- Weiterbildungs- und -entwicklungsmöglichkeiten
- Umfassende Trainings- und Fortbildungsprogramme sowie Persönlichkeitsentwicklung und Mentoringprogramm
- Firmeninterne Job Rotations im In- und Ausland
- Mitarbeiter*innenempfehlungs- und -anerkennungsprogramme
- Aktive Teilnahme an Netzwerkgruppen zu verschiedenen Themen (z.B. Diversity, Equity Inclusion, Nachhaltigkeit)
- Vielfältige Gesundheits- und Fitnessangebote
- Kostenlose Impfungen, Psychologische Beratung
- Firmen-Events
- Feste Betriebsrat
- Betriebsrestaurant zu gestützten Preisen
- Bilingualer Betriebskindergarten / Betriebliche Kinderbetreuung
- Gute öffentliche Anbindung
- Inhouse Fitness Wellness Center in Wien
Sachbearbeiter:in HR-Administration & Veranstaltungskoordination (Teilzeit & befristet) Arbeitgeber: Randstad Wien
Takeda ist ein ausgezeichnetes Unternehmen, das seinen Mitarbeiter:innen ein wertschätzendes und innovatives Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf persönliche Weiterentwicklung, flexiblen Arbeitszeiten und einer Vielzahl von Gesundheits- und Fitnessangeboten fördert Takeda nicht nur die berufliche, sondern auch die persönliche Entfaltung seiner Angestellten. Die zentrale Lage in Wien und die familienfreundlichen Angebote machen Takeda zu einem attraktiven Arbeitgeber für alle, die eine sinnstiftende Tätigkeit im biopharmazeutischen Bereich suchen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter:in HR-Administration & Veranstaltungskoordination (Teilzeit & befristet) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, kontaktiere die Personalabteilung direkt. Zeig dein Interesse an der Stelle und stelle Fragen zu den Aufgaben. Das zeigt, dass du wirklich motiviert bist.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bei Takeda oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Infos geben oder dich sogar empfehlen. Empfehlungen sind Gold wert!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über Takeda, ihre Werte und die spezifischen Anforderungen der Stelle. So kannst du zeigen, dass du nicht nur die Qualifikationen hast, sondern auch gut ins Team passt.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Informationen korrekt übermittelt werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter:in HR-Administration & Veranstaltungskoordination (Teilzeit & befristet) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich so kennenlernen, wie du bist. Zeig uns deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben und lass uns wissen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist!
Mach es präzise!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Wir lieben es, wenn alles ordentlich und übersichtlich ist – das zeigt uns gleich dein Organisationstalent!
Betone deine Erfahrungen!:Erzähl uns von deinen bisherigen Erfahrungen im HR-Bereich oder Veranstaltungsmanagement. Zeig uns, wie du deine Fähigkeiten in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg zu uns führt über unsere Karriereseite. Dort kannst du deine Bewerbung direkt einreichen und sicherstellen, dass sie bei uns ankommt!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Randstad Wien vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über Takeda und deren Werte. Zeige im Interview, dass du die Mission des Unternehmens verstehst und wie deine Werte dazu passen. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der HR-Administration und Veranstaltungskoordination unter Beweis stellen. Konkrete Beispiele helfen dir, deine Kompetenzen klar zu kommunizieren.
✨Stelle Fragen zur Rolle
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und mehr über die Erwartungen und Herausforderungen erfahren möchtest.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Rolle viel Organisation erfordert, sei bereit, über deine Methoden zur Priorisierung und Strukturierung von Aufgaben zu sprechen. Zeige, wie du auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick behältst.
