Legal Manufacturer Administrative Assistant

Caring for the world, one person at a time... inspires and unites die Menschen von Johnson & Johnson. Wir umarmen Forschung und Wissenschaft - bringen innovative Ideen, Produkte und Dienstleistungen voran, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Menschen zu fördern. Die Mitarbeiter der Johnson & Johnson-Familie arbeiten mit Partnern im Gesundheitswesen zusammen, um das Leben von über einer Milliarde Menschen jeden Tag weltweit zu berühren.

Medos International Sarl, mit Sitz in Le Locle, ist ein wesentlicher Bestandteil der Johnson & Johnson-Familie und fungiert als wichtiger rechtlicher Hersteller innerhalb unserer Medizintechnikabteilung. Wir setzen uns dafür ein, die höchsten Standards für Qualität, Compliance und regulatorische Exzellenz zu gewährleisten, um lebensverändernde Gesundheitslösungen weltweit anzubieten. Unser internationaler Standort in Le Locle gedeiht durch Zusammenarbeit, funktionsübergreifende Innovation und ein gemeinsames Engagement für operative Exzellenz.

In dieser vielseitigen Rolle bieten Sie umfassende administrative und senior sekretarielle Unterstützung für den Vertreter des rechtlichen Herstellers und das Senior Management-Team. Sie sorgen auch für eine reibungslose administrative Unterstützung für alle anderen Funktionen, die sich in Le Locle befinden.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Effektives und effizientes Diary Management für den Managementvertreter aufrechterhalten.
• Verwaltung der Ausgaben für den Managementvertreter und seine Stellvertreter.
• Unterstützung von Mitarbeitern und Auftragnehmern beim Einrichten ihrer Konten auf Concur, um sicherzustellen, dass sie selbst Reisen und Unterkünfte buchen können.
• Buchung von Reisen für Direktoren und Manager nach Bedarf, wobei ein hohes Maß an Kundenservice gewährleistet wird, während das Budget eingehalten und die genehmigte Reise- und Unterhaltungspolitik beachtet wird.
• Planung von Managementbesprechungen, Buchung von Besprechungsräumen oder Telefonkonferenzen und Sicherstellung, dass angemessene Erfrischungen verfügbar sind und nachgefüllt werden.
• Rechtzeitige Erstellung von Besprechungsagenden sowie Protokollierung und Ausgabe von Besprechungsprotokollen, wenn erforderlich. Leitung oder Unterstützung bei der Organisation von Unternehmensveranstaltungen.
• Organisation von Besucherrouten im Namen des Standortvertreters und anderer Mitglieder des Managementteams, einschließlich Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeiten, wenn erforderlich.
• Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen, Arbeitsabläufen und Arbeitsqualität sowie zur Beseitigung von Verschwendung, wo immer möglich, unter Verwendung von Lean-Methoden.
• Aktive Unterstützung der Umsetzung der strategischen Imperative und Ziele von Medos International Sarl.
• Aktive Unterstützung eines Umfelds innovativer kontinuierlicher Verbesserung, mit Fokus auf Qualität, Kostenreduzierung, Prozessentwicklung und Versorgung.
• Verinnerlichung und Leben der Verhaltensstandards.
• Einhaltung der Unternehmens-, Franchise-, gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen für GMP, HSE und Qualität. Sicherstellung, dass die Verantwortlichkeiten im Rahmen des Qualitätssystems, wie im Qualitätsmanual definiert, verstanden und eingehalten werden.
• Sicherstellung, dass alle HSE-Anforderungen gemäß den im Unternehmenssicherheitsstatement und der Umweltpolitik definierten Verantwortlichkeiten erfüllt werden.
• Aufrechterhaltung des höchsten Niveaus an Vertraulichkeit, Diskretion und Flexibilität.
• Präsentation Ihrer Person und des Büros des Managementvertreters in professioneller Geschäftsmannier.
• Kommunikation geschäftsbezogener Probleme oder Chancen an die nächste Managementebene.
• Durchführung anderer allgemeiner administrativer Aufgaben und Pflichten, die bei der Unterstützung des Standorts erforderlich sein können.

Qualifikationen:

Wer wir suchen:

• Nachgewiesene Erfahrung im Marketing, Vertrieb, Büromanagement, kommerzieller Verwaltung oder einer ähnlichen unterstützenden Rolle.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld zu priorisieren.
• Erfahrung mit ERP-Systemen (z.B. SAP) für das Management von Bestellungen ist von Vorteil.
• Fließend in Englisch und Deutsch (schriftlich und mündlich).
• Proaktive Denkweise mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit und Detailgenauigkeit.

Diese Rolle ist sofort verfügbar, hat ihren Sitz in Le Locle, Schweiz und ist zunächst auf 12 Monate befristet. Wenn Sie daran interessiert sind, für ein weltweit führendes Gesundheitsunternehmen in einer herausfordernden Rolle zu arbeiten, senden Sie uns noch heute Ihre Bewerbung.