Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und koordiniere die Front-Desk-Aktivitäten in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Prestigeträchtige internationale Finanzinstitution im Herzen von Luxemburg.
- Vorteile: Temporärer Vertrag mit Aussicht auf Festanstellung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten in einem renommierten Unternehmen mit globaler Reichweite.
- Warum dieser Job: Sei der zentrale Ansprechpartner in einem aufregenden, abwechslungsreichen Arbeitsumfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im Büro, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Französisch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wir stellen ein: Office Management Assistant (mit Empfangstätigkeiten) – M/F/X
Standort: Luxemburg (Stadtzentrum)
Vertrag: 3-monatige temporäre Mission (verlängerbar um 3 Monate, mit starker Aussicht auf einen unbefristeten Vertrag/CDI)
Sektor: Angesehene internationale Finanzinstitution
Sind Sie ein proaktiver, hochorganisierter Profi, der es liebt, der energetische Mittelpunkt eines Büros zu sein? Blühen Sie in einem erstklassigen Unternehmensumfeld auf, in dem kein Tag wie der andere ist? Wir suchen derzeit einen vielseitigen Office Management Assistant (mit Empfangstätigkeiten) (M/F/X) für einen unserer Top-Kunden im luxemburgischen Finanzsektor. Dies ist eine entscheidende Rolle, die das tägliche Büromanagement, die Koordination von Einrichtungen, administrative Finanzunterstützung und einen hochwertigen Empfang vereint.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Büromanagement & Facility-Koordination (Der Motorraum)
- Als Hauptansprechpartner für externe Anbieter (Wartung, IT, Reinigung, Büroverpflegung) fungieren.
- Den reibungslosen täglichen Betrieb der Räumlichkeiten sicherstellen und einen proaktiven Ansatz zur „Facility-Management“ des Arbeitsplatzes verfolgen.
- Büromaterial verwalten, eingehende/ausgehende Post bearbeiten und eine makellose Büropräsentation aufrechterhalten.
- Interne Logistik für Executive-Lunches, Teamevents und wichtige Vorstandssitzungen koordinieren.
- Finanzielle & administrative Unterstützung
- Bei der Bearbeitung von Rechnungen der Anbieter, der Erstellung von Bestellungen und der Verfolgung von Zahlungen für das Buchhaltungsteam unterstützen.
- Sichere Archivierung, Scannen und Organisation von hochsensiblen rechtlichen und finanziellen Dokumenten sicherstellen.
- Hochwertige administrative Unterstützung für das Team bieten (Ausgaben, Buchungen von Geschäftsreisen usw.).
- Empfang & Gästebetreuung (Das Gesicht der Firma)
- Eine erstklassige, unternehmerische Begrüßung für hochkarätige internationale Kunden und Besucher bieten.
- Die Telefonzentrale verwalten, eingehende Anrufe filtern und die Buchungen und Logistik der Besprechungsräume koordinieren.
- Die Einhaltung von Sicherheits- und Vertraulichkeitsstandards am Eingang sicherstellen.
Was wir suchen:
- Erfahrung: Vorherige Erfahrung in einer Rolle als Büroassistent, im Gastgewerbe oder im Unternehmensempfang (idealerweise im Finanz-, Rechts- oder Dienstleistungssektor).
- Sprachen: Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Französisch und Englisch (schriftlich und mündlich). Jede weitere Sprache (Deutsch, Luxemburgisch) ist ein großer Vorteil.
- Fähigkeiten: Starke Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook). Kenntnisse im Rechnungsmanagement oder CRM-Tools sind von Vorteil.
- Soziale Fähigkeiten: Hervorragende Multitasking-Fähigkeiten, eine proaktive „lösungsorientierte“ Denkweise, hohe emotionale Intelligenz und ein absolutes Engagement für Diskretion und Vertraulichkeit.
Interessiert? Senden Sie uns Ihren Lebenslauf ohne Verzögerung. Bitte beachten Sie, dass nur Kandidaten, die die angegebenen Kriterien erfüllen, berücksichtigt werden.
Office Management Assistant (with Front Desk duties) – M/F/X Arbeitgeber: Randstad
Randstad ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Luxemburg eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf berufliche Weiterentwicklung und einer positiven Unternehmenskultur ermöglicht Randstad seinen Angestellten, in einem prestigeträchtigen internationalen Finanzinstitut zu arbeiten, wo sie ihre Fähigkeiten in einem abwechslungsreichen und anspruchsvollen Umfeld entfalten können. Die Möglichkeit, in einem zentral gelegenen Büro zu arbeiten, kombiniert mit attraktiven Vertragsoptionen, macht Randstad zu einem idealen Ort für alle, die eine sinnvolle und lohnende Karriere anstreben.
