Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro, koordiniere Veranstaltungen und unterstütze das Finanzteam.
- Unternehmen: Prestigeträchtige internationale Finanzinstitution im Herzen von Luxemburg.
- Vorteile: Temporärer Vertrag mit Aussicht auf Festanstellung und spannende Herausforderungen.
- Weitere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten in einem renommierten Unternehmen.
- Warum dieser Job: Sei der Dreh- und Angelpunkt in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im Büro, hervorragende Sprachkenntnisse und starke MS Office Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Standort: Luxemburg (Stadtzentrum)
Vertrag: 3-monatige temporäre Mission (verlängerbar um 3 Monate, mit starker Aussicht auf einen unbefristeten Vertrag/CDI)
Sektor: Angesehene internationale Finanzinstitution
Wir suchen derzeit einen vielseitigen Office Management Assistant (mit Front Desk Aufgaben) (M/F/X) für einen unserer Top-Kunden im luxemburgischen Finanzsektor. Dies ist eine entscheidende Rolle, die das tägliche Büromanagement, die Koordination der Einrichtungen, die administrative Finanzunterstützung und den Empfang auf hohem Niveau verbindet.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Büromanagement & Facility-Koordination (Der Motorraum)
- Als Hauptansprechpartner für externe Anbieter (Wartung, IT, Reinigung, Büroverpflegung) fungieren.
- Den reibungslosen täglichen Betrieb der Räumlichkeiten sicherstellen und einen proaktiven Ansatz im Facility Management verfolgen.
- Büromaterial verwalten, eingehende/ausgehende Post bearbeiten und eine makellose Büropräsentation aufrechterhalten.
- Interne Logistik für Executive-Lunches, Teamevents und wichtige Vorstandssitzungen koordinieren.
- Finanzielle & administrative Unterstützung
- Bei der Bearbeitung von Rechnungen der Anbieter, der Erstellung von Bestellungen und der Nachverfolgung von Zahlungen für das Buchhaltungsteam unterstützen.
- Sichere Archivierung, Scannen und Organisation von hochsensiblen rechtlichen und finanziellen Dokumenten sicherstellen.
- Hochwertige administrative Unterstützung für das Team bieten (Ausgaben, Buchungen von Geschäftsreisen usw.).
- Empfang & Gästebetreuung (Das Gesicht der Firma)
- Eine erstklassige, unternehmerische Begrüßung für hochkarätige internationale Kunden und Besucher bieten.
- Die Telefonzentrale verwalten, eingehende Anrufe filtern und die Buchungen und Logistik der Besprechungsräume koordinieren.
- Die Einhaltung von Sicherheits- und Vertraulichkeitsstandards am Eingang sicherstellen.
Was wir suchen:
- Erfahrung: Vorherige Erfahrung in einer Rolle als Büroassistent, im Gastgewerbe oder im Unternehmensempfang (idealerweise im Finanz-, Rechts- oder Dienstleistungssektor).
- Sprachen: Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Französisch und Englisch (schriftlich und mündlich). Jede weitere Sprache (Deutsch, Luxemburgisch) ist ein großer Vorteil.
- Fähigkeiten: Starke Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook). Kenntnisse im Rechnungsmanagement oder CRM-Tools sind von Vorteil.
- Soziale Fähigkeiten: Hervorragende Multitasking-Fähigkeiten, eine proaktive „lösungsorientierte“ Denkweise, hohe emotionale Intelligenz und ein absolutes Engagement für Diskretion und Vertraulichkeit.
Interessiert? Senden Sie uns umgehend Ihren Lebenslauf. Bitte beachten Sie, dass nur Kandidaten, die die angegebenen Kriterien erfüllen, berücksichtigt werden.
Office Management Assistant (with Front Desk duties) – M/F/X Arbeitgeber: Randstad
Randstad ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Luxemburg eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf berufliche Weiterentwicklung und einer positiven Unternehmenskultur ermöglicht Randstad seinen Angestellten, in einem prestigeträchtigen internationalen Finanzinstitut zu arbeiten, wo sie ihre Fähigkeiten in einem abwechslungsreichen und anspruchsvollen Umfeld entfalten können. Die Möglichkeit, in einem zentral gelegenen Büro zu arbeiten, kombiniert mit attraktiven Vertragsbedingungen und einem klaren Weg zu einer unbefristeten Anstellung, macht Randstad zu einem idealen Arbeitsplatz für engagierte Fachkräfte.
