Das Rückgrat unserer Grossprojekte! Wir suchen einen PMO Specialist (m/w/d) für unsere Infrastrukturprogramme. Sie führen das Reporting, organisieren Gremien, strukturieren MS 365/SharePoint und pflegen KI-Tools. Bereit für ein dynamisches Multiprojekt-Umfeld mit HERMES-Standard?
Fachliche Kompetenzen
Erfahrung im Programm- oder Projektmanagement (idealerweise im öffentlichen Verkehr, Infrastruktur oder einem regulierten Umfeld)
Kenntnisse gängiger PM-Methoden (z. B. Hermes, Prince2, PMI) von Vorteil
Sicherer Umgang mit MS 365 — insbesondere Teams, SharePoint, Outlook, Planner
Erfahrung mit DMS- und PLM-Systemen (Polarion, Omada) von Vorteil
Verständnis für Change- und Risikomanagement-Prozesse
Persönliche Kompetenzen
Hohe Selbstorganisation und strukturierte Arbeitsweise
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit — schriftlich wie mündlich
Moderationserfahrung (Workshops, Sitzungen, Gremien)
Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit programmrelevanten Informationen
Belastbarkeit in einem komplexen Multiprojekt-Umfeld
Sprachliche Anforderungen
Deutsch: sehr gut (schriftlich und mündlich) — zwingend
Französisch oder Englisch — erwünscht
Ausbildung
Mind. Kaufmännische oder technische Grundausbildung mit Weiterbildung im Projektmanagement — zwingend
PMO- oder PM-Zertifizierung (z. B. IPMA, Prince2, Hermes) — von Vorteil
MS 365 (Teams, SharePoint, Outlook, Excel, Planner) — zwingend
DMS-Systeme (Polarion, Omada) — erwünscht
Jira und Confluence — erwünscht
Affinität zu KI-Tools / KI-Chatbot-Pflege — erwünscht
Viva Engage — von Vorteil
Aufgaben
Bewirtschaftung der Teams-Kanäle der Programme und der Abteilung
Aufbau und Bewirtschaftung von einheitlichen SharePoint-Strukturen (Programme und Abteilung)
Bewirtschaftung von DMS-, Polarion- & Omada-Berechtigungen
Planung & Koordination
Gesamtheitlicher Support bei Programmplanungen und Aufzeigen von Abhängigkeiten
Support bei der Erstellung von programmspezifischen Jahresplanungen (Workshops, Termine)
Bewirtschaftung von Teamkalender & Postfächer
Erstellung von Ferienplanung
Führung von Task- und Pendenzenmanagement
Organisation von Workshops und Meetings
Moderation und Durchführung von Workshops und Meetings
Erstellung von Protokollvorlagen und Protokollführung
Vor- und Nachbereitung von Programm-Gremien (STASS/LA)
Vorbereitung, Konsolidierung und Versand der Statusreports aller Programme
Erstellung und Bewirtschaftung von Programm-Templates
Begleitung des Qualitätsmanagements
Begleitung Changemanagement-Prozess (CR-Erstellung, Umsetzungskontrolle)
Begleitung Risikomanagement-Prozess
Aufbau Kommunikation/Marketing der Programme
#J-18808-Ljbffr
Fachliche Kompetenzen
Erfahrung im Programm- oder Projektmanagement (idealerweise im öffentlichen Verkehr, Infrastruktur oder einem regulierten Umfeld)
Kenntnisse gängiger PM-Methoden (z. B. Hermes, Prince2, PMI) von Vorteil
Sicherer Umgang mit MS 365 — insbesondere Teams, SharePoint, Outlook, Planner
Erfahrung mit DMS- und PLM-Systemen (Polarion, Omada) von Vorteil
Verständnis für Change- und Risikomanagement-Prozesse
Persönliche Kompetenzen
Hohe Selbstorganisation und strukturierte Arbeitsweise
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit — schriftlich wie mündlich
Moderationserfahrung (Workshops, Sitzungen, Gremien)
Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit programmrelevanten Informationen
Belastbarkeit in einem komplexen Multiprojekt-Umfeld
Sprachliche Anforderungen
Deutsch: sehr gut (schriftlich und mündlich) — zwingend
Französisch oder Englisch — erwünscht
Ausbildung
Mind. Kaufmännische oder technische Grundausbildung mit Weiterbildung im Projektmanagement — zwingend
PMO- oder PM-Zertifizierung (z. B. IPMA, Prince2, Hermes) — von Vorteil
MS 365 (Teams, SharePoint, Outlook, Excel, Planner) — zwingend
DMS-Systeme (Polarion, Omada) — erwünscht
Jira und Confluence — erwünscht
Affinität zu KI-Tools / KI-Chatbot-Pflege — erwünscht
Viva Engage — von Vorteil
Aufgaben
Bewirtschaftung der Teams-Kanäle der Programme und der Abteilung
Aufbau und Bewirtschaftung von einheitlichen SharePoint-Strukturen (Programme und Abteilung)
Bewirtschaftung von DMS-, Polarion- & Omada-Berechtigungen
Planung & Koordination
Gesamtheitlicher Support bei Programmplanungen und Aufzeigen von Abhängigkeiten
Support bei der Erstellung von programmspezifischen Jahresplanungen (Workshops, Termine)
Bewirtschaftung von Teamkalender & Postfächer
Erstellung von Ferienplanung
Führung von Task- und Pendenzenmanagement
Organisation von Workshops und Meetings
Moderation und Durchführung von Workshops und Meetings
Erstellung von Protokollvorlagen und Protokollführung
Vor- und Nachbereitung von Programm-Gremien (STASS/LA)
Vorbereitung, Konsolidierung und Versand der Statusreports aller Programme
Erstellung und Bewirtschaftung von Programm-Templates
Begleitung des Qualitätsmanagements
Begleitung Changemanagement-Prozess (CR-Erstellung, Umsetzungskontrolle)
Begleitung Risikomanagement-Prozess
Aufbau Kommunikation/Marketing der Programme
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PMO Specialist - M365 Arbeitgeber: Randstad
Randstad Professional bietet Freelance Clinical Research Associates (CRAs) die Möglichkeit, in einem flexiblen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten, das sowohl Homeoffice als auch spannende Besuche vor Ort in Krankenhäusern umfasst. Unsere Unternehmenskultur fördert die Zusammenarbeit und den Austausch, während wir unseren Freelancern helfen, ihre Karriere durch gezielte Schulungen und ein starkes Netzwerk auszubauen. Mit einer transparenten Abrechnung und einem engagierten Account Manager an Ihrer Seite sind Sie bestens gerüstet, um einen bedeutenden Beitrag im Bereich der klinischen Forschung zu leisten.
