Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und koordiniere die Front-Desk-Aktivitäten in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Prestigeträchtige internationale Finanzinstitution im Herzen von Luxemburg.
- Vorteile: Temporärer Vertrag mit der Möglichkeit auf eine unbefristete Anstellung und Entwicklungschancen.
- Weitere Informationen: Multitasking-Fähigkeiten und hohe emotionale Intelligenz sind ein Muss.
- Warum dieser Job: Sei das Gesicht des Unternehmens und arbeite in einem abwechslungsreichen, professionellen Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im Büro, hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Französisch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Standort: Luxemburg (Stadtzentrum)
Vertrag: 3-monatige temporäre Mission (verlängerbar um 3 Monate, mit starker Aussicht auf einen unbefristeten Vertrag/CDI)
Sektor: Angesehene internationale Finanzinstitution
Wir suchen derzeit einen vielseitigen Office Management Assistant (mit Front Desk Aufgaben) (M/F/X) für einen unserer Top-Kunden im luxemburgischen Finanzsektor. Dies ist eine entscheidende Rolle, die das tägliche Büromanagement, die Koordination der Einrichtungen, die administrative Finanzunterstützung und den Empfang auf hohem Niveau verbindet.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Büromanagement & Facility-Koordination (Der Motorraum)
- Als Hauptansprechpartner für externe Dienstleister (Wartung, IT, Reinigung, Büroverpflegung) fungieren.
- Den reibungslosen täglichen Betrieb der Räumlichkeiten sicherstellen und einen proaktiven Ansatz zur „Facility-Management“ des Arbeitsplatzes verfolgen.
- Büromaterial verwalten, eingehende/ausgehende Post bearbeiten und eine makellose Büropräsentation aufrechterhalten.
- Interne Logistik für Executive-Lunches, Teamevents und wichtige Vorstandssitzungen koordinieren.
- Finanzielle & administrative Unterstützung
- Bei der Bearbeitung von Rechnungen der Anbieter, der Erstellung von Bestellungen und der Verfolgung von Zahlungen für das Buchhaltungsteam unterstützen.
- Sichere Archivierung, Scannen und Organisation von hochsensiblen rechtlichen und finanziellen Dokumenten sicherstellen.
- Hochwertige administrative Unterstützung für das Team bieten (Ausgaben, Buchungen von Geschäftsreisen usw.).
- Front Desk & Gästebetreuung (Das Gesicht der Firma)
- Eine erstklassige, unternehmerische Begrüßung für hochkarätige internationale Kunden und Besucher bieten.
- Die Telefonzentrale verwalten, eingehende Anrufe filtern und die Buchungen und Logistik der Besprechungsräume koordinieren.
- Die Einhaltung von Sicherheits- und Vertraulichkeitsstandards am Eingang sicherstellen.
Was wir suchen:
- Erfahrung: Vorherige Erfahrung in einer Rolle als Büroassistent, im Gastgewerbe oder an der Unternehmensrezeption (idealerweise im Finanz-, Rechts- oder Dienstleistungssektor).
- Sprachen: Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Französisch und Englisch (schriftlich und mündlich). Jede weitere Sprache (Deutsch, Luxemburgisch) ist ein großer Vorteil.
- Fähigkeiten: Starke Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook). Kenntnisse im Rechnungsmanagement oder CRM-Tools sind von Vorteil.
- Soziale Fähigkeiten: Hervorragende Multitasking-Fähigkeiten, eine proaktive „lösungsorientierte“ Denkweise, hohe emotionale Intelligenz und ein absolutes Engagement für Diskretion und Vertraulichkeit.
Interessiert? Senden Sie uns Ihren Lebenslauf ohne Verzögerung. Bitte beachten Sie, dass nur Kandidaten, die die angegebenen Kriterien erfüllen, berücksichtigt werden.
Office Management Assistant (with Front Desk duties) – M/F/X Arbeitgeber: Randstad
Randstad ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Luxemburg eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf berufliche Weiterentwicklung und einer positiven Unternehmenskultur ermöglicht Randstad seinen Angestellten, in einem prestigeträchtigen internationalen Finanzinstitut zu arbeiten, wo sie ihre Fähigkeiten in einem abwechslungsreichen und anspruchsvollen Umfeld entfalten können. Die Möglichkeit, in einem zentral gelegenen Büro zu arbeiten, kombiniert mit attraktiven Vertragsbedingungen und einem klaren Weg zu einer unbefristeten Anstellung, macht Randstad zu einem idealen Arbeitsplatz für engagierte Fachkräfte.
