Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team mit administrativen und rechtlichen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: UCB, ein internationales biopharmazeutisches Unternehmen mit Fokus auf Neurologie und Immunologie.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, wertvolle Erfahrungen in der Pharmaindustrie und ein unterstützendes Team.
- Weitere Informationen: Temporäre Anstellung für 3 Monate mit der Möglichkeit, wertvolle Kontakte zu knüpfen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Unternehmens und trage zur Verbesserung von Patientenleben bei.
- Qualifikationen: Fließende Französisch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung im administrativen Bereich erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 63000 - 77000 € pro Jahr.
Standort: Bulle, Schweiz
Aktivitätsrate: 60% bis 80%
Vertragsart: Befristeter Vertrag
Startdatum: ASAP für 3 Monate
UCB ist ein internationales biopharmazeutisches Unternehmen, das sich auf die therapeutischen Bereiche neurologische Störungen und Immunologie spezialisiert hat. Der Standort in Bulle vereint die Schweizer Vertriebstochter und eine primäre Produktionsplattform, die Biotechnologie und Chemie für die Herstellung und den Vertrieb von pharmazeutischen Spezialitäten zur Behandlung von Allergien, Epilepsie und Autoimmunerkrankungen kombiniert.
Wir suchen einen erfahrenen Senior Administrative and Compliance Assistant für einen befristeten Vertrag über 3 Monate, um hochrangige administrative, rechtliche und sekretariatsbezogene Unterstützung für unsere Schweizer Operationen während einer Teamvertretung zu bieten.
In dieser Position fungieren Sie als zentrale organisatorische Anlaufstelle und administrative Schnittstelle zwischen dem internen Management, externen Rechtsberatern und externen Buchhaltern. Sie sind verantwortlich für die Abwicklung der Unternehmenssekretariatslogistik für UCB Schweizer Rechtsträger – mit starkem Fokus auf die Organisation von Vorstandssitzungen und das Verfassen von Protokollen – während Sie die tägliche Finanzadministration, die Bearbeitung von Bestellungen (PR/PO) und allgemeine Compliance-/Rechtsunterstützung verwalten.
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
- Förderung der täglichen Kommunikation und Arbeitsabläufe zwischen internen Abteilungen, externen Rechtsberatern und externen Buchhaltern.
- Organisation von Vorstandssitzungen und Hauptversammlungen für UCB Schweizer Einheiten, einschließlich Agenden, Sitzungsunterlagen und Verfassen offizieller Protokolle (procès-verbaux).
- Vorbereitung offizieller Unternehmensdokumente und Einreichungen bei lokalen Behörden, Handelsregister, Banken, Pensionskassen und Steuererklärungen.
- Bearbeitung der operativen Finanzadministration, einschließlich täglicher Abteilungs-E-Mails, Bargeldverwaltung und monatlicher Rechnungsarchivierung.
- Erstellung von Einkaufsanforderungen (PR) und Bestellungen (PO), Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung und Anleitung der Teams zu Einkaufstools.
- Verfolgung von Intercompany-Servicevereinbarungen, Sicherstellung der Genauigkeit, SharePoint-Updates und Systemdatenbankcodierung.
- Koordination regulatorischer administrativer Aufgaben, einschließlich Dokumentenübersetzungen, notarieller Legalisierungen und Vollmachten.
- Pflege organisierter interner Rechtsakten, Vertragsarchive und routinemäßiger rechtlicher Dokumentation.
Qualifikationen
Was Sie erfolgreich macht:
- Fließende Sprachkenntnisse in Französisch und Englisch, um offizielle Protokolle zu verfassen und die Kommunikation mit Stakeholdern mühelos zu managen.
- Nachweisbare Erfahrung als Senior Executive Assistant oder Compliance-Fachkraft, idealerweise mit Erfahrung im Pharma- oder Rechtssektor.
- Sichere Handhabung grundlegender administrativer Finanzaufgaben, einschließlich PR/PO-Erstellung, Rechnungsverfolgung und Intercompany-Vereinbarungen (Kenntnisse in SAP erforderlich).
- Vollständige Selbstständigkeit, Übernahme von Aufgaben und gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte ohne enge Aufsicht.
- Umgang mit MS Office, SharePoint und administrativen Datensystemen mit größter Leichtigkeit.
- Präzise Arbeit, starke Organisation, klare Prioritäten und absolute Diskretion in vertraulichen Angelegenheiten.
- Schnelle Anpassung an neue Prozesse mit einer flexiblen, proaktiven, systematischen und äußerst zuverlässigen Denkweise.
Senior Administrative and Compliance Assistant in Bulle Arbeitgeber: Randstad
Als etabliertes Industrieunternehmen im Raum Liechtenstein/Rheintal bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten, das auf kontinuierliche Verbesserung und Digitalisierung setzt. Unsere moderne Arbeitskultur fördert Eigenverantwortung und kreative Lösungsansätze, während wir Ihnen durch flexible Arbeitsmodelle und zahlreiche Benefits wie kostenlose Parkplätze und eine verpflegungsfreundliche Infrastruktur eine ausgewogene Work-Life-Balance ermöglichen. Zudem legen wir großen Wert auf die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter, sodass Sie Ihre Karriereziele in einem zukunftsorientierten Unternehmen verwirklichen können.
