Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und koordiniere die Front-Desk-Aktivitäten in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Prestigeträchtige internationale Finanzinstitution im Herzen von Luxemburg.
- Vorteile: Temporärer Vertrag mit Aussicht auf Festanstellung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten in einem renommierten Unternehmen mit internationalem Flair.
- Warum dieser Job: Sei der zentrale Ansprechpartner in einem aufregenden, abwechslungsreichen Arbeitsumfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im Büro, hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Französisch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wir stellen ein: Office Management Assistant (mit Front Desk Aufgaben) – M/F/X
Standort: Luxemburg (Stadtzentrum)
Vertrag: 3-monatige temporäre Mission (verlängerbar um 3 Monate, mit starker Aussicht auf einen unbefristeten Vertrag/CDI)
Sektor: Renommierte internationale Finanzinstitution
Sind Sie ein proaktiver, hochorganisierter Profi, der es liebt, der energetische Mittelpunkt eines Büros zu sein? Blühen Sie in einem erstklassigen Unternehmensumfeld auf, in dem kein Tag wie der andere ist? Wir suchen derzeit einen vielseitigen Office Management Assistant (mit Front Desk Aufgaben) (M/F/X) für einen unserer Top-Kunden im luxemburgischen Finanzsektor. Dies ist eine entscheidende Rolle, die das tägliche Büromanagement, die Koordination von Einrichtungen, administrative Finanzunterstützung und einen hochwertigen Empfang vereint.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Büromanagement & Facility-Koordination (Der Motorraum)
- Als Hauptansprechpartner für externe Anbieter (Wartung, IT, Reinigung, Büroverpflegung) fungieren.
- Den reibungslosen täglichen Betrieb der Räumlichkeiten sicherstellen und einen proaktiven Ansatz zur „Facility-Management“ des Arbeitsplatzes verfolgen.
- Büromaterial verwalten, eingehende/ausgehende Post bearbeiten und eine makellose Büropräsentation aufrechterhalten.
- Interne Logistik für Executive-Lunches, Teamevents und wichtige Vorstandssitzungen koordinieren.
- Finanzielle & Administrative Unterstützung
- Bei der Bearbeitung von Rechnungen der Anbieter, der Erstellung von Bestellungen und der Verfolgung von Zahlungen für das Buchhaltungsteam unterstützen.
- Sichere Archivierung, Scannen und Organisation von hochsensiblen rechtlichen und finanziellen Dokumenten sicherstellen.
- Hochwertige administrative Unterstützung für das Team bieten (Ausgaben, Buchungen von Geschäftsreisen usw.).
- Front Desk & Gästebetreuung (Das Gesicht der Firma)
- Ein erstklassiges, unternehmerisches Willkommen für hochkarätige internationale Kunden und Besucher bieten.
- Die Telefonzentrale verwalten, eingehende Anrufe filtern und die Buchungen und Logistik der Besprechungsräume koordinieren.
- Die Einhaltung von Sicherheits- und Vertraulichkeitsstandards am Eingang sicherstellen.
Was wir suchen:
- Erfahrung: Vorherige Erfahrung in einer Rolle als Büroassistent, im Gastgewerbe oder im Unternehmensempfang (idealerweise im Finanz-, Rechts- oder Dienstleistungssektor).
- Sprachen: Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Französisch und Englisch (schriftlich und mündlich). Jede weitere Sprache (Deutsch, Luxemburgisch) ist ein großer Vorteil.
- Fähigkeiten: Starke Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook). Kenntnisse im Rechnungsmanagement oder CRM-Tools sind von Vorteil.
- Soziale Fähigkeiten: Hervorragende Multitasking-Fähigkeiten, eine proaktive „lösungsorientierte“ Denkweise, hohe emotionale Intelligenz und ein absolutes Engagement für Diskretion und Vertraulichkeit.
Interessiert? Senden Sie uns umgehend Ihren Lebenslauf. Bitte beachten Sie, dass nur Kandidaten, die die angegebenen Kriterien erfüllen, berücksichtigt werden.
Office Management Assistant (with Front Desk duties) – M/F/X Arbeitgeber: Randstad
Als Arbeitgeber in der prestigeträchtigen internationalen Finanzinstitution in Luxemburg bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld zu arbeiten, das Ihre berufliche Entwicklung fördert. Unsere Unternehmenskultur legt Wert auf Teamarbeit, Vielfalt und eine proaktive Herangehensweise an Herausforderungen, während wir gleichzeitig ein hohes Maß an Unterstützung und Weiterbildung bieten. Genießen Sie die Vorteile eines zentral gelegenen Arbeitsplatzes in der Stadtmitte von Luxemburg, wo Sie nicht nur Ihre Fähigkeiten einbringen, sondern auch wertvolle Erfahrungen in einem internationalen Kontext sammeln können.
